金蝶KIS专业版，成就利华化工墨攻之路

近期热播的影片莫过于刘德华主演的大片《墨攻》，影片讲述的是公元前370年春秋战国硝烟四起的历史中一个莽鞋布衣，其貌不扬的墨者带领四千老弱妇孺的百姓，抵御十万骁勇善战的赵军的故事。其情形与目前小型企业面对变化迅速、竞争激烈的市场环境，有过之而无不及，小企业如不能在竞争中巩固自己，稍有疏忽便会被市场的洪流淹没。

化工行业是任何一个国家国民经济的基础之一，全球广大民众的衣食住行和各行业的进步发展都离不开化工产品，其广泛的需求促进了国内外众多化工原料贸易商产生，并广泛地分布与世界各地，竞争激烈不言而喻。

深圳利华化工是美籍华人张先生2000年投资的一家从事进口化工原料贸易的外商独资企业，客户主要是国内化工企业，与众多的化工原料贸易商在市场中群雄逐鹿。

深圳利华的管理困境
张总又发火了：“佛山**化工厂的货怎么还没送过去啊？库存没有了为什么不采购？这是我们的老客户了，这样搞客户怎么能对我们满意？”。

在企业日益发展过程中，由于各业务部门间产生信息孤岛，不能实现数据共享，使得决策信息获取不及时、不准确性，导致物流运作不合拍的现象广泛存在于企业中。化工行业也不例外，在实际管理中，账上显示还有剩余，实际库存却没有了；计量的不准确造成库存及利润存在偏差；从计划到订单、出入库、结算管理等混乱度较高。以上种种造成客户投诉或商品过期的情形很常见。企业管理的提升面临着困扰管理的五个难点：

一：存货计量困难
存货的数量精确是正确核算成本利润的前提，化工行业计量一般不够准确，如:大宗原料的计量基本是以过磅数减去车辆自重为货物的重量;液体或气体是以管道计量为主，没法考虑粘稠度;实物多为露天存放，实物盘点只能按照体积大致估算。因此如何解决存货的精确计量问题是化工企业管理面临的一个难点。

二：库存掌握困难
化工企业的存货一般具有毒性和危险性，需要管理严谨，账面与实物必需相符，不能出现账面与实物账不一致的情况。另外还需要控制最高库存，最低库存，安全库存量。

三：回款风险高
化工贸易的其它特点是单笔订单数量和金额大，有较大的回款风险。

四：信息统计困难
化工原料由于其危险性和毒性等特点，运输管理要更加规范和严谨，一般采用严格的送货管理，需要对送货详细信息进行统计和跟踪。

五：外币管理困难
利华化工的大部分供应商在国外，需要进行外币管理，采购业务，应付款，付款等均需进行外币管理，月末要进行汇率调整。进出口海关检查要求严格，需要对材料核算做到清晰记录。

以上五个管理症结就像五座大山一样压得利华化工喘不过气来。

古有愚公移山,长年累月;今有金蝶KIS，立竿见影
深圳利华化工管理提升迫在眉睫，2006年8月，对中小企业管理软件进行了考察，并进行了详细对比分析，了解到金蝶KIS专业版对他们所关心的同一商品多种计量方式管理、外币结算、个性化的统计报表等功能更适合本企业应用，被金蝶简练清晰的设计流程和强大扩展功能深深的吸引。

9月，利华化工正式签约金蝶KIS专业版。

交付过程中，金蝶秉承“帮助顾客成功”的商业哲学，锁定客户关键需求，重点在流程的最优化和可操作性方面给企业以指引；实现阶段，重点是授之以渔，让使用者真正成为软件的主人；验收交付阶段，强调的是日常注意事项和系统维护常识。

经过10人天的攻坚过程，利华化工成功上线交付。顺利解决了五大难题：

通过多计量单位管理, 在采购、销售、仓库使用三种不同的计量单位计量，解决了存货计量问题；

通过最高存量、最低存量和安全库存预警管理结合即时的盘点，在很大程度上杜绝了库存不准的情况；

通过应收应付核销管理，收付款到期预警，账龄分析等功能加强应收款的管理，降低了回款风险；

通过强大的单据自定义功能，在出库单上增加送货信息，兼做送货单，一单两用，省事便捷；

通过财务业务全外币支持，解决企业外币业务处理。

通向高效管理的快速路！
利华化工不但通过金蝶KIS产品跨越了管理面临的五座大山，解决了最关注的关键问题，同时利用金蝶KIS专业版提供的整体管理解决方案实现了全面的管理信息化，业务使用流程如下：
 
整体上线后，所有数据只需录入一次就可完全共享，业务数据也可及时生成凭证到账务系统；财务可以实时监控采购销售库存情况；老板随时可查询资金、往来、销售和库存等情况，及时做出决策；对企业流程进行了优化，规范了采购、销售和仓库流程，财务业务实现了真正的一体化管理。

供应：化工企业采购订单比较复杂，需要记载更多的信息，灵活运用金蝶KIS专业版对订单合同按需定制，满足企业个性化的管理需要。在采购过程中,根据实际的供应商要求,订单可能是美元,业务处理时直接选择相应币别,查询和使用采购价格资料及历史采购价格，即时辅助制定采购订单，为企业节约资金,对采购储备做全面分析，从源头上控制了风险，稳定了供应链关系,降低了成本与风险。货到后,仓库通过磅数减皮重计量办理入库，采购发票使用原始货币（如美元）登记并生成记账凭证到账务系统，及时反应债务情况。

仓库：仓库管理过程中，使用最高库存、最低库存和安全库存对库存存量进行控制，在设置安全库时考虑商品到挥发性，计量误差的问题，安全库存设置稍高，遇到安全库存预警时，使用即时盘点对库存进行核对，确保库存的真实性，对物资出入实现了动态管理, 同时对商品使用统一的计价方法，既方便了物资快速记录和流转，又保证了成本核算的统一，排除了管理的漏洞，库存管理取得明显效果。

销售：由于进口的化工原料比较昂贵，资金占用十分巨大，对于资金良性流转始终是一个沉重的威胁，对销售和应收款管理严格。使用金蝶KIS专业版，从销售订单开始记录客户的联系人、交货地点、送货方式、报关型号、供应商批号等，在订单——出入库单——发票中，实现单据自定义项的先后关联，使信息链完整流畅，实现个性化的管理，利用往来核销功能，实现按业务号结算，快速的出示往来对账单，以便及时跟踪债权债务的明细和余额。利用套打功能，将业务明细按客户的需要打印给客户，解决催收应收账款需要反映业务细节的难题，方面了彼此之间的清晰核对，即时为催收货款扫清沟通障碍，促进资金良好流动。资金占用更合理，应收账款及坏账得到了有效控制。
订单、收货、报价、发货、发票、对账等全部由系统打印，打印规格统一、格式规范，体现出管理信息化之后，专业的公司形象和服务水准。

账务：在账务处理时，作为外贸进出口企业，数量金额账的要求是比较严格的，因为要适应海关检查的要求。通过成本计算，精确存货成本，直观的反映出物料收发明细账。

利华通过金蝶KIS专业版大幅提升了内部管理。近日笔者采访张总时，张总说：“刚看了刘德华主演的《墨攻》感觉不错，金蝶KIS专业版就像我们企业管理的革离，构筑了我们企业管理的瓮城。”