小松机械：标准模板牵手特殊需求

小松产业机械（以下简称“小松机械”）是日本株式会社小松制作所的全资子公司，主要是进行板金机械、锻压机械的开发、生产、销售和服务。作为国际机械制造业的龙头企业，小松机械在许多国家设有分支机构，建立了遍及世界的营销网络，进行整机的销售、服务及零配件供应。经过80多年的成功经营管理，小松机械积累了大量独特的报表和单据，形成了独特的企业管理系统和业务流程，支撑着小松机械近年来业务节节攀升。

但是随着业务急剧增长，企业原本极有特色的手工操作已难以适应业务的快速增长，部门之间数据的流转依靠EXCEL报表进行传递，效率极低；业务数据分散，耗费大量的时间，而且各个部门不一致的数据操作也使数据的精度难以控制。因此，企业迫切需要一套既能实现信息化建设，又能保持其企业特色的ERP系统。

作为典型的进口内销型企业，小松机械有着明显的特点：

关税交纳 产品从国外进口后一般保存在保税仓库，此时不需要交纳关税。产品从保税区仓库调拨到普通仓库时，需要交纳关税，而且关税需要买、卖双方按适当的比例分摊。

运费分摊 产品从仓库运往客户处的交通费，需要买、卖双方按适当的比例分摊。

佣金提取 代理商要按照协定获得业务佣金。

由于关税、运费等的分摊，以及代理商的佣金提取使单据、报表需求较普通企业更加复杂，且随企业不同而有很大差异。因此，小松机械除考虑系统通用的功能模块外，还提出了许多特殊需求，来满足企业独特的管理方式和流程设置。

因为小松机械之前用过博科资讯的财务软件，所以在ERP选型时第一个想到的就是博科资讯，特别是MyERP自主配置的功能，对于小松机械这类行业个性化很强的外资企业来说尤为重要。因此，小松机械最终选择了博科资讯的MyERP来打造一套具有“小松”特色的现代化信息化系统。

博科资讯对小松机械的信息化解决方案基本上分两步：首先通过ERP自主平台的标准模块整合小松机械业务系统和财务系统，完成手工处理向信息化自动处理的过渡；然后根据企业的特殊需求在MyERP扩展层上配置特殊的业务流程，满足企业的个性化要求。

通过MyERP标准模块的建立，满足企业财务，工资、采购，销售、库存等业务流程的信息化需求，把企业原本分散的部门、流程管理系统有机的联系在一起，实现了企业从销售到财务的全程自动化管理，功能包括总帐管理、工资管理、采购管理、销售管理、仓储管理。

而小松机械的特殊业务流程则成了ERP实施的重头戏，其主要部分可用如下图表示：

图1 小松机械特殊业务流程

 注：蓝色箭头表示分公司仓库之间按照货物入库的数量分摊关税和运费

红色箭头表示分公司仓库及客户之间按照货物入库的数量分摊关税和运费

费用分摊 在采购过程中,企业需要将采购过程中发生的关税、运费分摊计入产品成本，在单据表头，系统设置每笔业务具体发生的从保税区仓库到非保税区仓库的总关税额，以及从A仓库到B仓库的调拨，移仓过程中发生的运费。结合单据表体中具体的产品的数量及金额进行分摊。

产品订单成本表 鉴于业务特殊性的需要，公司需要在同一张单据里分类显示预计的成本（收益）和实际发生的成本（收益），并结合费用、收入、毛利等字段，做具体的差异分析。系统通过在同一张单据里设置两个不同的取数模板，一部分调用预期成本各项因素，另一部分调用实际发生的各项成本因素，通过左右对称显示，使对比结果一目了然。

佣金提取 对于后期的产品维护，小松机械日方总部不直接驻人在国内，只通过国内分公司提供技术支持，因此国内公司要从利润中提取业务佣金。但佣金的提取又因国内分公司业务、日本总部业务不同的技术支持而略有差异。

MyERP根据实际发生的业务设置了两种不同的业务流程，当业务发生时，首先确认该业务合同是国内公司还是日本总部。国内业务按照正常的产品销售出库，开销售发票，确认应收款，对于服务产生的收入，将具体的服务项目细分后设置编码分别区分，按照实际的服务发生收取费用。如果是日本总部业务, 则主要收取项目佣金。客户与日本总部签好合同后，日本总部会根据合同标的，发计算书至国内公司，确定支付给国内公司的佣金，国内确认后回传请款书至日本总部作为结算依据。

特殊格式的报表、单据需求 多年的管理经验的积累使得小松机械内部产生了大量的个性化报表、单据，它们是小松机械管理思想的载体，也是小松机械在中国业务蓬勃发展的基石。MyERP通过系统的独特的配置功能为小松机械设置了独特的报表和单据，满足了企业需求。例如系统对部品订单的处理是这样的：如果某一张单据不仅需要在同一张订单里面确定该产品的常规信息，还要确定国内公司获得的佣金额，并预设付款日期，等该单据收到付款后，再将收款日回冲到本单据。系统会根据单据的自我配置功能，在同一张单据里设置特殊的格式和内容，不仅包含了普通单据的常规内容，也满足了对于付款日、付款预定日、佣金、税率等内容的特殊需求。

帐龄分析 作为贸易型企业，小松机械的客户群非常复杂，需要对不同的客户采取不同的帐龄分析，而传统的ERP只能设定不同的帐龄分析期，却不能根据不同客户针对性的设置其帐龄分析期，MyERP通过自主化的配置，依照不同客户的资信水平针对性地设置帐龄分析期。如：A客户的帐龄设为60天，B客户的帐龄设为90天，则在相同的当前日期与付款日期之差的情况下，A客户，B客户列入不同的帐龄分析期。

MyERP的可扩展性配置功能使项目实施能够按照企业的特殊流程进行设计，满足了企业报表、佣金、帐龄分析、业务流程等特殊需求，真正做到了为小松机械 “量体裁衣”。而标准模块的实施则彻底改变了小松机械手工操作费时、费力、错误率高的弊端，使企业分散的业务流程变得统一有序；不同部门、表单的相互计算大大简化了基础业务的操作程序；系统强大的分析功能，提高了业务效率；远程控制的库存管理实现了异地库存信息的及时沟通和共享，为小松机械全国业务的统筹协调提供了实时的数据支持。标准模块和特殊需求之间的完美结合让小松机械驶上信息化建设的快车道。