话说“数字” (AMT研究院 王丽霞)

读懂数字对于高级经理们来说非常重要，如何恰当地表达自己的意思也是如此。但遗憾的是在现实生活中，很少人能干好这些。那些管理者总是试图通过向员工讲述每季度销量、竞争对手分析以及各部门报告，以传达出他们该干什么以及还有哪些竞争在等待着他们。这些往往总是带给员工“无聊”和“困惑”的感觉，领导者们往往忽视了如何去激励员工。

是什么原因导致了这个现象的产生呢？在和一些管理者相处过程中观察到他们在发挥他们的交流技巧时，我和我的同事们发现他们总是容易犯一个基础的错误：总是用一大堆的证据来证明他们要传达的观点，结果是他们花了大量的时间来阐述支持观点的资料与证据，而对于他们需要传达的观点只是草草的交待了一下。更重要的是一些人只是交待了一些支持性的信息资料，而对于自己要交待的主要观点而往往没有提及。

设想一下，你会不会通过罗列一大堆的天气预报中的资料数据来向你的朋友建议：“今天天气很好，不如我们去散会步吧？”你会选择这样做吗？很显然在我们的日常生活中，大多数人不会这样去做。也就是说你肯定会在说明天气如何是好之前，就向你的朋友建议到：“Hi，我们去散会步吧？”（之后再说“）你看天气多么好！”这在生活中是非常普遍的现象。可是我们时常还是会听到那些项目经理们在做演示时总是诸如以下介绍方式开始：一些背景资料或项目开展过程中的总况作为开始。这些往往使得对后面的内容很少人可以耐心聆听。

从一开始就用正确地方式行事

管理者应该永远有一种意识：需要采取一种积极主动的方式进行沟通。带着这种意识，一位跨国公司新聘用的CFO（Chief Finance Officer）邀请我一起参与他在演讲与交流工作中所做的工作。我被邀请参加他们的年度总结报告。这位新聘用的CFO并没有安排在这次总结报告中发言，而是和我一样坐在会场上聆听大家的演讲。我们决定在聆听报告之后，我们将聚在一起谈谈听完报告后各自的感想。并且制定出一定的加强演讲的训练计划。最终能够向他所说的那样“搞定数字”。

现任CFO在发表演讲时说道：“我们将针对我们手中的数据来解释一些现象，并将此提交给董事会和执行总裁。”事实确实如此，在接下来的半个小时里。他通过向观众展示了20，30张充满数据的晦涩难懂的幻灯片。报告之后他把它们上交给了CEO，而CEO也如CFO一样，幻灯片接着幻灯片地给我们总结了过去的一年公司各个部门的发展状况。

当观众提问的阶段到来时，我发现：显然观众并没有听明白演讲者们的演讲。这点从观众的提问中就能感觉到，在一些观众的提问中与演讲者的内容没有任何关系。其实正如即将就职的CFO所说，现任CFO的演讲以一般的评价水准来看是非常出色的。演讲者们都很有口才并且演讲方式也很专业，在整个演讲过程中没出现诸如“嗯”“哦”之类的语气词。那么为什么观众没有专心听呢？在现任CFO即将卸任之时他怎样才能让人们明白他在任时确实取得了不错的业绩呢?我给出了如下建议：

l         明确你要表达的最主要意思（key points）

任何演讲交流都会包括主要观点和支持你观点的证据信息，事实上你也知道区分他们并不困难，但是很奇怪的是很多人在制作PPT（PowerPoint）的过程中总是罗列一大堆的支持观点的资料。我们的顾问发明了一套软件KeyPrep，这个软件可以帮助演讲者系统地对整个演讲流程进行准备，并且能使演讲者们专心于自己要讲述的主要观点，并且在关键的有意义的地方添加一些必要的有支持信息。

我的顾客和我听了很多演讲人的讲述，包括他们要阐述的主要观点及相关的支持信息。但是在听完每一个讲述之后，我们都会忍不住问到，讲过的是什么呢？当我们听完回去后，冷静在思考刚刚演讲过的内容时，我们甚至觉得听完大量信息的陈述，我们甚至不能赞同演讲者们希望表达的主要观点。每一个演讲者都没有表达出实质性的观点，因此他们急于给观众展示的数据资料就丝毫没有价值。

一个成功的开场白能够很快的获得听众们的注意力，并且可以给大家一个很清晰的概念——即将开始的演讲的主题是什么，它并不需要有太多的花哨和幽默。在一个新任务即将开始之时，领导者的开场白可以非常简单，比如：“我非常荣幸地和大家一起，并且我想告诉大家的是我很有信心地接受这项新的任务”当然，这个建议不仅仅是针对新任务中的领导者。一个公司领导者在给市场和销售部门做演示时，可以说到：

“很感谢今天下午来到此地。恐怕有个并不乐观的消息——我们这个季度的业绩比预期的要稍微差一些。我要给大家展示的一些数据强有力的说明：我们需要更加努力的服务并满足我们核心顾客的利益。”通过向听众展示很有层次与条理的数据说明，这位领导者将会牢牢抓住大家的思路，并且确定他的主要观点已经成功传达。

l         选择并罗列好支持你观点的信息资料（Muster supporting evidence）

我们时常针对一些执行官们的演讲给一些技巧建议：我们知道这确实是一个很好的机会，你似乎比你的听众们更加喜欢数字。作为一位高级经理，你总是与数据打交道，也似乎活在“数字”之中，而你的雇员们并不经常与数字打交道。因此，为了选择合适的证据来证明你的观点。你需要花一些时间去了解你的观众们心理的想法与他们的期望。

什么使一个故事听起来更加引人注目？两张图表分布在两侧，一个表明一年前市场的份额以及另一个表明目前的市场份额？还是一张更复杂详细的数据表以说明每个月不同的产品在不同的地区的销售情况？你会发现后者更加复杂并且更让人难懂。

l         保持前后连贯（Be consistent）

要保持一定的连贯性并不代表着你要反复不断地强调你的观点，重复相同的话语。如果你是一个新任的CEO，准备在众多来自不同部门的人面前介绍自己，这时你的言语就必须保持连贯。当然在你的任职演讲词中，肯定会引入一些信息资料和例子来支持你的观点，这些资料和观点就必须经过挑选以适合不同部门的不同职位的职员。举个简单的例子，你在和圆桌伙伴谈话中举的例子肯定就和你与一般职员举的例子有所不同。

你对信息资料和例子的选择应该还必须考虑一定的文化因素。比如一个来自一家大型跨国企业的新任CEO在世界各分公司进行考察，每到一处他总是重复自己相同的演讲——有关向顾客提供卓越的服务。但是很快他就发现他在美国讲的有关“口香糖”的例子很受欢迎，但在新加坡听众就反应冷淡。

l         不断追述，坚持到底（Follow up）

我最后一点给这位新CFO的建议就是要坚持贯穿到底。当观众听完一个演讲的小片段过后可能他还是会记住演讲中的3，4个主要观点，但是1，2个月以后呢？这个似乎就不能保证了，并且如果他们不能很好的记起听过的演讲，这在讲词中所要传达的内容就不能让这些员工听众在公司中好好传达。

当然，这并不是说你的演讲稿要通过邮件发给公司中的每个人或者放在公司内部的共享网上，事实上这非常耽误时间、金钱和精力，因为很少人会真正地去阅读它。不过通过在之后的一些演讲中适当的强调你在之前演讲中的主要观点确实是个不错的办法。比如：你开始一个演讲时可以说：“6个月前，我给大家做了一个如何服务顾客的演讲，而今天我给大家带来的演讲就是对如何实现这一目标的进一步的阐述。”

让你要传达的信息为众人所知

无论你是一位新来的CEO，还是一位老练的领导者，无论你选择和面对的听众如何。你 都必须明确自己要表达的观点，针对不同的观众选择不同的演讲方式，搜寻信息资料来支持你的观点，演讲前后要连贯一致并且事后能够在尽可能多的场合追述自己的观点。这样你所要传达的信息才能为众人所知。