并非所有的 BPM 都大同小异

虽然 BPM 能为企业节省不少成本，但并非所有 BPM 系统都能提供自动化与应变能力，让整个 BPM 生命周期都能创造投资回报。无法完全发挥 BPM 投资回报的因素包括：启用时程延迟、推广困难、应变能力不足等等，以下分别讨论这些因素。
 
启用时程延迟 – 项目延迟的原因可能是人为因素，也可能是技术因素。 流程团队可能花费数个月的时间在流程探索并绘制流程图，尤其，如果流程团队担心“写死”的流程会降低弹性与应变能力，那所花的时间将更久。企业对于需要编写客制化程序的产品要特别注意，因为这些产品虽然稳定，但却需要很多时间来部署。 企业应该寻找已经为客户建立完整环境的产品，不必编写客制化程序就能设计并部署自动化流程。

推广困难 – 每一个人都是独一无二的。 企业若希望员工能支持新的流程运作方式，企业所采用的技术就应该让员工以最自然而直觉的方式工作。如果企业引进一套机械化而僵硬的系统，人员在某些时候就必须避开这套系统，回到旧的手动作业方式。

应变能力不足
一旦流程部署之后，企业关注的焦点就从流程的自动化移转到流程的应变能力。 原因有两点：1) 人员希望新的自动化流程能让他们以最自然的方式执行工作，2) 流程必须能够处理例外状况与外在变化。如果流程僵硬而缺乏弹性，人员将不会完全拥抱全新的系统，而系统也因此无法对企业有所改善。 如此，将导致投资浪费并且丧失节省成本的机会。

在现实生活里，人无法像机器那样工作。系统的自动化当然可以提升效率，但是，人们却不希望自己受到系统自动化一样的对待，或是在工作上毫无弹性。 就算是固定的流程，企业也还是需要人员来处理一些例外状况与特殊案例。

为了让 BPM 能够处理例外状况并面对环境变化，同时也为了能提供协同合作与方便性，BPM软件必须提供各种弹性应变、以人员为中心的功能。 这些功能主要分成四大类：

处理例外状况 – 人员在日常工作中总是要面对无数的例外状况。 有时候，某项申请可能模棱两可，或缺少适当的数据而无法签核。此时，就必须将这件工作退回上一个步骤，或者重新送出这件工作，或是将工作转送给另外一个人，甚至是向上呈报。 虽然这些例外情况对于“以人员为中心”的流程来说其实是家常便饭，但许多 BPM 产品却仍未内置这类状况的处理能力，需要客制化的程序开发才能实现。

因应改变 – 对现代的企业来说，改变才是常态。 人员会升迁调动，会有新进人员，也会有人员离职。 竞争压力、企业重组、法规要求等等，都会迫使流程必须改变。许多应用程序都得通过 IT 团队来进行耗时的程序修改才能修改流程，但 Ultimus 却已事先帮客户完成最困难的工作，让客户能够轻松修改 Ultimus BPM 系统。 Ultimus 提供数百种弹性的应变功能，例如：以组织图角色为基础的流程走向、将工作指派到共享的收件箱 (也就是队列)、只要更新单一对象就能够自动更新所有表单的表单对象库等等。这许许多多“即买即用”(Out of Box)的功能，让 Ultimus 系统能在几分钟内就完成变更。

支持协同合作 – 在工作与决策当中，人员通常必须彼此互相合作。 为了支持协同合作，Ultimus 提供非常完整的功能，包括：工作会办、图形化进度监控、工作分担队列、备注、自定义客户端视图等等。

使用方便性 – 在汽车发展的初期，绝大部分的创新与发明都在于如何让车子更快、更稳，反而很少着眼于舒适性功能。 但随着汽车越来越普及，许多方便的功能，例如自动点火、雨刷、转弯信号灯等等，逐渐变成标准配备。今天，汽车工业对人体工学座椅、导航系统、娱乐系统的重视甚至超越对引擎的重视。 同样的，随着 BPM 系统的演进，人们希望 BPM 能够纳入更多的功能，让工作的方式能够更直觉、更自然。 Ultimus 在这方面提供了自定义视图、入口网站、以及自然工作模式等等。