人力资源信息化的体会－－访建工集团人事处副处长21世纪是知识经济时代，全球经济一体化、信息网络化的发展，使中国的建筑企业面对这样一个机遇和挑战并存时代，入世和中国建筑业重组以后，使建工集团将面临着更加激烈的市场竞争... 广告 人力资源信息化的体会－－访建工集团人事处副处长Z先生 AMT：请问为什么要实施HR信息化? 21世纪是知识经济时代，全球经济一体化、信息网络化的发展，使中国的建筑企业面对这样一个机遇和挑战并存时代，入世和中国建筑业重组以后，使建工集团将面临着更加激烈的市场竞争，而市场竞争中的关键就是人才的竞争。人才已成为建筑企业提高核心竞争力的关键要素。企业为了留住和吸引优秀人才，就必须采用现代化的人力资源HR（Human Resource）管理方法。以“人力资源管理”理念为理论基础而开发的HRMS（Human Resource Management System：人力资源管理系统）已成为企业信息化建设的重点。据IDC统计，在全球的企业管理信息系统中，人力资源管理系统的投资占10-15%，是其中最重要的一部分之一。特别随着Internet/Intranet技术的发展，使得e-HR得到快速发展，网络化的人力资源管理系统已成为HRMS发展的方向。 企业人力资源竞争力表现在两个方面：人才与机制。良好的机制是人才聚集、开发、价值实现的基础，而机制在信息平台中的固化将围绕基本信息、流程、管理工具、转炉等四个层次展开。 AMT：能不能谈一下建工集团HR管理的现状? 目前建工集团经过这几年重组和公司化改造以后，虽然原来的人事部门都改为了人力资源部，但是人力资源管理工作做的还是以前的人事管理工作，重复着繁琐人工工作，消耗大量人力、财力、物力，且工作效率不高，已经影响到了企业的进一步发展，主要有在以下问题： 1、人力资本战略与企业发展战略不匹配，人力资源配置没有得到合理的优化； 2、人力资源信息得没有得到有效的利用和共享，人力资源管理的业务不规范、流程不畅； 3、缺乏统一的人力资源信息化网络平台，信息透明度差，缺乏有效的人力资源信息支撑； 4、不能动态直观地反映人力资源的状况，为人力资源管理提供高效的决策支持 5、缺乏统一的人力资源规划，人力资源管理成本较高。 整个建工集团在人力资源的管理上缺乏统一有效的人力资源解决方案，目前还面临着的人才流失、管理水平低下等诸多问题。如何强化电信内部的人力资源管理，增强企业凝聚力对于整个中国建工集团公司来说是迫在眉睫。这是外因，从内因来讲，建工集团经过这些年市场经济的发展，在营销和研发上有了一些经验积累，但是在人力资源管理上还是单项的人力资源管理，它只是负责企业的人事政策制定，根据上级要求进行人员招聘、绩效评估、员工发展、薪资福利，并参与企业战略规划的实施。但在企业战略目标的形成过程中，往往把对人力资源问题的考虑排除在外，人力资源部门的工作也往往处于一种被动状态。
现在建工集团的HR管理还处于一个正在成长的阶段，虽然已经有了一大群的专业人员，但大多数理论也好教案也罢基本源于西方，可以说还没有能形成一套真正与国内企业管理现状相结合的人力资源管理理论体系。 随着公司对于人力资源的重视程度的快速提高，资金投入比例逐渐加大，但是对HR管理却缺少切实可行的操作办法。为了让企业在人力资源管理与开发水平上实现跨越式提升，人力资源服务领域成为了一个非常有潜力的市场。而信息技术在人力资源管理中的应用，将有助于企业整合与优化人力资源管理的业务流程，提高工作效率，改善服务质量，并提供基于信息的决策支持。也就是说，建工集团人力资源的管理必然会往信息化方向发展。 在迈向知识经济的新时代，任何企业单是依靠某一项或某几项职能战略，最多只能获取暂时的优势。唯有培育核心能力才是使企业立于不败之地的根本战略。 人力资源管理系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、岗位描述、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源。友好的用户界面，强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员得以摆脱繁重的日常工作，集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。 e-HR是完全基于Internet/Intranet的人力资源管理系统。与传统的人力资源管理系统相比，e-HR强调员工的自助信息服务，即企业员工可以通过一定的程序自己更新变化的个人信息，也可以在网上自助申请培训、假期、报销等日常事务。这样不仅减轻了人力资源管理人员用于数据采集、确认和更新的工作量，也保证了数据的质量和数据更新的速度。而且由于Internet不受时间和地理位置的限制，企业的任何员工可以在任何时间和任何地点联入网络进行操作。同时，公司的各种政策、制度、通知和培训资料也可通过这种渠道来发布，有效地改善了公司内部沟通途径，扩展了沟通的渠道。这对传统的人力资源管理系统是不可想象的。
人力资源管理系统从科学的人力资源管理角度出发，从企业的人力资源规划开始，记录招聘、岗位描述、培训、技能、绩效评估、个人信息、薪资和福利、各种假期、到离职等与员工个人相关的信息，并以易访问和可检取的方式储存到集中的数据库中，将企业内员工的信息统一地管理起来。完整的记载员工从面试开始到离职整个周期的薪资、福利、岗位变迁、绩效等历史信息。 该模块可管理较全面的人力资源和薪资数据，具有灵活的报表生成功能和分析功能，使得人力资源管理人员可以从繁琐的日常工作中解脱出来，同时综合性的报表也可供企业决策人员参考，如生成按岗位的平均历史薪资图表，员工配备情况的分析图表，个人绩效与学历、技能、工作经验、接受过的培训等关系的分析等。 AMT： 请问建工集团HR信息化建设的目标是什么? 要想使HR工作更有效，不仅要解放思想，更要解放生产力，即通过压缩处理例行事务的时间，使HR管理者能考虑更多战略层次的问题。信息技术在人力资源管理中的应用，将有力地帮助HR管理者在这多变的环境中应付自如，顺利完成角色的转变。HRMS
( Human Resource Management System
,人力资源管理系统)就是对信息技术与人力资源管理技术结合的最佳定义。基于以上分析，建工集团进行人力资源管理信息化建设的目标主要表现为以下三个层次: 影响HR部门工作效率的因素主要包括:员工的考勤休假处理;每月的工资计算与处理；员工信息管理等业务内容。这些事务往往要持续占据HR管理人员的大量时间。手工操作不仅效率低下,而且容易出错。因此,对HR部门而言,人力资源管理系统首先要解决的是如何提高他们的工作效率,使管理人员从日常事务中解脱出来,考虑更具战略意义的问题。这使得HRMS系统中的员工信息管理模块、薪资福利管理模块、考勤休假模块等成为HR部门信息化的首选。 第二层次: 规范HR部门的业务流程 当HR管理者从繁杂的行政事务中抽身出来之后,他们往往希望规范人力资源运作体系的业务流程。招聘流程、业绩评估流程、培训流程、员工职业计划、离职流程等的设计都将进入HR管理者们的考虑范围。如果HRMS软件不仅能将HR部门的工作职能完全覆盖并划分清楚,而且能将经过优化的业务流程在软件中体现,无疑将获得HR管理者的青睐。 第三层次: 为企业与员工提供增值服务 从发展趋势上看,建工集团的人力资源运作重点将从行政事务管理向企业战略伙伴方向发展。过去HR部门将大量的时间和精力用在重复的行政性事务上,习惯坐等业务部门提出服务需求,而在增值服务上花的心思不够。 事实上,对HR部门而言，企业管理者与员工就是他们的客户,而如何为这些客户提供增值服务、能否提供增值服务是事关HR部门未来的发展战略问题。比如,如何根据企业战略进行人力资源规划;如何通过合理的招聘技术与测评技术为企业选择合适的人才；如何通过工作分析技术以及相应的绩效考核评估体系来提升组织与个人绩效;企业领导如何能方便地了解企业人力资源的各种状况:业务经理如何参与自己部门的人力资源管理；员工如何从规范的人力资源管理中受益等等问题,都是需要HR部门花心思去考虑的。 因此，在这个层面上,HRMS软件如果能提供人力资源规划、总经理自助服务、直线经理自助服务、员工自助服务等功能,并能集成招聘技术、人才测评技术、职务分析技术以及绩效考核与评估体系等HR管理技术特征比较明显的功能,势必将帮助HR管理者更好地为企业与员工提供增值服务。 AMT： HR管理如何实施信息化 HR信息化的主要特点在于：从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据（如薪资福利、招聘、个人职业生涯的设计、培训、职位管理、绩效管理、个人信息和历史资料）统一管理起来，形成了集成的信息源；具有友好的用户界面；具有强有力的报表生成工具、分析工具；信息得到充分共享。 人力资源管理信息系统将是在公司内部涉及面非常广的系统，几乎会涉及企业内所有员工。在系统功能方面，需要收集汇总各部门的需求；对于系统中的数据，也需要所有部门和员工的认真参与和配合才能保证其及时性和准确性。 要做到这一点，除了要组织精干的项目实施小组，对所有员工的充分培训就非常重要。在系统上线之前，必须对企业各级人员进行充分培训，使其掌握必要的系统操作步骤和技巧，能够熟练使用相关功能。对高层领导的培训尤其重要，如果领导熟练掌握系统的使用，并把系统作为日常工作的工具之一，必将带动企业各级人员充分使用系统。 另外，为保证系统实施成功，还有一些配套工作要做，包括改进企业的相关制度和信息结构、建立科学的人力资源管理流程等。实施人力资源管理信息系统，不应只是将现有业务过程通过计算机进行处理，希望仅仅依赖技术提高管理水平。而应以实施信息系统为契机，在系统实施过程中，改进企业相关的一些不合理和不科学的制度；并且完善相关的管理流程，在系统上线时，提交的不仅仅是一套可使用的系统，还应有一套完整的配合系统使用的管理流程，例如为保证系统中数据的准确性，要设计并执行相应的信息控制和审计流程。 AMT：您对公司HR管理的展望是什么? 全球化改变了各个领域的管理哲学和管理实践，其中人力资源管理首当其冲。人力资源管理是现代管理理论的新趋势，对于新时期人力资源管理发展趋势和特点有以下观点： 第一，具有弹性和适应性成为生存的基本条件。大多数公司运用参与系统从事雇佣，发展适合的管理形态，领导风格和雇佣态度；建立功能团队，超越传统的“任务强制力”、“目标团队”或“质量循环”，认识到初始阶段团队在公司的位置；运用自我评价，参考优秀的企业管理模式。例如欧洲基金会的质量管理模式，克服合作惰性和自我满足，建立充分的内部交流和综合反馈机制；扩大技能，超越狭隘的功能界限，发展管理能力和技术。 第二，组织的限制变得越来越少，雇佣方式成为公司竞争优势的一个来源。传统的人际关系消失，它使组织成员为一项任务而结合起来变的更复杂；组织的官僚结构变得扁平，中层管理者减少，工作群体和团队变得越来越重要；高质量雇员数量增加，社会越来越需要组织的社会责任和伦理行为。 第三，全球化具有的竞争优势便是知识（人力资源）。知识管理者看作一种战略能力，只要被运用于实践，鼓励发展、收集知识，就可使公司设计一个其他竞争者无法模仿的操作程序。组织学习蓝图的构造在个人竞争中产生力量是人力资源管理的任务，因此组织学习可被理解为集体的现象，把个人学习作为基本出发点。通过收集经验和通过实验方式学习，产生独特竞争力，通过增加、联合、更新知识产生新的知识并运用于实践，用开放的态度吸取经验，抓住面对失败和错误并从中吸取教训的机会。 第四，人力资源管理应集中于激励，提高积极性和创造性，集中于增加人们的活力，充分发挥每个人的才能，做到“人尽其才”，从而加强企业竞争力，树立良好的企业形象。
企业在实施HRMS之前，首先要对自身作一个客观而充分的评估，然后确定将要实施的HRMS的范围与边界，从自身实际情况出发，尽可能做到量体裁衣。在了解自己的需求之后，就要选择一家合适的解决方案供应商。HRMS解决方案的实施过程绝不是简单的产品买卖过程，应该视其为一个完整的项目。项目的实施过程将分为三个阶段： 1、实施前与供应商配合进行需求分析与流程设计阶段：这个阶段往往会占据整个项目实施周期一半以上的时间，对HR管理者来讲，是一个难得的整理与完善HR管理运作体系的过程，有利于将以往离散的工作规范化、系统化。对供应商来讲，事先将客户的需求理顺，对整个项目的顺利实施也起着决定性作用。因此，用户与供应商都应认真对待这一阶段的工作，而不应急于马上就要看到系统运行的效果。 2、系统实施与客户化改造阶段：需求分析与设计阶段完成后，供应商将会根据用户的特殊需求对系统进行定制化改造，这期间，用户应与供应商之间保持频繁的沟通，避免用户需求在定制化过程中走样。供应商在完成所有功能的开发后，提交给用户的，还只是一个系统框架，并不能马上运行，用户还需要在供应商的帮助下进行系统初始化与数据转换工作，使企业基础数据与员工基础数据在尽可能短的时间内迁移到系统中来。此外，企业在系统正式运行前应接受供应商关于使用系统的相关技能培训。 3、系统应用培训阶段：实施过程中，企业应根据自己业务的具体特点，向软件供应商提出改进及增设相应模块的要求，软件供应商应积极进行跟进作二次开发的工作，确保能满足企业不断变化的管理要求。 AMT：你们是如何如何选择HRMS系统的? 企业在选择HRMS时，技术服务、产品价格、产品知名度等容易根据经验判断得出结论；而对于产品的性能特色、二次开发功能等，若没有适当的标准作指导，就不太好把握。好的HRMS应该是一套高效率、多功能及易学易用的解决方案，用户在选择系统时可从以下一些特征评判其功能： 1、完整性与集成性 ·全面涵盖人力资源管理的所有业务功能，且每个业务功能都是基于完整而标准的业务流程与大量配套表格来设计，是用户日常工作的信息化管理平台 ·对员工数据的输入工作只需进行一次，其他模块即可共享，减少大量的重复录入工作 ·既可作为一个完整的系统使用，也可将模块拆分单独使用，在必要时还能扩展集成 2、易用性 ·采用导航器界面，友好简洁，直观体现HR管理者的主要工作内容，且能引导用户按照优化的HR管理流程进行操作 ·基本没有弹出式对话框，一个界面就能显示所有相关信息，并操作所有功能，信息集成度高 3、网络功能与自助服务 ·支持集团型企业用户，提供异地、多级、分层的数据管理功能 ·日常管理不受物理位置限制，可在任何联网计算机上经身份验证后进行操作 ·为非HR部门人员提供基于Web的企业内部网络应用 ·员工在允许权限内可在线查看企业及个人信息，注册内部培训课程、提交请假／休假申请，更改个人数据，与HR部门进行电子方式的沟通 ·允许直线经理在授权范围内在线查看下属员工的人事信息，审批员工的培训、请假、休假等申请，在线对员工进行绩效评估 ·总经理可在线查看公司人力资源配置及成本变动情况、薪资平衡表、组织绩效／员工绩效等各种与人力资源相关的重要信息 4、开放性 ·提供功能强大的数据接口，轻松实现各种数据的导入导出及与外部系统的无缝连接 ·可方便引入各类Office文档，并存储到数据库中，规范、安全 ·同时支持所有主流关系型数据库管理系统及各种类型的文档处理系统 5、灵活性 ·可根据用户需求进行客户化功能改造及更改界面数据项的显示 ·强大的查询功能，可灵活设置任意条件进行组合查询 ·支持中英文(或其他语种)实时动态切换 6、智能化 ·系统的自动邮件功能可直接批量通过E-mail发送信息给相关人员，极大地降低管理人员的行政事务工作强度 ·系统设置了提醒功能，以便用户定时操作，使得HR管理者变被动为主动，有效提高员工对HR部门工作的满意度 7、强大的报表/图形输出功能 ·提供强大的报表制作与管理工具，用户可直接设计各种所需报表 ·报表可输出到打印机、Excel电子表格及ASCLL文本文件(如提交给银行的文件) ·提供完善的图形统计分析功能，输出的统计图形可直接导入MS Office文档中，快速形成HR工作报告 8、系统安全 ·关键数据进行加密存储，即使系统管理员也无法直接读取数据 ·建立日志文件，跟踪记录用户对系统每一次操作的详细情况 AMT：您觉得HRMS的实施成功要素有哪些? 成功实施人力资源管理系统要注意的问题有以下几点： 1． 要知道你的预算有多少。 2． 在数据库方面，要做通盘的考虑，要先看产品，而不是看自己的硬件环境。要根据企业的规模来选择相应规模的数据库。 4． 要做好需求分析，定位你所需要产品的类型，有目标地选择，看演示要多提问。 5． 要看这家公司的售后服务如何?是否有一条龙的服务?如果是外商，在中国有办事处吗?办事处有多少?是否有足够的客户服务人员加入项目组? 6． 要注意这家公司所提供的“网络版”的含义是什么，是互联网还是局域网? 7． 整个实施过程要分阶段做。 8． 要看这家公司是否准备与内容提供服务商建立伙伴关系，为你提供增值服务。 如果您希望与本文章的作者或其所在机构，进一步交流，请联系：畅享网 姜小姐 jill.jiang@amt.com.cn | 021-51096826-112 | 在线联系 |
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