知识管理缔造信息化神化

知识管理缔造信息化神化

北京智识 杨红艳  2005-4-12 

 
IT技术发展如此之快，旨在解决各类管理问题的系统解决方案也不断出现，电子商务系统、物流系统、管理信息系统、CRM系统等层出不穷，企业应接不暇。信息化在国内外诸多企业中匆匆上马、轰轰烈烈的同时，随着知识经济的蓬勃发展，如何进行知识管理提升企业竞争力也逐渐成为企业不得不考虑的问题。有没有必要引进一个KM系统？它与自身业务和已有信息系统如何整合？信息化方兴之时，曾是无数企业头脑中的“神话”，但这个“神话”的缔造并非易事。
多维的需求

这些问题正是宁波神化化学品经营有限责任公司在两年前所面临的问题。宁波神化公司地处浙江宁波，是一家从事有色金属、稀贵金属、特殊化学品的新型民营企业，它定位于为长江三角洲乃至全国制造业生产企业提供基础原材料和特殊化学品，并在物流配送、技术指导等方面提供增值服务。国内电镀、电池材料、电子线路版等行业的多家著名外资、民营企业都是神化公司的长期客户。

1、业务复杂，需多个信息系统支撑

神化公司业务复杂，用信息化提高效率十分紧迫。2003年初神化公司业务管理工具是手工单据及Excel形式的统计报表。一个客户的购买产品要经过销售代表（签署合同），销售内勤（制作审批单），业务管理部（审核订单，开发票，通知发货），配送中心（发货流程）共4个部门。由于每个部门业务流程是通过手工单衔接的，管理效率比较低，严重影响了企业的效率和市场竞争力。因此，同年，神化引进了物流系统。

初步的信息化尝试简化了业务程序，节省了业务时间，同时也节约了运作成本，使神化深深地感到了信息化的神力。但神化的业务复杂性决定，只此一个系统只能解决物流方面的问题，其他问题的解决需要多个内容的信息系统，包括电子商务系统、业务管理系统、客户关系管理系统等。

2、知识密集，梳理与积累紧迫

神化公司集化学品研发、生产与经营为一体，以电子化工、金属催化剂和贵金属盐为研发方向同时，公司领导意识到了实施知识管理的紧迫性。研发本身既是一个需要大量知识支撑且又会产生大量知识的活动，以某一新产品的研发为例，要确定是否研发某新产品，需要准确把握市场动向的知识；研发过程需要参考以往的研发经验；而最终研发成功与否都将为以后研发活动积累经验和教训。神化注重技术创新，希望采用先进的虚拟生产方式，因此对业务过程中知识的梳理与积累显得极为紧迫。一向追求新的管理理念的神化管理层决定在新系统中增加公司整体的知识管理系统。

3、多维信息和知识，追求整合与效率

信息系统一个一个建起来了，从不同角度解决了企业的某些问题，但新的问题又产生了：这些系统之间彼此孤立，形成了信息孤岛，员工能明显地感觉到工作效率和公司业绩受到影响。因此，统一规划、整合实施成为神化信息化的下一个目标之一。神化对接下来的知识管理系统寄予厚望，希望KM系统在实现知识管理的同时，能将设计、制造和销售等不同的环节与技术、管理和人等不同要素进行协调整合，并与其他信息系统融为一体共同提高神化的竞争力。

规划与初步实施

在北京智识公司的支持下，神化借知识管理系统引进和实施的契机，对企业整体信息化建设进行了规划，截至2003年3月，获得了明显成效。

在该项目中，智识公司为作为独立的第三方咨询方，为宁波神化化学品经营有限责任公司的信息化建设进行总体规划，并重点设计和开发了其中的知识管理系统，协助神化公司完成新旧系统的转化和上线工作。方正奥德作为系统集成商，根据设计的功能为宁波神化实施了整个业务系统。

智识为神化所有的信息系统设计了统一的入口（企业门户），通过这一入口将所有系统集成为一体，所有信息系统以产品数据中心和客户信息中心为基础。入口对外提供为四类用户提供不同的通道：神化员工、供应客户和协作企业。如下图：

项目顺利实施以后，实现了公司的信息管理工作的一体化，各信息子系统之间有机地结合起来，有效地支持了公司业务的发展。整合一体的信息系统为公司的复杂业务管理提供高效率的工具。　　智识开发的知识管理系统KMP，力求以简单的理念，充分体现知识管理思想，支持企业业务。KMP设计体现以下知识管理原则： 　　　

　1、知识积累、交流、共享。知识积累是实施知识管理的基础，知识共享才能使知识创造价值，知识交流是使知识体现其价值的关键环节。 　　　

2、知识在使用中管理。知识管理不仅体现在对已形成知识进行管理，更多地是体现在知识产生过程以及知识创新中的管理。　

3、自下而上的知识管理。企业的知识主要自下而上流动的，企业中直接与客户接触层面的知识管理水平决定了整个企业知识管理的成败。　

4、扁平化的原则。知识管理的目的就是使企业内部的信息和知识快速地流动起来，KMP力求促进企业组织的扁平化

在具体内容上, 由智识提供的知识管理系统具有：统一的知识分类规则、可定制的个性化界面、方便快捷的工作进入方式和虚拟的协同工作平台等特点。主要提供了经验知识管理、规范协作、项目管理、行政办公、企业文化管理等平台。具体功能上可以支持内部办公管理（如公文流转、会议管理、计划总结、统筹安排、个人工作台等）；制度管理（如行政制度、人力资源制度等的审批发布等）、项目管理器（任务分派、项目协作、项目知识共享、进度把握等）；知识文档（知识文档、案例管理、档案管理、图书管理等）。目前，该平台已经具备经验分享、知识积累重用、规范协作和项目管理四个功能：尤其是知识积累重用上，效果体现较为明显的地方是新产品研发的过程。 以项目管理为例,在实现规范协作之后,整个流程都有严格的制度来遵循;而且更重要的是不但定了制度，而且易跟踪。公司可以查到，整个项目现在推进到哪个环节，这个环节必须在几天之内提交给下一个环节。其实过去虽然也有制度，但是因为在时间段上没量化，而且缺少跟踪的手段。那种大多借重人治的情形效果并不好。但现在的知识管理平台要求大家必须把这些知识放在平台上来，在授权的范围内大家可以互相查，你可以看看我有哪些好的做法，我也可以吸取你有哪些好的经验，这种管理有效地提升效率，使企业已有的知识更充分地发挥了作用。

升级再造

信息化是一个持续的过程，需要不断地“呵护”。基于智识为神化信息化的基础规划和知识管理系统的设计开发，神化感到找到了使信息化拥有持久生命力的良方。环境不断变化，技术不断发展，管理和信息化必须紧紧跟随。2004年，神化继续携手智识，结合企业分组战略，对IT实施予以全面规划，2005年继续进行流程优化，并针对神化业务的特点，决定基于原有的知识管理平台和电子商务系统，开发电子商务知识管理系统，支持神化的核心业务。

神化在智识的支持下找到了正确的信息化道路，但在实践中起来，总要一步一步走。比如现在就要把现有的电子商务系统和知识管理系统进行整合升级，目前正在谨慎地进行。即使确定了道路，实施也要有一个过程。但不管怎么说，目前宁波神化公司的经营规模已经到达年销售额10亿元人民币左右、供应厂商几十家、服务客户四五百家，这其中信息化和知识管理的确功不可没，正是知识管理缔造了神化信息化的“神话” ！