如何确保系统的数据准确性

讨论话题：如何确保系统的数据准确性——解决来自XP屋食品公司的问题new!

形式：谈话形式

参与者：2位AMT研究院研究员、1位主持人

主持人：

大家好！KM三人行 又和大家见面了。XP屋食品公司的刘女士说他们在2003年初夏上了E-SYNERGY系统 ，为工作提供了很多方便，但同时也发现了一些问题。那么今天我们就请AMT研究院研究员赵静和杨建来解决剩余的三个问题。

主持人：

如果实施知识管理，其需要单独设立部门进行管理吗？对知识管理部门的人员设定有什么要求，一般什么配置比较合理。

赵静：

实施知识管理首先要做的事情就是确定知识管理部门，知识管理必须纳入企业业务部门，并明确职责和权限。因为在现行的管理制度下，企业知识散落在各个部门，不能形成统一的整体，无法化个别优势为组织整体优势；要完成对知识资源的有效整合光靠一两个兼职人员是没法完成的，必须形成一个专业性的知识管理部门。

知识与人密不可分，知识管理是管理知识，更是管理人。为了有效实施知识管理，企业知识管理部门的人员配置需要注意以下两点：

1． 决策层的认同和支持。企业实施知识管理是整个企业在高层领导的直接参与指导下的多方协同调整，企业高层管理者必须直接承担起项目总负责人的角色，才能保证项目的成功实施。

2． 知识管理团队的建立。企业需要确定由专职人员和非专职人员（正式任命的知识管理助理）组成的知识管理团队来有效实施内部知识整合，可以考虑从企业核心层和分布于业务及管理部门的外围人员中发展有知识管理意识和技能的知识管理人员。

杨建：

实施知识管理是一件系统的工程，不同的公司要结合公司的实际，充分借鉴成功的标杆经验，制定一套适合自己的知识管理办法，有一套切实可行的知识管理制度。公司还要营造知识管理的企业文化氛围，让知识管理深入人心，成为公司价值观念的一部分，这样实施知识管理的阻力会小很多。关于单独设立部门进行管理，要看公司的规模，公司知识管理的力度与深度，可能需要专门的人员进行知识管理。

知识管理人员的要求可以参考以下几点：

首先熟悉公司的业务流程，熟悉公司的管理。其次了解知识管理的理论与实践，可以进行有效的知识管理。

主持人：

为了使系统的数据更准确， 其对公司的流程不断的进行调整，即对以前没有的流程进行编写，对已有的流程进行修改，但结果看来不是很好。首先他们订立流程时的合理性把握的不是很准确，第二员工对新流程的理解不是很到位，导致即便是流程有了该出现的问题一样会出现。

赵静：

流程建立本身是一个不断完善，不断优化的过程，所以XP屋食品公司为满足系统数据准确性方面的要求而适时调整流程是可取的，之所以没有达到理想的结果，可能在以下几个环节出了问题：

1． 好的流程设计一般经历定义、评估、设计和实施、控制四个阶段。XP屋食品公司在流程变更过程中对新流程没有进行有效的评估，在问题出现时没能及时对定义阶段的设置进行调整。

2． 流程设计要分阶段进行，先建立相对简单、目前有条件实施的流程，待初步巩固流程执行的成果后，再根据流程执行情况及时调整。

3． 在流程设计中要关注流程执行者，而不是关注流程管理者和流程编写人员。如果将两者颠倒，设计出的流程往往难以落地，在流程执行过程中容易引发问题。

4． 在流程推广阶段要将流程中例行性的工作模板化、表格化，并安排流程推广培训来更好地确保流程结果的实现。

杨建：

流程的调整优化固然可以提高系统的数据准确性，但是提高系统的数据准确性可以有多种方法，可以尝试结合多种其他的方法，来共同提高系统的数据准确性。把流程的调整优化定位于使系统的数据更准确，可能会使流程的调整优化偏离目标，流程的调整优化是为企业战略服务，为企业业务高效率运作保驾护航，一定要充分理解企业的战略目标，熟悉企业的运作模式，在此基础上采用合适的流程调整优化方法，才能达到相应的效果，规避一些问题。企业可以自己进行流程调整优化，也可以请外部的力量协助企业进行流程调整优化，如AMT一直关注并提供这方面的专业服务。

主持人：

员工的绩效考核制度不建全，所以导致公司的一些要求无法准确的执行，各部门对自己提供的数据和信息的准确性无法使用绩效来控制，他们应该采取什么方法来控制？

赵静：

绩效考核对企业来说是至关重要的，应用得当，会促进企业目标的达成。然而绩效考核并不是万能的，企业在没有明确的战略目标或目标责任体系不健全的情况下实施绩效考核管理，将导致目标分解的无效和责任人职责划分不清，使企业原本和谐、稳定的氛围受到破坏，制约企业的发展。

为了保证员工工作的高效性和准确性，XP屋食品公司可以从绩效考核的本质入手，综合运用以下两种策略：

1． 对员工进行培训，在培训中安排考核，帮助员工“技术进阶”，切实解决他们工作中的问题。

2． 通过目标责任体系和组织结构体系将企业战略目标分解到各个事业单元，与对应的责任人挂钩。

杨建：

面对这些问题，首先可以考虑健全员工的绩效考核制度，在绩效考核制度中考虑数据采集任务的方面的KPI指标，让数据采集工作有据可考，提高员工的工作责任心。其次有了健全的绩效考核制度，还必须结合良好的执行力，让制度贯彻下去，真真切切的执行起来。企业要提高管理的水平，采用多种管理方法。最后企业也可以考虑借助其他的方法保证提供的数据和信息的准确性，可以考虑数据审核的流程等等。

主持人：

非常感谢您的积极参与，至此我们即将结束对与本问题列表的专家点评。如果您对我们的问题列表感兴趣，不妨也加入进来。资源动力，源源传递。下期见！