CIO外部采购时要把握的“五个”问题

外部采购变得越来越普遍，许多美国公司都非常重视外部采购战略。但是，由于在合同签署、执行以及最后达到目标等方面计划不周、考虑不细等，而存在着一定的风险。

外部采购的目的是为了节约成本。公司大多都关注成功的案例，而很少注意失败的教训。随着外部采购的持续增长，如何有效地管理外部采购关系变得日益重要。

外部采购存在的问题主要由以下三个方面的因素所至：供货商所在地、整体采购规划以及具体实施操作。

由供货商所在地理位置所带来的问题有语言、政治稳定性、法律法规以及文化差异等四个方面。地理位置因素还是制定外部采购规划时所要考虑的交通、灾难恢复以及更新和升级等问题的关键因素。

在充分权衡地理位置的利弊，确定了供货商之后，具体实施操作就成为外部采购能否成功的关键。

CIO在评估外部采购战略时必须把握住以下五个方面。

第一，评估供货商的供货流程。项目实施问题始于供货流程，因此，CIO需要认真研究供货流程中存在的相关问题，特别是生产所在地的质量控制标准和惯例。SEI或ISO是通常采用的标准，然而这些质量标准也是发展变化的，如SEI的CMM模型近几年不断升级。因此，CIO需要弄清楚供货商是什么时候、由谁、如何进行评估的。

第二，面谈相关管理人员。CIO需要详细了解供货方的工作流程、合同、交通以及报告程序的要点。面谈关键的项目经理人员，能够消除这些顾虑，而且还有助于向他们说明整个商务活动的实现目标。

第三，重视减少计划风险。外部采购服务商都习惯于用他们的信誉和顾客满意来担保风险，但实现起来并不那么容易。因此在项目计划书中必须明确存在的风险、风险分析、风险管理，以及风险解决方案和风险监控等。在项目计划书中还必须指派负责风险任务和责任的专门人员。

CIO还必须具有在项目起始阶段和正在执行的任务中识别潜在风险的技能。这些技能包括风险评估研讨会、头脑风暴会议和项目每一个阶段开始执行时的座谈会等。

第四，内部管理成本。外部采购关系的管理是需要成本的，如出差、召开业务会议以及工作检查等。如果由于供货商都希望尽快完成合同、尽快回收货款，质量有时就会大打折扣。所以，在完成每项服务后都需要反复查验，确认供货商是否真正履行合同要求。

第五，和供货商的关系应当是合作关系伙伴而不仅仅是客户支持关系。最为成功的外部采购关系是建立合作伙伴关系。因此，公司要的是寻找一个合作伙伴，不需要每次服务都要重新谈判服务价格。合作伙伴关系需要通过尊重、信任和责任来不断培养起来。

上述五个方面，对公司的外部采购战略沿着正确的方向发展，维护成功的、长期的外部采购关系等方面可能有所帮助 。
 
来源：IT168