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论文：以角色为中心的协同技术研究（by 赵卫东）
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关键词: 角色，工作流，互操作，本体论，门户 Research on Role-centric Collaborative Technology Zhao Weidong (School of Management, Fudan University, Shanghai 200433) Abstract: With the development of e-business, the collaboration between enterprises is increasingly strengthened., which ,at the same time, challenges coordination technologies in distributed corporate transactions. Workflow management has as its priority the support of coordination functions and workflow interoperability points the way towards collaborative business environments. Though workflow management coalition specifies the abstract interoperability, differences such as workflow models, ontology etc. cannot be dealt with because the specification is only technical. On the other hand, portal technology focuses on the integration of information and application services customized according to roles. It can provide support for the interoperability of workflows. In this paper, workflows are integrated with portal technology. And a role centric collaborative environment is proposed which is a way out for problems existing in workflow interoperability. Key words: Role, workflow, interoperability, ontology, portal 1 引言 经济的全球化，竞争的激烈化，使企业逐渐走向双赢的合作。一个企业依靠自己的能力很难在各个方面与竞争对手抗衡。从宏观上来看，竞争已不仅简单存在于企业之间，而是扩展到供应链与供应链，甚至是价值链与价值链之间。在网络和协同技术迅速发展的时代，企业的合作需要通过互联网来完成协同式的商务。因此企业不仅要考虑内部员工技能和部门资源的集成，还要考虑与其它企业的协作，实现流程的跨组织化，以便共同提高对顾客的响应速度。这就需要利用信息技术，建立企业间的协同环境，扩大企业的接触范围和接入渠道，提高整个供应链的柔性。如何协调企业间众多复杂的业务往来关系，是企业变化管理所面临的新问题。 电子商务环境下，单一组织难以具备满足顾客的所有条件，分工、能力核心化和协作是必由之路。企业不仅需要内部跨部门的协调，还要解决好价值链中和供应商、客户、合作伙伴的合作关系。本文从角色理论出发，分析了协同商务环境下的协同技术的必要性，其中重点讨论了门户技术和工作流互操作的问题。并在此基础上，结合门户技术和工作流的互操作给出了一种以角色为中心的协同环境，缓解了工作流的互操作存在的一些问题。 2 角色观 角色因能综合反映事物的本质特征而成为事物分类的合理标准，一个角色是某一类事物结构、性质、行为、职能等方面所共有的特征的集合[1]。就跨组织流程涉及的各个成员而言，其担任的角色是相对的，主要依据参与者的能力/职能划分。如价值链上的某个成员，对上游供应商而言它是客户，而对于下游客户，它却是供应商的角色。从宏观上看，整个价值链就是一个客户—服务提供者链。在企业内部，贯穿相关部门之间的流程也形成客户链，从而达成企业的目标。消费者中心的复归，客户需求的多样性和个性化日益明显，市场变得更加动荡，传统的线性价值链已变成网状、轻巧、精细、敏捷的价值链系统。组织结构逐渐网络化、运行虚拟化，网络组织就是由一个核心企业和它的合同商或分包商所组成的，并由核心企业同时指挥协调分包商的生产活动。如此参与者的角色定位将更加复杂，充分体现了角色多重性的特点。 角色的概念在数据库和信息系统的存取控制已得到了广泛的应用。这里借用角色理论分析协同商务，突出协调技术的必要性。作为活动的主体，角色是企业和虚拟组织的基本组成单位，也是流程变革的对象。在流程变革中，活动及其活动关系的变化，可以归结为角色及其合作关系的变化。流程的优化实质上是对角色和角色关系的分析和调整。权利、责任、协议和能力是角色的基本属性。流程的参与者承担某一角色，它必须具有相关的知识、能力和权利，同时也必须担负相应的责任和风险，采用某种协议和其它角色合作，以便在给定的资源、信息和制度约束下完成赋予的任务。 从面向对象的观点来看，角色对应对象类，是一类对象主体agent的抽象。在系统规划时，角色为agent提供了一个模板。以角色的方式配置agent可以减少过早将过程参与者过早定位的问题，增加系统对外界市场变化的柔性。 下面从角色的能力、知识和协议等方面讨论企业协同的形成和特点。 2.1 能力 组织能力理论认为[2]：能力是组织的主要资源，组织的作用范围可以用能力界定。组织拥有的核心能力是决定组织长期竞争优势的因素。它是组织中积累性的学识，特别是如何协调不同生产技能的学识。从这个意义上讲，组织是各种角色能力的组合。角色的分工和协作不仅能提升个人的能力，能够创造新的专业能力。组织协作需要确定组织的边界。 组织需要进行各种最基本的活动。这些活动存在密切的联系，不同的活动需要不同的能力。产品生产复杂、顾客需求各异，导致单一公司难以独立完成，需要研发、供应商、制造、分销、零售、消费者之间的紧密结合、实时互动，这些活动需要以相应的跨组织流程加以规范、组织，跨组织的流程成为电子商务环境下企业运营的重要特征；另一方面通过分工协作，使得企业可以将主要资源集中于其最擅长的核心业务运营，使核心业务能力更加专业化，而将非核心业务外包，与其他企业组成跨组织业务流程，目的是提高整体效率。 2.2 知识 能力理论将知识视为组织能力的深层次因素。组织的活动需要拥有不同类型知识的单个专业人员之间的协调。组织之所以作为一个有机的系统存在，是因为它们是一个知识整合的机构。劳动的分工导致知识的分工，组织的创新是多个角色知识共享的过程。 通过跨组织知识共享，利用更富的知识和智力资源，促进技术创新。 2.3 协作 随着经济全球化的发展，企业间的竞争日趋激烈。任何一个企业依靠自身的力量都很难垄断市场，企业要面对比以往任何时期都多的竞争者，因此不可能在所有业务上都成为世界的佼佼者。为了有效地整合企业外部资源，抓住有限的市场机会，通过分工协作，使得企业可以将主要资源集中于其最擅长的核心业务运营，使核心业务能力更加专业化，而将非核心业务外包，与其他企业组成跨组织业务流程，目的是提高整体效率。 3 以角色为中心的协同 3.1 商务的协同性 随着电子商务的发展，企业从单纯关注市场交易转向关注生产服务全过程。这将涉及企业内部和整个供应链上合作伙伴业务之间的协作。在企业内部，存在各部门、各角色之间的协调。而在企业之间则强调商务活动的协同性，即协同商务。有关协同商务，目前尚未有一个公认的概念，不同的定义往往范围、重点与程度都有所不同。一般认为，协同商务是指合理组合拥有不同核心资源的企业，以便借助以网络技术为中心的协同环境，使供应链上的供应商、合作伙伴、客户、分销商形成虚拟运作的整体。在此系统中，新型生产组织方式引发了组织分工、组织合作、企业沟通、客户和供应商关系等一系列管理方式的变革。协同的商务模式需要进行能力集成和协调，信息、知识的交流和共享是关键因素。 在协同商务的背景下，利用网络和协同手段，使整个供应链或供应链之间进行各种广泛的合作，融为一体，最终不仅允许每个企业内部的员工之间、部门之间，而且要让相关各方，如企业与客户之间、相互协作的企业之间，进行充分的信息沟通，步调一致，以便对客户的需求迅速响应。这就需要相关的各方都能在统一的协同平台上进行实时的交互，使企业能够管理产品的多维信息，并与其它合作伙伴共享这些信息。 网络组织是一个有机的系统，角色和角色合作是其主要内容，企业之间通过跨组织的流程连接起来，确保企业决策的准确性和整体运作的高效率，并在若干活动点产生强关联。只有各个角色协同工作，整个系统才能高效地运转。 企业之间的协同，除了技术的因素外，文化差异也是不可低估的。如有的企业不愿意为了合作而共享信息。不同的企业，其对流程的描述方法和管理方法是不一致的，由此形成的不同本体论对企业的交流形成了障碍，也为技术上不同企业工作流的互操作带来了难题。 协同商务的关键是角色之间的协作，其主要形式是相关知识和信息的共享。从发展的阶段来看，协同商务是电子商务发展的高级阶段。而电子商务模式是关于一个企业的消费者、客户、合作伙伴和供应商之间各自的角色和相互关系的描述，通过此描述能清楚地指出产品、信息和资金的流动。如何借助互联网及其相关信息技术，提供一个适应多角色合作创造价值的平台是协同商务研究的主要内容。就目前技术水平而言，跨组织工作流或分布式工作流是比较实际的课题。 3.2 跨组织工作流技术 工作流是流程自动化和规范化管理的工具，已在许多行业的单个企业内部得到了广泛的应用。目前的工作流产品种类很多，要求不同企业采用同一产品还勉为其难。尽管工作流管理联盟为了促进工作流的互操作制定了一系列的标准。但由于不同企业的工作流概念模型（本体论）难以统一，导致工作流的互操作还停留在基于事件的消息发送和响应机制上，不同组织的工作流之间的交互还是一个尚未很好解决的问题。下面先讨论跨组织工作流和门户两种协同技术，然后分析门户技术对跨组织工作流的支持作用。 现代产品生产和服务的复杂化、顾客需求的个性化，要求研发、供应商、制造、分销、零售、消费者等角色之间的紧密结合、实时互动，这些活动需要以相应的跨组织流程加以规范、组织。这也就是说，企业的流程已跨越了组织的边界，延伸到了组织之间。跨组织的流程管理更多的是关注企业与企业之间的协调。 跨组织工作流是支持多角色协作的重要工具。目前跨组织工作流的实现还基本上依赖工作流的互操作。存在的突出问题是不同的企业有不同的组织结构、企业规则和本体论（ontology）等，尤其是企业的本体论差异问题，使得企业之间的工作流集成困难，企业之间信息传递和交换时信息结构的语义经常丢失。从概念上讲，本体论是服从于某一应用领域，对所涉及的概念及概念之间关系的描述，而这种描述是知识集成、共享、交流和提取的一种中间物。解决本体论差异的有效方法之一是各合作企业均采用一个共同的本体论或者都支持共同的本体论。共同的本体论用作一种共享的语义，以便局部的本体论和公共的本体论能相互转换。即每个角色都采用一个通用的本体论转换器。在发送信息时 ,将内部的本体论转换为通用的本体论 ,在接收信息时 ,则将外部发送来的信息 ,按类分解成内部的本体论。在不同角色的信息、知识分享和交流中，将本体作为一种共同认可、共同理解的术语应用于不同部门间、不同企业间的信息交流是值得深入研究的。 组织之间的动态合作是跨组织流程的产生根源，活动外包是主要的合作形式，其中合同（contract）是在企业合作中寻找合作伙伴、连接不同工作流、控制外包工作流以及在合作企业之间共享工作流抽象描述的手段[4]。它也是解决上述共同本体论问题的有效方法，因为在合同中对跨组织工作流的描述需要一种合作双方都能理解的描述语言，如工作流管理联盟的工作流描述语言或基于XML的描述语言。工作流的目标是在适当的时间把正确的信息传给合适的参与者。跨组织工作流互操作存在的不足实际上是工作流参与者之间充分的信息共享问题。这个问题可借助门户技术缓解。 3.3 门户技术 纵观目前企业的各种IT应用，信息膨胀、信息孤岛、信息非结构化、信息非个性化和信息非关联性等是突出的问题，直接导致企业整体协调困难、信息流通不畅和不完整等问题，更无法保证和外界企业的互联。因此在有效连接企业各种信息系统的基础上，针对不同的角色，提供一个完整的协同平台是协同技术需要解决的问题。从技术上说，协同平台是企业之间动态交互协作的环境，是一组集成的企业信息系统，也是已有数据、服务和系统集成的框架。 协同平台可以实现信息获取与共享的一体化，达到内部协同与外部协同的统一。每一个角色有一个完全的个性化门户，通过它可获得所需的信息和服务。这是角色参与协同活动的基础。 门户技术的基本原理是将企业的所有数据源、应用和服务集成到一个信息平台上，并基于角色的存取控制设置权限提供给不同的参与者。通过网络和安全机制，使客户、供货商及合作伙伴都可以通过这个平台访问企业的信息和应用，获得个性化信息服务，达到信息共享的目的。 门户也可以把各种系统功能有机地集成在一起，并提供统一的入口。企业的门户系统由门户和门户源组成。门户提供信息检索等基本服务。通过基本门户服务可以使企业内部员工、客户、合作伙伴、供应商可以通过门户从各种相关应用访问所需信息，将企业不同系统、不同类型的信息资源整合起来，以便进一步分析，给参与者提供决策支持。企业的门户技术为企业内部员工和合作伙伴提供了一个公共的、便宜的交流和协作平台，将企业的人力资源、供应链管理、客户关系管理、ERP、电子商务等整合到一起，有效地实现了各种信息和业务的工作流程管理。如图1。 图1 基于角色的协同 客户、雇员和供应商能通过各自的门户有效地协作，人员之间、部门之间、企业与客户、企业与合作伙伴等之间保持紧密联系，信息流通通畅。随着企业数据的分布化、多样化和海量化，及时地获取相关信息是许多组织面对的问题。解决的办法是集成不同数据源的信息并以一致易理解的方式提供给参与者担任角色的相关信息，以便决策和提高工作效率。这是门户技术的关键[3]。具体来说，门户技术有以下特点： ·门户技术是基于角色的。不同的角色，会有不同的门户界面和内容支持。当参与者的角色发生变化后，他们也会得到相应的信息。角色概念的引入简化了门户的管理，因为门户是根据参与者的角色提供相关的内容。除了提供给参与者信息外，门户还能动态地改变界面以适合各参与者特定的需要，实现个性化的信息存取。 不同角色从基于门户的协同环境获益的方式不同，在门户的设计时可以将企业相关的角色分为三组：企业内部用户、外部客户、顾客以及外部的供应商和合作伙伴。门户不仅是应用和服务的集成点，也是描述角色所负责流程的环境。通过这种环境，角色可以存取内部和外部相关的数据，以改善用户的绩效。也就是说，企业内外的各种角色根据一定的权限都可以访问相关的信息。从这个意义上来讲，门户可以作为各组织流程中不同角色信息交流的中介。如通过客户关系管理可以将客户集成到企业的服务、生产和销售管理中，因此企业可以管理关于客户、潜在客户、合伙伙伴等的相关信息。企业的门户为客户、代理商、分销商和供应商分别开放一个信息交流的通道。即通过客户门户，客户可以访问被允许访问的所有信息。在相应权限的控制下，企业内部员工可以访问企业内部的知识库，管理客户资源和订单，针对不同的客户、代理商、分销商和供应商发布产品信息和价格信息。每个员工提供一个个性化的知识信息门户，并且每一个员工在自己的门户中积累知识，这也是学习型组织所需要的。通过客户门户，客户可以访问关心的信息。 ·内容和功能集成。门户技术具有开放性和柔性，能收集分布在网络中多种数据源的各种形式（XML、HTML和Java等）的信息，并按角色定制。采用企业信息超链接，可以在同一系统中，如果能找到一个信息点，与这个信息点相管理的相关信息都被找到。 真正的门户应提供一种协同环境，使得企业的各种应用不再分离，而且按照用户、合作伙伴、客户和供应商的要求连接起来，实现功能上的集成。在这种协同环境中，各角色能够得到企业内外数据、信息和功能的支持，并融入到相关工作流的协作，从而实现门户的价值。因此门户不仅是应用和服务的结合点，而且也是角色之间交互的窗口。从角色的观点看，工作流由角色之间的交互组成，因此也可以将门户视为工作流运行的媒介。如协同产品设计工作流，协同各方都可以由对方提供的相关门户交流设计所需的信息，实现整个产品设计的并行化。 ·门户技术和其它的企业应用，如知识管理、客户关系管理和供应链管理等的结合，将进一步提高参与者的决策和协作能力。门户技术采用了协同管理的思想，做到各个管理功能模块强相关联。企业运作需要协同工作，作为应用工具的管理软件当然需要提供相应的协同功能。 协同平台应打破企业之间的数据和工作流界限，在适当的时间把合适的信息传递给正确的参与者。不同角色门户涉及多种功能的、分布性的功能应用，跨组织的工作流往往涉及多个企业的多个角色的协作，因此协同环境的建设是一个渐进的合作过程。一般是各企业根据在价值链中的角色，构建与自己参与工作流相关活动的应用，然后由门户技术来集成。可见这种集成已突破ERP式的企业内部集成而扩展到与外部应用的集成，目前以XML等为代表的标准提供了技术基础。 3.4 门户技术和跨组织工作流技术的结合 门户技术支持跨组织工作流管理。工作流管理系统是一种支持多角色合作的群件系统，目前的工作流管理系统多把注意力集中在活动列表和警告来支持角色参与流程，但对于不同参与者所提供的信息多是基于角色存取的控制方法，其支持能力欠佳。对于跨组织流程，由于不同的工作流管理系统所采用的概念模型往往不一致，客户、供应商和合作伙伴之间的本体论难以统一，目前的工作流管理系统互操作能力还停留在技术层面上，导致不同参与者难以充分共享信息和知识。可见工作流技术与门户技术具有互补性，两者的结合，不仅提高了单个参与者的效率，也促进了参与者之间的交流。利用门户技术，也可把多个系统发布的活动列表组合起来提供给角色，使角色能根据活动的优先级分配资源和时间。这里门户起到了集成器的作用。 工作流管理系统推荐的基于消息（请求和响应）的工作流的简单互操作模式是不足的，门户技术的应用，可以弥补这一不足。一个企业门户支持许多工作流。如图1所示，工作流程管理模块是协同商务系统的主流，它可以调用其它各个模块。它向企业提供一个能连接所有部门、人员角色、客户、代理商、供应商和分销商的神经，门户则可视为神经需要传递的信息。工作流能把所有的工作任务发送到每一个具体员工的个性化门户。基于角色的访问机制可以将企业所有的员工、供应商、合伙人、分销商和客户融入到电子商务流程中来。人们可以自由讨论，交流工作进程。 从上面讨论可以看出，门户技术与工作流的结合主要表现在以下几个方面： ·门户为不同的角色设置一定的存取权限和个性化定制，为参与工作流的参与者提供功能和信息的支持。 ·门户技术可以包容工作流[5]。如Peoplesoft公司利用基于XML的应用消息传递（application messaging），把其门户用作轮辐式（hub-and-spoke）工作流系统的集成器，以便把各工作流或其它系统递送的活动表单集中提供给参与者，使他们能根据活动的优先级，合理分配资源和时间。 ·门户技术可作为工作流管理系统互操作的中介。如图2所示，作为一种协同支持环境，门户可作为一个模块供工作流管理系统调用，从而可以改善目前工作流直接互操作存在的问题。在agent增强的工作流结构（agent enhanced workflow architecture）中，跨组织工作流之间的互操作需要各工作流代理（broker）的支持[6]—主要是本体论的转换。门户对工作流互操作的支持远非信息的变换，因此门户技术可视为代理的扩充。 图2 基于门户技术的工作流互操作 4 结束语 电子商务时代，企业依据核心能力结成战略联盟是生存之道，这样企业之间的边界弱化，流程逐渐跨组织化。企业之间的合作常以跨组织流程的形式出现，它需要一种协同环境。工作流的互操作是目前跨组织流程管理的有效途径。就此问题，工作流管理联盟也给出了相应的规范。由于目前流程建模技术、流程管理和工作流技术的局限性，还难以有效处理企业之间异构的工作流平台、不同的本体论等差异，导致分布式工作流管理系统的研究还处于探索阶段。跨组织流程的关键问题是解决企业之间的信息传递和共享。门户技术针对不同角色，提供了一种可定制的信息和应用服务环境，可作为工作流互操作的支持工具。它们的结合，将提供一种有效的协同技术。 参考文献 本文由作者向AMT提供 如果您希望与本文章的作者或其所在机构，进一步交流，请联系：畅享网 姜小姐 jill.jiang@amt.com.cn | 021-51096826-112 | 在线联系 |
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