1 概述

随着信息科技的高速发展，特别是网络技术和移动通信技术在全世界的推广，人们获取信息的手段发生了巨大变化，尤其是那些对实时信息要求强烈、移动性强的单位和个人，移动计算和无线数据技术将为他们的工作带来崭新的变化。移动OA技术就是在这种技术发展的背景下提出来的，广州华南易凡软件有限公司的移动OA解决方案是为政府机关、企事业单位移动办公提供的一套简洁实用的解决方案，目的是帮助用户高效率地把现有的计算机邮件和计算机办公应用借助互联网和无线网络扩展到智能手机或PDA上，使处于移动状态的工作人员可以随时随地通过手机上网方式继续保持与办公自动化系统的无缝衔接。
　

1.1政府机关对移动办公的需求
　

目前，办公自动化系统在政府机关、企事业单位的管理、经营活动中发挥着越来越重要的作用。但是我们是否能保证每一个事务处理都能够顺利完成呢？在实际的工作过程中经常面临着以下问题：

• 当需要把重要的文件提交给领导审批时，领导因外出不能及时处理而耽误了重要的工作，影响了工作的开展；

• 当需要把同样的信息迅速传达给多个对象时，办公室员工不得不逐个拨打对方的手机，重复传达相同的信息，导致办公效率低下；

• 外出员工由于无法及时接收电子邮件，经常错过领导的工作安排和同事的重要通知，或者错失来自客户的合作机会；

• 员工不在座位，不能获得日历项和待办事宜提醒而耽误重要工作的安排；

• 如何及时的通知系统监控人员，使得他们能在第一时间内避免或排除系统出现的故障；

• 办公室员工拨打其他员工或者客户手机时，因对方暂时无法接听手机而不得不另外安排时间再次或多次拨打对方手机；

• 工作任务卡壳了等时间延误了才发现；

• 每天要与员工和客户进行大量的通话，如何能尽量的减少经费开支；

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以上是我们在办公自动化系统使用过程中会经常遇到的问题，这些都归结为系统与自然人如何紧密的结合，而他们恰恰是原有办公自动化系统所不能解决的。为充分发挥办公自动化系统的作用，杜绝“办事难”、“找人难”等情况的发生，让办公系统“移动”起来势在必行。
　

在政府部门常见的现象是领导或者重要人员外出时，许多通过内部办公网络进行的工作就会出现“阶段性休克”。机要文件无法批复、内部重要邮件无法阅读、视频会议因领导缺席而推迟……这一切极大地降低了政府的工作效率，更影响到电子政务发展的脚步。
　

移动OA系统的应用，可以有效改善政府办公环境，简化机构之间的沟通方式，并可实现远程移动办公，提高政府的办事效率，满足市民对政务服务的个性化需求。外出人员只要配备PDA或笔记本电脑，就可不受时间、地域的限制通过无线方式接入互联网进行公务处理，完成移动电子审批、移动信息发布、移动个人信息管理等工作。同时，移动办公的方式极大丰富了电子政务应用内容，提升了电子政务应用水平。让政府的每项工作切实地贴近普通老百姓的生活，也让政府办公不再局限于办公室，使得机关人员可以随时随地地为老百姓提供更好的服务，老百姓也可以随时随地地享受政府高效的服务。总之，移动OA系统将成为提高政府办公效率的首选工具之一。
　

1.2移动办公的发展现状
　

移动办公的种种益处不言而喻，作为“信息化建设的先行者”———政府在信息化方面的应用无疑走到了最前面。目前，在海关、公安、社保、税务、工商等部门都有相应的移动应用系统，但这些系统大多数都通过短信方式来实现，只支持文本处理，而不能处理图片、音频和视频等多媒体，也不能支持微软公司Office文件格式，存在很大的局限性。
　

广州华南易凡软件有限公司推出的移动OA解决方案处理的对象是多元化的数据和文档，除直接支持Word、Excel、PowerPoint等文件格式的处理外，还直接支持包括知识文档、网页、声音、图像等多种文件格式的处理。
　

1.3广州华南易凡软件有限公司简介
　

广州华南易凡软件有限公司是广州华南信息产业集团属下一家致力于管理软件开发、移动增值业务的高新技术软件企业，2003年获得国家软件企业资质认证。公司拥有一支经验丰富、技术精湛、朝气蓬勃的开发实施队伍以及多名优秀、资深的管理咨询专家，并与华南理工大学、暨南大学等高等院校紧密合作，在信息化建设实践中不断注入先进的软件技术和科学的管理理论。
　

公司与中国移动和中国联通始终保持紧密合作关系，是这两家运营商指定的无线数据通信业务服务提供商。2003年7月，公司与广州联通一起开发移动OA系统，共同打造出中国第一个基于K-Java的移动OA解决方案，深受用户的欢迎。目前公司拥有手机短信、WAP、移动OA以及移动商务等多个移动数据应用系统。在软件开发、移动数据业务以及无线安全认证服务等领域，公司拥有一批资深的工程师，能够为客户提供便捷、稳定、安全的一站式移动数据应用服务。
　

2 移动OA系统
　

移动OA系统主要为政府机关提供了建立基于无线网和互联网访问单位内部OA系统的通道和业务应用方案，在移动网上实现原有OA系统的常用业务流程，如电子邮件、收发文管理、任务指派、请示报告、请假申请、投诉处理和个人通信录等功能，让使用手持设备（PDA、手机）的人员可以通过GPRS/CDMA网络访问单位内部OA系统。
　

本系统利用移动通信网、Internet和单位内部局域网等网络支撑，针对移动办公的需求，使用VPN技术和GPRS、CDMA技术。外出人员使用GPRS或CDMA无线网卡虚拟拨号登录后，利用空中接口（UM）和基站接入移动通信网络，通过SGSN网关接入移动GPRS、CDMA网，然后通过GGSN网关接入Internet，并连接到单位中心服务器（中心VPN服务器），使用VPN客户端软件与中心VPN服务器进行密钥交换、身份认证。认证通过后，外出人员一方面可以无阻碍地访问Internet，另一方面也可以很方便地使用单位的OA系统以及其它业务系统。系统网络构成如下:

　

2.1系统主要功能
　

该方案通过使用带有无线通信功能的PDA实现了部分在PC机上的办公自动化功能，主要包括：最新动态、会议管理、办公文件、通信录、日程安排等功能。同时还具有短消息、移动电话的功能，此外PDA还集成了影视和音乐播放的功能，具有触摸屏、手写笔功能，操作简单，体积又小，携带方便。

2.1.1 最新动态
　

本功能提供企事业单位最新动态信息阅览，例如：企事业文化信息发布、工会信息、人事变动公告、处罚公告等内容。动态信息内容可以通过计算机终端录入和维护，或者直接引用单位的网站信息。
　

2.1.2 会议管理
　

会议管理提供会议召开信息发布，可通过短信功能向相关人员发送会议通知，可以查阅相关人员确认参与情况。
　

2.1.3 办公文件
　

系统提供强大的文件传输功能，工作人员可以从办公室计算机编写一份文件，然后通过本系统发送到有关领导的PDA上，PDA用户接收文件后可存到PDA存储器中并进行编辑，修改后可转发给其他PDA用户或计算机用户，也可直接回复给发送者。

2.1.4 通 信 录
　

在通信录管理模块中，除了可以编辑、查找有关人员的联系信息以外，还可以直接呼叫指定人员的电话号码，或者发短信给指定人员，也可以将联系方式下载到PDA中。
　

2.1.5 政策法规
　

通过本功能，可以查阅本单位相关政策法规文件，对于员工移动学习和紧急需要时查询法规文件起到很大的帮助。

2.1.6邮件功能
　

外出人员由于无法及时接收电子邮件，经常错过重要工作的及时处理。本移动OA解决方案使外出人员可以通过PDA及时获得邮件信息，当新邮件到达邮件系统中的邮箱后，相关人员的PDA将同步收到该邮件信息的短消息，包括发件人、主题、正文的部分内容以及收到的时间，并且可以直接利用PDA给其他员工或者领导发送电子邮件。
　

2.1.7 短信功能
　

该功能让办公室员工可以利用本功能与其他员工或者领导进行短消息通信，方便高效地完成各自的日常工作，如：
　

·  向一组员工发布紧急通知或通报

·  向外出员工发送工作通报、协作请求或其他简短信息

·  向客户发送问候祝福或电子名片
　

2.1.8 娱乐功能
　

本系统还集成了网上聊天、播放电影、音乐等常用的娱乐功能，使操作者在外出工作之余可以享受到无穷的乐趣。
　

3 方案的特点及优势
　

3.1 安全性高
　

系统要求所有的登录均具备MD5 签名认证和专用手机号码认证，不是合法的手机号不可以登录系统，手机号的唯一性由运营商严格保障，极难进行伪造。到目前为止，全球还未发现一例在没有对方SIM 卡的情况下解破手机的信息。无线通信所用的GSM/CDMA 协议是非常安全的，是可以作为常规军事通讯的安全协议，所以信息也是安全的。此外，系统对所有的通信数据进行加密传输，有效防止文件在传输过程中被拦截和修改。

3.2 操作简单
　

系统全部采用菜单操作，界面友好、使用方便、易学易用，而且还直接支持手写笔输入，对于不善汉字输入的使用者，依然能轻松处理，从而能更有效地实现全面实用的移动办公应用。直接支持Word、Excel文件编辑，方便习惯使用Word 、Excel的用户。
　

3.3 集中流程管理
　

信息处理流程化：可以自由设定各种业务申请的审批流程，为规范企事业单位内部办公的业务流程打下坚实的基础。

信息处理可视化：基于流程处理的各种业务可以做到基于流程信息的透明化，在任何一个环节都可以监控。

信息处理及时化：可以通过定义流程步骤的信息（短信、邮件）提醒功能，做到公文处理的及时化。
　

3.4 修改过程可追踪
　

功能强大的保留修改、删除、增加等操作痕迹的编辑器，可以完整记录使用者对文件的所有修改，并可追踪整个修改过程。
　

3.5 扩展性强
　

系统采用通用开放的协议进行开发，易于扩展和集成，对于内部有大量应用系统的用户，系统能很好地支持原有的各种应用系统。
　

4 运行环境
　

根据用户的现有系统和通信流量预测，移动OA解决方案可能需要部署一台或多台服务器，并根据实际情况安装运行在专用硬件服务器上。
　

4.1 服务器
　

服务器硬件配置要求如下：

• CPU：P4以上

• 内存：最低 256MB，建议 512MB

• 硬盘：10GB（最低 6GB）

• 需要有接入Internet并具有固定IP的服务器资源
  　

服务器软件：

• Microsoft Windows 2000 sp4或以上

• Microsoft IIS 5.0 或以上

　

4.2 客户端
　

本方案的客户端支持包括笔记本电脑、PDA以及智能手机在内的多种终端设备，但是从携带方便性以及设备的易操作性等多方面考虑，我们推荐用户最好选择PDA作为终端，并且建议用户选用惠普 HX4700或多普达696i型号的PDA设备。在PDA设备上需要安装以下软件：
　

• 操作系统: Pocket PC2003/Window CE .NET

• 应用软件: Evan 移动办公、PC Word、PC Execl
  　

5 投资预算
　

实施本方案需要投资的设备包括服务器、OA、移动OA系统、以及客户端设备。一般来说，现在大多数单位都已经建设好网络系统，拥有相应的服务器，并已经实施了OA系统，在此条件下，用户需要新增加的费用主要包括移动OA软件和客户端设备，这两部分的参考单价如下：

• 移动OA系统：75,000元/套（包括服务器和客户端的软件，含系统实施及一年的免费服务）

• PDA设备：7,800元/台（含GPRS或CDMA无线上网卡）
  　

6 用户收益
　

通过实施华南易凡软件公司的移动OA 解决方案，用户将从下述多方面获益：
　

6.1信息沟通更加及时通畅
　

相比电话、传真、电子邮件等通信手段，短消息通信为用户提供了一种超越时间和设备限制的现代办公通信手段。“短消息辅助办公”在员工与员工之间，员工与领导之间，以及OA 系统与员工之间建立起移动信息化通信渠道，使信息沟通更加及时通畅。例如员工在外出过程中，可以通过手机随时得到工作需要的信息，而不必担心错过领导的工作安排和同事的重要通知。
　

6.2办公效率进一步提高
　

办公室员工可以在工作需要时将消息迅速发出，而不必等待对方同时在线，在需要集体通知的时候，更不必逐个拨打对方的手机，重复传达相同的信息。这种轻松快捷的通信手段和工作方式将使办公效率进一步提高。
　

6.3有效节省办公通信成本
　

当办公室员工需要与外出人员工联络时，如果拨打对方的手机与对方进行通话，主叫方和被叫方都需要支付较高的话费，尤其当对方持有的是外地手机，或者对方手机正处于漫游状态，主叫方或者被叫方还需要支付高额长途或漫游话费。而利用短消息通信，将有效节省办公通信成本。
　

6.4通信手段结合办公应用，充分保护原有投资
　

本公司推出的移动OA系统服务器能够与邮件系统和OA 系统有机结合，并延续用户原有产品的技术和应用优势，不但有效利用了现有资源，而且使用户的原有投资得到充分保护。