庖丁解牛:企业如何识别关键知识流程(AMT咨询顾问 姚磊)

2004-11-30 15:43:09【作者】 AMTeam.org 【进入论坛】
uni.yao@AMTeam.org进入姚磊专栏

姚磊

姚磊先生,AMT高级顾问,同济大学管理学硕士,对知识管理、项目管理、IT规划和系统分析等领域有很深的理论研究及丰富的咨询实践经验。提供咨询建议,服务过的企业项目包括:上海电信研究院知识管理项目、某保健品公司直销渠道创新项目、佛山华国知识管理项目、昆明钢铁甲方咨询项目、三角轮胎甲方咨询项目、江苏省电力科学研究院知识管理项目,作为研发顾问,对投资项目管理、商业智能进行了深入研究,还参与了东龙集团、华立集团等项目的售前支持。 
声明:
1.畅享网专栏专家文章仅代表作者个人观点,并不代表畅享网赞同其观点和对其真实性负责,本网不承担此类稿件侵权行为的连带责任。
2.在本网的文章页面上进行跟帖或发表言论者,均为网友言论,不代表畅享网观点。
广告

知识管理对企业来说是一种过程,包括知识的获取、分享、应用和创新。但如何获取知识?如何分享知识?知识如何利用和创新?这就需要将知识管理与企业的业务流程紧密结合起来。

现今,国内外知识管理领域专家与研究机构普遍认同知识应与业务相结合的观点,但在知识管理实施过程中,依据“总体规划、分步实施、由主及次”的建设原则,应首先明确优先梳理的流程,再运用知识管理工具对这些流程进行梳理。

在知识与流程结合的实施工作中必须弄清楚下面三个问题:

为什么需要关注关键知识流程?
如何找到关键知识流程?
如何将知识与关键知识流程相结合?

为什么需要关注关键知识流程?

对企业来说,知识无处不在,无论是较规范的财务管理工作,还是创新性较强的产品研发工作都蕴藏着许多知识,知识是对数据、信息、经验的整理分析,只要有人的地方就有知识,人们无时无刻不在运用知识。所以知识与流程的结合应涉及企业的方方面面,贯穿于所有的日常事务中,这样才能提升企业的综合实力。

但从另一个角度来说,知识管理是一种管理行为,企业不能抱着一蹴而就的思想,在开展知识管理工作时应考虑到投资与收益之间的问题。知识管理同知识一样,牵涉到企业管理的各个方面,它对于企业来说并不仅仅一个管理工具,将知识文档统一管理,利于搜索和获取。对企业来说,知识管理是依托于企业发展战略,通过企业流程、组织、文化和技术的改善来实现的,而其中员工思想的转变是重点也是难点。如何鼓励资深员工与新员工分享知识,如何促使员工在工作之余将经验、心得总结成文,如何说服销售人员将客户资料、商业机会与其他部门共享?这些都是知识管理推进过程中必将面临的问题。

如所有工作一样,“总体规划、分步实施、由主及次”也是知识管理的指导原则,知识管理的实施要从见效处着眼,从容易处入手。

“见效处着眼”说明的是工作必须有效,不能脱离企业发展的战略和知识管理总体规划,将为企业创造价值作为目标。

“容易处入手”指的是在有效的前提下,首先考虑容易达成效果的流程,让员工在最短的时间内感受到知识管理的效果。只有这样才能增强大家对知识管理工作的信心,利于进一步推动后续工作。

如何找到关键知识流程?

我们已经认识到知识与流程的结合需要从关键知识流程为切入点,如何找到这个切入点是知识管理的重要工作之一。

一个初具规模企业的流程体系是庞大而复杂的,并且流程之间还存在许多相互影响和制约的因素。如何从诸多流程中找到关键知识流程需要一套行之有效的方法。

我们可以从见效处着眼,从容易处入手分两步查找关键知识流程:

NO.1确定关键流程

关键流程对于企业来说就是核心的,能产生价值的流程。从见效处着眼就需要首先关注企业的关键流程,把关键流程作为查找关键知识流程的基础。

流程的重要性主要体现在三个方面:流程的增值、流程的独特性和流程类型。一个流程重要性的判断可以依据三方面组成的框架结构来判断。

 
图1 流程重要性三维描述
 
我们可以采取三步走的方式来确定流程的重要程度。
 
第一步 流程的增值性与独特性判断
 
企业流程是否增值是判断流程重要性的关键要素。企业的使命就是创造价值,流程管理的使命是为了更快的创造价值,知识管理的使命是为了更好的创造价值。可见价值是企业存在的根本和追求的目标,只有认清楚哪些流程是增值流程才能确定关键流程。
与流程增值性相同,流程的独特性也是确定其重要程度的要素。一个有别于行业竞争对手,且运作良好的流程定将为企业创造价值,越能发挥其独特性则越能为企业创造价值。
 


图2 流程的增值性/独特性对照图
 
可见,对于一个良性的流程而言,增值性和独特性是相关的。所以在确定关键流程时则需要找到增值大且具独特性的流程。
 
第二步 流程的独特性与类型判断
 
对流程的划分可依据增值性和独特性之外,还可以按流程类型划分为:战略性、战术性和运营性三类。
根据许多的案例分析和以往经验得出,“战略性/独特”和“战术性/独特”流程相对企业来说是比较重要的,而“运营性/独特”、“战略性/一般”和“战术性/一般”流程的重要程度为中,“运营性/一般”流程的重要程度则相对较低。
 


图3流程的独特性/类型对照图
 
从这个方面也可以对企业中各流程的重要程度作一个评判。
 
第三步 关键流程确定
 
上面提到的两个方法都可以单独用来判断流程的重要程度,但同时也看到每种方法的两个维度都存在一定的关联性,如果单以一种方法来判断,难免会有一定的片面性。所以第三步应该结合上述两种方法,将这些判断出来相对重要的流程置于“流程重要性三维描述”的框架中综合考虑,最终找出相对重要的流程,作为确定关键知识流程的基础。

NO.2 确定关键知识流程

通过前面提到的方法,我们找到了企业的关键流程。但并非所有的关键流程都是关键知识流程,关键知识流程有着其独特的知识属性。
 


图4 关键知识流程与常规流程的区别
 
如图4所示,关键知识流程有着诸多属性:
 
  • 缺少背景知识:关键知识流程通常缺少相关的背景知识,普通员工对它的理解并不多;而常规流程则与之相反,几乎都是大家所熟知的流程。
  • 大量经验知识:关键知识流程应该是富含知识的流程,在流程的各个环节上都有着许多需要挖掘和提炼的知识;常规流程通常知识的拥有量相对较少。
  • 高度创新:关键知识流程通常都有着高度创新性,这也是富含大量经验知识的结果。
  • 知识文档化程度低:关键知识流程中很多知识并没有文档化,这其中包括显性的知识,更包括很多的隐性知识,这也就是知识管理所需要开展的重要因素之一;而常规流程中的知识以显性流程居多,已被较好地挖掘和整理。
  • 知识的拥有者很少:关键知识流程中的知识被少数几个人掌握着,需要整理和共享;常规流程的知识由于文档化程度高,容易被很多人所拥有。
    我们可以针对关键流程进行知识筛选,找出有上述属性的一些流程作为关键知识流程。针对这些关键知识流程的管理工作,将能够充分体现知识管理给企业带来的作用。

如何将知识与业务流程结合?

关键知识流程的优先级排序

“见效处着眼,从容易处入手”,我们已经找到了关键知识流程,那么如何实现从容易入手呢?所谓容易入手指的就是工作的复杂度和风险相对得较低,而带来的潜在效益相对较高。根据潜在改进收益空间的大小、改进风险/复杂性的大小对关键知识流程进行排队,识别知识管理的优先级,把重要级别高、优先级排列最高的流程作为优先考虑的对象。知识管理优先涉及关键流程的数目,受到每个流程的时间要求、资源要求等方面的约束。
 


图5 关键知识流程效益/风险矩阵
 
从排列结果可以看出,1、3、9号关键知识流程的风险较低,潜在收益较高,应作为知识与流程结合工作开展的切入点。而10号流程则不应作为优先考虑的对象。

知识与流程的结合方法

知识与流程的结合方法工具有很多种,常用的有知识历程图、知识网络图和知识责任矩阵等工具。

  • 知识历程图:知识历程表示了所有支持某日常工作所需的知识信息及参与其中的人员。
  • 知识网络图:透明化企业的知识,将责任赋予负责维护各类信息内容的人员。
  • 知识责任矩阵:将知识的获取、整理、共享和清除等具体工作分配到人,规定工作的频率、内容和负责人等相关内容。

关于这些工具的具体描述请于www.AMTeam.org网站免费获取相关资料。


本文作者姚磊为AMT咨询顾问 作者联系方式:Uni.Yao@AMTeam.org

如果您希望与本文章的作者或其所在机构,进一步交流,请联系:畅享网 姜小姐
jill.jiang@amt.com.cn | 021-51096826-112 | 在线联系
董海涛专栏[原创]我们离精益制造有多远?

万事皆在人,精益的成功和失败都是因为人的因素,可谓成也在人,败也在人。

王玉荣谈流程[原创]十个经典心理学实验之九..

心理学实验也告诉我们,别人在场或群体性的活动会明显促进人们的行为效率。下面介绍一个著名的“社会助长现……

IT管理—君无心[原创]IT规划的三个原则六大注..

凡事预则立,不预则废。公司在制定IT规划时,还有一些重要的原则可以决定IT规划的成败。 

Acxiom谈数据库营销Acxiom数据库营销10—正确运用..

直邮是数据库营销的首要渠道,尽可能多地了解这个渠道非常重要。因为直邮有很多调节点,所以充分利用直邮就……