订单生产型企业的预测与报价系统的实施(三)(钱蓝)

（二）报价

报价是销售业务流程中至关重要的一个环节,报价的成败往往决定着是否能获得客户的订单和公司的利润。

图四是A公司报价的业务流程,这个过程在上IFS系统前主要在系统外进行的。

图四：报价业务流程

由于标签制造企业产品的专属特性（即一个产品只属于一个客户，产品没有通用性），报价往往没有可参考的较准确的市场价格，因此就要求公司在报价时对产品的成本有较准确的了解。

然而，IFS标准模块所能提供的报价只是一个简单的报价单管理功能，对于价格的计算和分析在IFS中没有可用的模块。

在前面我们已经提到过一些由于行业的特点而引发的问题，其中一些问题依靠IFS标准的模块也同样难以解决。例如报价和BOM的建立的问题，在通常的ERP软件（包括IFS中）都遵循如下的流程（如图五）：

图五 一般ERP系统中的报价流程

然而实际操作中很少有使用标准的报价系统计算价格的，原因主要有两个：

1. 手工在系统中建立产品结构和工艺路线的复杂性

通常情况下，客户对报价的速度是有一定要求的。在系统中手工建立产品结构和工艺路线是一个很费时费力的过程。销售人员往往无法等待这么长时间获得报价。

2. 报价的成功率

报价不是都能转换成实际订单的，实际上成功率往往不足50%，更不用说一个单子使用多个BOM（例如客户希望针对使用多个不同的材料分别报出标签的价格）。那么当时为了报价而大费周章的做那么多工作，结果却是在系统中产生很多不再使用的数据。

由于这些原因，大多公司的报价系统都是定制或另外开发的。

A公司的最终解决方案也是采用了二次开发报价模块的方式来处理这个问题。其中有些新颖的做法值得借鉴。首先我们看一下系统实施流程图（图六）：

图六：实施后的报价系统流程

图中左边Q&E (Quote and Estimated)模块的内容，右边是IFS原本的内容。Q&E的流程是由销售人员输入报价的要求，例如标签的大小、颜色、排位、包装方式材料要求等信息（界面参考下图七）,系统根据这些信息在IFS的材料和工作中心信息中查找，并向销售部门建议所用的材料、机器等，在销售人员确认后，系统将按照预设的计算规则计算出一个中间性的产品结构（Interim Order Structure）和工艺路线(Interim Order Routing)（界面参考下图八）,同时在IFS系统中抓取材料成本、工作中心机器成本、直接人工单位成本、间接人力成本等信息加上在Q&E中设置的利润率就计算出了产品的价格。当报价得到确认并转换成实际订单的时候，销售人员可以从Q&E中直接将当时产生的中间性产品结构和工艺路线转换成IFS的产品结构和工艺路线并由Q&E系统自动写入到IFS中。

图七 Q&E模块用户界面示例

图八 Interim Order模块用户界面示例

这个过程说来简单，但其实相当复杂，开发的难度也很高，A公司为此投入了大量的人力、物力和财力。例如作为Q&E关键系统的“计算规则”就十分难以制定，A公司为此集中了技术和销售部门的骨干在做了大量研究的基础上制定了初步的“计算规则”，再经过大量的测试以验证其准确性，在此过程中不断对规则进行修正最终才得到了一个较满意的版本。

这种操作方式带来的好处是：

1． 简化了系统报价的流程，销售人员不需要经过技术部门就可以直接借助系统给客户报价，报价的速度很快。

2． 在接到实际客户订单前，不需要在IFS中建立对应的PART及相关的产品结构和工艺路线。保证了系统内数据的有效性。

3． 节省了手工创建产品结构和工艺路线的时间，提高了工作效率。

4． 由于预设的计算规则经过了反复的验证，其可靠性较高，而其他基础数据又来自IFS系统，其准确性也较有保障。这样计算出来的价格相对比较准确。

5． 由于在Q&E中始终保留着报价时输入的信息及产生的中间产品结构和工艺路线等信息，即使之后IFS中的产品结构和工艺路线发生了更改，也仍然可以追溯到最初的设置。这为报价的预期利润和实际生产的利润等分析工作提供了很有价值的信息。

我们不难发现，通过Q&E模块的使用，公司已经很好的解决了关于产品报价和建立产品结构和工艺路线方面的问题。这可以说是A公司ERP项目实施的一个亮点。

相关链接：

订单生产型企业的预测与报价系统的实施(一)(钱蓝)

订单生产型企业的预测与报价系统的实施(二)(钱蓝)