无线网络环境下企业应如何开展知识管理(AMT研究院 彭辉 编译)

作者：Alan Pelz-Sharpe

随着无线网络的发展，全球的信息管理尤其是其中的非结构化数据的管理（例如，电子邮件当中的，word文档中的数据）已经走到了一个新的十字路口。企业对数据库以及企业内容管理（ECM）最终会推动IT市场的更大发展，同时也拓宽了IT在企业和组织中的概念。发生这种变化的主要一些原因是因为出现了新的规则，例如Sarbanes-Oxley法案和新巴塞尔资本协议（Basel II），以及其它的简单的需求，如把组织的结构、规则和安全措施看作为关键的商业信息。

目前，企业对内容管理和知识管理软件的需求主要是为了及时满足新的规则的要求。但是，从某种意义上来看，我们现在所看到的需求是为满足一个不断进化的、变得越来越复杂的、而且越来越关键的需求所做的一个滞后的反应。完全是对非结构化的数据引发的需求一个纯粹的反应。这些非机构化的数据再加上新的监管规则，直接导致了企业不得不开发能够有效进行知识管理的系统。从那个意义上来看，对于企业来说开始应用ECM风格的技术是非常有价值的，特别是在整个企业的范围内发展这样的技术，是进行企业内容管理和满足新的监管要求的良好的开端。然而，现在似乎看起来新的硬件设施和数据的处理程序，好像是对已经规划好的活动的一个破坏，尤其是在部署无线网络和灵活性很强的部门里面。

最近在知识管理领域里面发生了具有重大意义的变革，就像电子数据在商业社会里面引发的变革一样。我们现在已经从过去的精心保护在暖房里面的大型机应用时代走出来了，现在面临的企业环境是不断变化的无线网络环境。计算机已经不是什么新鲜的事务，数字数据也不是很新鲜的东西，但是直到最近的一段时间，与传统的纸质媒介的数据资源相比较，数字数据资源仍然没有获得它应该得到的地位。而且，数字签名也是几年前才被某些国家的立法机关承认其合法的地位。

Dot.com即数字技术驱动的商业社会正在取代过去的纸质文件驱动的商业社会。从某种程度上来看，我们可以说已经差不多达到这个目标了，但是，如果从另外一个角度来看这个问题的话，我们可以发现现在虽然有非常多的商业信息是通过数字技术来处理的，但是在我们的办公室里面，传统的纸张仍然大量的存在。事实上，很多时候并不是数字技术来取代传统的纸张，它们在很多情况下都是共存的。而企业由于持续的需要对纸质文档和记录进行管理，这样就给已经很复杂的环境又增加了复杂的因素进去。现在绝大多数的企业面临的环境的易于管理性已经变得越来越高级了，因为最初的信息管理需求已经解决了。

印度的Wipro PSA系统公司每年都要对全球一百家的大型跨国企业进行调研，从中我们可以看到一个明显的技术应用上升的趋势。仅仅还是在几年之前（那时候，企业内容管理的工具刚刚被开发出来），绝大多数的人都是通过一个单一的设备对数字信息进行处理的，通常都是通过台式电脑对中央处理系统中的信息进行操作。事实上，今天几乎所有的知识管理软件都是按照下面的理念来设计的：

数字信息最终将会以纸质媒介为基础的信息；

每一个人都可以通过电脑对数字信息进行操作；

连接的方式是通过广域网或者是局域网；

所有的数字数据信息将会被储藏在中央数据仓库。

但是，这些设想并没有完全得到实施，而且看起来好像永远都不会有这个机会了。

到底发生了什么呢？原来台式电脑已经逐渐被笔记本电脑所取代，同时一些手持移动设备如移动电话和PDA也在某种程度上取代了台式电脑，这些设备也承担着传统的台式电脑的角色，读取和产生更加不具备结构化特征的数据（例如IMs,电子邮件和数码照片等等）。在组织中各种各样的获取知识的途径和方式已经让我们有些眼花缭乱了，我们可以躺在宾馆的床上通过网络电视的途径来处理信息，利用笔记本通过公共的无线网络来读取数据，利用手持设备创建一些数据文件（如数码照片）并且通过无线网络来进行传输。

我们访问数据信息也变得越来越容易，因为越来越多的先进技术已经成为主流应用。不过，从外表上来看，这些使得应用越来越灵活的技术是非常先进的，但是，从本质上来看它们对数据的处理和反馈，仍然是非常简单和原始的。现在，技术专家们已经开始了全面的讨论，讨论如何更有效的、更加协调的管理信息与现存的关键商业信息之间的转化。

企业业务部门对于偏僻的（低成本的）和移动性更强的办公环境的追求是非常有价值的，这些追求也受到下面一些因素的推动：减少办公室的间接营业成本，让更多的本地化人才来负责更加关键的工作，满足对新的、功能强大的无线笔记本电脑的简单需求，例如最新的笔记本电脑、手机和PDA等等。

在Wipro我们看到了很多趋势逐渐显现出来。虽然，目前在企业里面移动无线设备通常都是由总部来购买和使用，安全和信息管理部门很少有机会能够获得这些设施。但是，企业和企业的员工对新技术的持续性的渴望，让他们跨过了信息共享和基本信息安全的限制。情况看起来变得越来越糟糕了，而且无线技术也成为了他们进行辩护的理由。用户们追求应用最新的技术，例如全球定位系统、生物技术、红外技术、蓝牙技术等等，而且这些新技术的使用并没有相关的程序来指导，也不是在企业的指导方针下进行的。现在我们越来越倾向于以一种无计划的、缺乏安全性的风格或者方式通过更多的移动设备来进行信息的读取和交换。例如，我们很少看到企业应用了信息安全入口，保证所有的商业通讯都是在安全的网络里面进行的。即使有些企业已经有了这样的设施和程序安排，我们也发现起不了多大的作用，只要有人坚持就几乎不能阻止他们做出违反程序和规定的事情。

绝大多数的新手机都可以收发短消息，同时，我们还发现对手持处理电子邮件的产品需求增长速度非常快，例如智能手机 和 BlackBerries手机。

面对新的情况，我们需要考虑下面的一些问题：

知识是怎样获得的？

知识将会被如何定义？

知识型员工是否更加倾向于通过口头交流的方式来进行知识的交换和获取呢？

是否有一些知识型员工更加喜欢通过读、写的方式来进行知识的交换，并且获取知识呢？

在一个无线网络的环境里面，我们怎样才能保证知识的来源的时效性和精确性呢？

在企业的无线网络下面，是否仍然有对中央信息管理的需求呢？

我们怎样才能追踪和研究知识型员工之间的交互作用？

我们采取什么样的措施才能为无线网络企业提供最好的支持呢？

在无线网络的环境下面，为了满足规则调整的要求不得不增加一些新的限制，这些限制是否会影响员工对知识共享的热情和获取知识的途径呢？

企业向无线网络环境的变化已经成为一个潮流，这给知识管理的专家们带来了非常多的烦恼。为了实现原来混乱的信息处理途径向无线网络的转移，很多新的规则必须被制定出来。而且很明显的是，这些措施会阻碍员工使用手机或者无线的笔记本电脑或者PDA设备来提高办公的效率。但是，在有些情况下，必须获得关键的商业信息并且对它们进行管理，而不需要考虑它到底是从哪里产生的，通过什么样的设备和途径获得的。对于上面的这些问题，没有哪一个我们可以很容易的给出答案，但是关于在哪些地方废除严格的检查已经落后于我们的实践了，更加实际的做法是对移动内容和知识资产进行管理。

我们的建议

按照工作的职能来部署无线设备是企业在布置新的设施时的常用做法。不过，企业的关键信息放在后台进行储存和管理的方式是和这种做法相适应的。如果移动设备的拥有是社会地位和特权的象征的话，一般都是企业的高级经理人员可以获得，他们绝大部分都会受到Sarbanes-Oxley法案和其它规则的严密监管，但是交换和使用企业的信息却是在没有约束的环境中进行的。

我们的安全措施通常都是阻止未经授权的人进入网络或者传播病毒。但是，即使是在那些安全观念很强的组织中，在绝大部分的知识管理和内容管理的软件工具控制下面，获得授权的人下载文件或者文件夹都是没有限制的，同时也是脱离中央控制的。

在组织中提供对知识转移的活动的不付责任的支持，电信服务商扮演了越来越重要的角色。当然，这些公司很少会得到知识管理专家的夸奖。随着企业无线环境的普及，我们迫切需要对电信和IT服务厂商进行检查，制定自己的战略，尤其是与企业相关的关键知识活动。对于企业的关键知识资产需要制定严密的规则，在规则下面进行运作，进行持续性的集权管理，而不是为了满足对新技术和社会地位象征的追求。