如何提高项目组协同工作效率之“如何快速整理访谈纪要”

文/葛星

以前在项目中的做法：

项目开展前期,一般都是项目组成员一起参与调研访谈的.在访谈前,项目组会按各个人负责的部分来做一些准备。在访谈的过程中，基本上是每个人都戴上自己的笔记本和笔，每个人都根据自己的判断，记录其中的要点。更有甚者，未来确保以后的工作有据可查，采用录音的方式。

其实，这种方式有很多的弊端：

1.访谈纪要是按记录人自己的的判断来记录重点的，而不是根据被访人的客观表达来记录的。这样就造成会议纪要的信息失真，没有参加会议的人或者在后期查阅会议纪要的时候，不知道所云。

2.至于录音，基本上都是一个心理安慰的作用而已，几乎没有谁会去听的。

在新世界项目调研中，我们采用一种新的方式访谈前，项目小组分工合作，对自己负责的这部分业务准备调研提纲。

1.在访谈的过程中，由此人负责主导访谈，项目经理在访谈过程中辅助/补充。

2.访谈过程中带上笔记本电脑，而非仅仅是笔记本和笔。

3.访谈过程中，一人主导来访谈，一位同事专门负责在电脑中现场记录，这个记录要求框架清晰。另外一位同事配合主问人来记录和访谈，也就是一边记录，一边访谈。

4.在访谈结束后，将有两个电子版本的记录文件：一个是正式的/加工过的访谈纪要初稿，另外一个是记录访谈过程中的流水帐的，只负责客观记录事实的。

5.最后，由主问人根据访谈纪要初稿和流水帐整理补充，这个花费的时间大概半小时

6.发送给被访谈人，确认/修改。

这种做法的优点就是快速/高效/客观/有重点。

下一期改进目标：

在访谈会结束后5~10分钟内，一人与被访人闲聊，其他同事及时将访谈纪要整理，然后让被访人确认。

这样的访谈纪要有几个优点：

1.比较客观/真实的反映访谈的内容；提高项目组协同工作效率之

2.整理会议纪要的时间小；

3.给客户的印象比较好，专业/快速。