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直挂云帆济沧海——浅论SAP财务系统在新华人寿的实施企业信息化建设是近几年中国金融领域的一道风景线。作为金融业的一分子、作为重视管理追求卓越的保险公司，新华人寿（以下简称“NCL”）当然地走在了中国保险业企业信息化建设的前列。 广告 企业信息化建设是近几年中国金融领域的一道风景线。作为金融业的一分子、作为重视管理追求卓越的保险公司，新华人寿（以下简称“NCL”）当然地走在了中国保险业企业信息化建设的前列。 回首篇 NCL投入巨大的资源进行SAP项目建设，我将SAP一期实施内容概括为三个特点： 1、透明化。在横向上打破“信息孤岛”、在纵向上减少“上下级信息不对称”是NCL财务管理一直的诉求。SAP作为一个先进信息系统提供了实现这种诉求的解决方案。具体表现在：①统一核算语言。在核算信息生成上通过科目表（Chart of Account）的设置，使公司所有机构使用的总帐科目做到了完全一致，为对外汇总、合并报表的编制、对内管理信息的多维分类汇总奠定了基础；②银行账户与银行科目的一一对应。与供货商、客户、物料和资产使用子分类帐管理、统驭科目反映的机制不同，SAP对银行账户的管理给予“升高一级”的待遇---直接用总帐科目一对一地管理和反映真实银行账户的信息。特别是引入了“已达”、“未达”机制对公司体内资金的存量和流量进行了精致反映；③记录操作信息。SAP系统对所有操作人员的权限有着严格的管理，并且对具体操作人员的各项“写入”（Write in）动作留有记录。结合完整的凭证关联和下钻（Drill down）功能，SAP系统可以有效地对过失或舞弊操作进行追根溯源；④三层结构设置。对于整个系统架构，SAP采用资料层、应用层和展示层三层结构的设置。从硬件上看，资料层和应用层的R/3服务器集中在集团总部在技术层面保证了资料存储和处理的集中化。行文至此，我不禁想起国际会计领域多年来对财务信息质量的求索：无论是FASB提出的财务信息“相关性”、“真实性”、IAS追求的财务信息“通用性”、抑或SEC Walton倡导的“彩色披露”（Colorful Disclosure）……似乎都不同程度在NCL的SAP系统中得到了实现。 2、 结构化。主资料和组织结构是构成SAP各个模块的两大要素。实际的客户化工作中，相当的任务是集中在从后台对这两大要素的控制参数进行调配。在SAP一期项目中，我们对NCL现有的管理模式和管控逻辑进行了分析，并对未来的可能变化进行了预测。在此基础上给出了组织架构的设计方案：①对于核算主体和经营管理基本单位，财务和人力资源系统一致将总、分、中支公司定义为公司代码级别，而营销服务部和团、代分部被界定为成本中心级别；②对于管理责任中心，整个新华人寿被设计为一个控制范围（Controlling Area），NCL内部管理机构和部门在SAP的标准层次结构中映像为层级分明、有序的成本中心和成本中心组。特别是考虑到NCL目前比例预算、以及直接费用和间接费用分别计提和使用的现实，我们还针对性地将成本中心进行了类型区分；③SAP公司在上世纪七十年代以开发制造业的MRP系统著称，因此其产品的物料管理组织结构相当复杂和灵活。在NCL的实施工作中，我们进行了极大简化---公司代码、工厂和采购组织一一对应。同时，针对集中采购的要求设计了“虚拟”工厂机制，保证了NCL物料管理在组织结构层面的顺畅；④而对于NCL未来集团化扩充后组织结构的变化，我们也在公司代码、利润中心和经营范围等方面留有开发余度和统一设计。 3、规范化。由于NCL分支机构遍布全国各地财务工作所处的环境不同，也由于34家分公司设立的时间前后有别、下辖机构数量有多有少，因此在相当多的日常会计处理流程上存在差异。借SAP系统实施工作的东风，我们对上百个会计处理流程进行了梳理和规范。基本的原则是统一、一致；基本的工作方法是综合各个方面的意见形成标准化的工作蓝图、流程图、后台配置和模板，对不能完全统一的部分（如：出纳业务操作流程）给出几种可选模式因地制宜的加以采用；基本的实现手段：①按蓝图设计进行标准化的配置，在SAP各个模块操作中体现规范化；②按照流程图和机构人员岗位安排进行最终用户的权限配置，体现了业务流程中人员职责的规范化；③配套SAP系统的实施范围和进度，NCL总公司财务部适时颁布新的会计制度和管理规范，从规章制度层面体现规范化要求。 展望篇 我曾经到成功实施SAP的多家国外公司进行过考察，注意到即使象忠利集团（GENERALI）这样运用SAP系统多年的保险公司其继续开发和优化SAP系统的工作也还在深度和广度两方面持续进行。回过来看我们自己，NCL的SAP实施工作应当说只是迈出了第一步。展望未来，SAP的建设还会按照技术价值、业务价值和企业价值的逻辑滚动前进。在此，我只想对三种趋势进行预测——集成化、权威化和扁平化趋势。 1、集成化。与其说是趋势，不如说是目标。企业信息化的一个重要目标就是实现资料、信息和知识的共享。在SAP财务系统项目中我具体负责接口部分的工作，对于系统集成的意义有比较深刻的体会：①节省大量的人力。目前NCL基层财务工作中有一半左右的时间用在核对和向财务系统手工输入业务系统的资料上，而一旦SAP系统和建设中的Future First业务系统实现自动接口则相当的人力可以解放出来；②保证多系统资料的一致性。目前NCL业务资料分散在多个系统中，多个“孤立”的系统使得资料变更不能保持同步，直接导致业务资料和财务资料口径、范围不一致。而当多系统集成后，当某系统的原始资料变化后，其它系统相应资料的更新通过标准化的技术流程（如：SAP的FS－CD技术）及时、完整实现；③由于集成化后资料传递的成本和质量可以得到控制，因此可以更为广泛和及时地建立各个系统之间的资料传递，为未来资料仓库的搭建和企业战略决策支持系统的构筑奠定基础。 下图对NCL在未来SAP财务系统集成化的方向和内容进行了预测： 2、权威化。在项目建设伊始，NCL的信息管理委员会就确定了以“以项目建设为契机、以SAP技术为手段，梳理、优化和整合公司现有业务流程”的宗旨。换句话，NCL期望通过SAP系统建设实现企业流程再造（BPR，Business Process Reneging）。“在哪里、到哪里和如何到”是管理学中使用频率较高的一句话，这句话也概括了BPR的三个要点：①在哪里——知道我们的起点在哪里、业务流程和模式的现状如何、存在哪些问题；②到哪里——明白我们的终点在何处、更具有效力和效率的业务流程是个什么样子、能为企业带来哪些价值；③如何到——通过什么样的方法和路径协调、推动BPR由起点到达终点。事实上，在NCL的SAP一期项目中绝大多数项目组成员是来自于基层的一般财务人员和人力资源管理人员，这种项目组人员构成在BPR目标的实现上还是显现出一定的局限：其一，长期在基层从事具体工作，对局部的业务流程相当熟悉但是对全局性的、总公司层面的管理思路和模式缺乏把握。当然，这个问题通过需求访谈等合理的项目实施方法得到一定程度的解决；其二，对公司经营管理的决策特别是高层战略决策接触不多、对先进的管理知识积累不够难以做到厚积薄发，特别是当公司高层Process Owner与项目组成员在沟通上有相当距离的情况下，期望项目团队拿出高层次的、涉及全局性的BPR目标是比较困难的。纵观一期实施工作，更多的是在局部流程的梳理、优化上做文章；其三，也正因为项目组的成员不是最终的Process Owner，所以在BPR中缺乏相应的推动力。更多的情况下是通过沟通和培训让真正的中高层管理者了解解决方案的内容、特点和意义后，来推动BPR的前进。可以预见在未来的SAP实施中，这种情形会有所改变，作为项目实施主体的SAP实施组将以更加权威的身份出现，在整个的BPR过程中将更具Bargaining Power（谈判能力）。原因有三：①随着SAP项目实施的深化，项目实施人员一方面对SAP系统的技术有更加全面的掌握，另一方面会在繁复庞杂的业务流程研讨中对公司经营管理模式有深入的了解；②项目实施就是一个不断解决问题和自我学习的过程。参与一个ERP项目的实施，相当于进行了一次完整MBA课程培训。随着深入接触和分析各种经营管理问题，项目团队的成员会主动和被动地积累SAP系统内外的管理知识，这种积累必然会转化为愈来愈高层次的BPR方案的提出；③在SAP项目持续推进的过程中会取得若干阶段性成果，而这些成果所带来的企业价值的提升，也会反过来提高SAP实施团队的影响力和威信。 3、扁平化。记得比尔?盖茨在《未来之路》一书中曾经预言，企业信息化建设的一个重要结果就是公司管理架构的扁平化。通用电器（GE）前CEO杰克?韦尔其从八十年代初开始在GE进行企业扁平化改造，到其卸任时GE当初的9个管理层次变成了今天4到3个管理层次……通用电气的确就是一个扁平化改造的典范。扁平化的核心是减少企业虚置的中间管理层级，在经营管理的效力和效率之间获得最佳平衡。基于对SAP一期模块的了解，我认为作为优秀的ERP解决方案SAP系统至少从五个方面有助于NCL实现这方面的诉求：①数据和信息的及时、全面上传下达，减少传递的中间环节；②对海量数据按既定模式进行处理，一步到位地提供高质量的决策支持；③相当多的管控执行功能固化在系统中，替代了人的直接管理；④自动化的信息处理、管控和自助功能减少了“事务性”工作的时间；⑤类似银企互联、供应商寻源等功能的实现，有助于NCL通过B2B模式将企业内部的支持性工作外包（Outsourcing）。当然，企业扁平化改造如同减肥一样并非越瘦越美，应当因地制宜、因人而异。勿庸置疑，SAP系统可以成为公司经营管理中去除多余脂肪、增强机体活力的良药。 一路欢歌、几多汗水。在SAP一期项目的二百多个日日夜夜里我们项目组的这些大孩子们携手前进、并肩战斗，无论在工作和生活上都有太多的故事和体会。短短几千字怎能写尽心中的感慨、述尽胸中的惆怅。在新华人寿SAP项目建设更上层楼的时刻，让我们共同祝愿。祝愿软件供应商SAP公司、实施商IBM公司和我们NCL公司能够在未来的日子里继续互相包容、相互协作，将我们的SAP项目不断推向前进！ 长风破浪会有期，直挂云帆济沧海。 如果您希望与本文章的作者或其所在机构，进一步交流，请联系：畅享网 姜小姐 jill.jiang@amt.com.cn | 021-51096826-112 | 在线联系 |
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