德首软件制药行业ERP解决方案（二）

4.库存管理子系统

我们对库存模块进行了灵活的设置，我们可以按照需要将仓库设置为四个逻辑库，即总公司成品库，销售机构所在地成品库，原材料库，车间半成品库，我们可以根据您企业的实际情况设置您的销售机构的发货仓库。这样，如果您某个公司在外地省公司有仓库，您将可以对您省公司仓库的情况实时的查询及盘点，最大限度的增加了您的控制监督功能。并且，我们将库存模块和质量模块进行了有效的结合，使其完全符合GMP的要求。

我们也对安全库存、最高库存、最低库存的警报和控制机制。对于低库存产品采取了实时报警功能，防止您的库存过小对销售的影响。

另外，我们还专门争对制药行业开发了特有的联产品入库等功能。

基本功能概述:

(1)入库操作:用于处理正常入库操作，记录入库物品的物品代码、仓库、数量、单价、供应商或车间、批号等信息，并打印入库单。入库的依据是生产计划(产品或零部件)或采购计划。

(2)出库操作:用于处理正常出库操作，记录出库物品的代码、存放仓库、出库数量、单价、客户代码或领用部门(车间)、领料单号等信息，并打印出库单。出库的依据是限额领料单或发货通知单。

(3)仓库查询:可进行正推或倒推的流水帐查询、进行仓库的收拨存统计及常规的入出库统计。

(4)盘点管理:用于进行盘点业务的处理，可编制盘点表、形成盘点数据和进行盘点盈亏处理。

(5)仓库结存管理:用于录入某一指定日期的仓库数据，这些数据可以作为原始记录或者作为仓库的启动数据，同时在系统运行初期，可以用这些数据和出入库单据来修正当前的库存数(为系统运行的方便，可能会将启动时的库存数设为一特定值)。

(6)仓库属性管理:用于录入各仓库中各物料的初始参数值，并可用来录入某仓库新增物料的初始值。

(7)库存上下限管理:用模拟的成品需求量或生产量以及产品结构来形成对各物料的需求量，并据此来计算物料库存的理论上下限，还可用模拟的上下限来修改实际的上下限。

5.采购管理子系统

采购模块和通过生产模块的生产数据，运行MRP进行计算，结合您公司一些个性化的特点，得到您在生产该产品时的最佳采购批次。并对原料的请购、采购订单的制定、采购合同、供应商及供应商报价、以及您对供应商付款进行流程化和规范的管理。通过采购模块的控制，您能够对采购过程中的一些动作进行有效的控制，在用最小的采购量保证您生产的同时，也使您积压最少的资金。

基本功能概述:

(1)供应商管理:收集供应商的基本情况，对于有长期供货关系的供应商，建立供应商采购协议，质量部门的质量反馈信息也对应到供应商档案上，物料入库、发票、付款等记录也通过查询供应商反映出来。在一定时期内，通过各部门对供应商的供货准时性和供货质量等进行审定，得出供应商的信用等级。

(2)采购管理:物资处根据已确定的采购计划(或零部件外协计划)，对每个采购员分配采购任务，采购员根据采购任务的大小，供货周期的长短，厂内资金的多少等因素，确定供应商，再进一步商谈采购合同。供应商供货到厂后，应按供货合同中提供的供应编号进行检验和入库。物料入库时，先进行估价，待发票到达时，再将发票与估价入库单进行对应(若发票与入库单同时到达，也按先估价的方式进行处理)。

(3)采购发票管理:收到供应商的采购发票后，从计算机上查出该供应商未开发票的所有入库单，找出该发票所对应的物料入库单，并在入库单上填写发票号。对于需要办理付款手续的发票，需要先找到发票与入库单的对应关系，确定出可付款的发票，打出该发票的原入库单明细，连同用户的发票及付款通知单交财务处付款。

(4)采购分析:包括供应商供货周期分析、供货质量分析、供应商信用等级评定，物料采购单价变动分析等。

有几点要特别说明:

(1)采购计划编号(供应编号)贯穿整个采购过程:包括采购任务的分配、采购合同的制定、进厂检验、入库等环节。每一步都要有采购计划号，不允许无计划采购。

(2)强调采购协议的重要性:在对材料供应商的评定方面，设计有按采购数量、品种、采购金额、采购提前期、到货准时率等多个指标计算的材料供应商评级办法。

(3)提供采购单价的变动分析的程序:找出单价变动超过某个阀值的采购作业并进行报警。并能画出采购单价变动分析的曲线图。

(4)采购发票处理:将采购发票和采购入库按两条线处理，采购入库时只记录入库数量，无发票时入库单价按计划价处理，有发票时按发票单价计算。采购员拿到发票后，要确认该发票是哪张入库单上的发票，并把发票单价记录在发票记录上(入库时的单价也代到采购发票上)，差异只存在在采购发票上。同时采购发票处理完成后生成财务付款通知单。财务部门接到付款统治单后按有关规定办理付款手续。

(5)应付帐款管理:主要与财务系统的关系。ERP系统管理应付帐款的明细，财务系统管理应付帐款的总帐。这里提供的主要内容有:预付款管理(借款)、付款数据登记、付款数据分配(按合同或发票)、应付帐款统计等。

(6)对采购业务提供按物料大类、仓库、采购员的分析统计功能:特别是对采购员的工作业绩有一个评定程序(按采购金额、品种、按时到货率等)。

(7)在采购预警方面:我们提供仓库低限报警和采购拖期造成的影响面分析。

6.成本管理子系统

功能概述:按照“产前预测、产中控制、产后分析”的成本核算和控制思想，该子系统有如下功能:各类差异的汇总及分摊、实际成本核算、实际成本分析、定额成本测算、定额成本价管理、应收/应付帐款管理等。

(1)定额成本管理。主要制订零部件和产成品的定额成本价。首先制订原材料的厂内核算计划价(计算定额成本时用)，进而根据零部件加工用的物料清单、工艺路线、定额工时费用率等因素自下向上卷积计算出零部件的定额成本，同理也可计算出产成品的定额成本。

(2)实际成本核算。采用分批分摊成本的核算方法计算产成品和零部件的实际成本。产成品以投产计划号为单位分摊成本，零部件以零部件计划编号分摊成本。材料费体现在出库单上，采购差异、辅料、外协加工费等分摊在主料上，加工费(直接工资、制造费用)体现在工时卡上。辅助生产车间的费用按厂内规定的分配率分配到直接生产车间上。每个产成品生产计划和零部件生产计划均有一个成本归集卡，可随时计算在制成本和接转完工成本。

(3)实际成本分析。以完工的成品生产计划或零部件生产计划为对象，比较实际成本和定额成本在料、工、费上的差异，分析产生差异的原因。

(4)定额成本预测。调整材料、加工的工时费用率、外协费用、辅助生产部门的分摊率等参数，预测定额成本的变化情况。

(5)材料定额管理。分析定额材料与实发材料的差异情况，制定材料定额的修订办法，建立材料定额的管理体系。

(6)工时定额管理。分析定额工时与实动工时的差异情况，制定定额工时的修订办法，建立定额工时的管理体系。

7.人力资源管理子系统

功能模块:我们认为,人力资源管理系统应该是ERP系统的一部分,作为人力资源的管理者,他应该能够通过ERP系统得到企业运营方面的相关数据(例如生产和销售的相关数据),从而能够通过管理人力资源来达到管理全公司的目的。

该子系统主要用于管理职工的基本信息、个人简历、社会关系、劳务合同等个人档案及日常的人事统计、分析等业务。主要功能如下:人事档案管理、人员结构分析、人力资源的短缺分析、人事统计报表、考勤管理、人员变动管理、待用人力资源管理等。

(1)在职职工档案管理。管理在职职工的档案信息，包括员工基本情况、个人简历、社会关系、劳务合同、培训记录、培训合同、工作业绩记录、奖励及惩处、工资变动情况等。

(2)人员变动管理。管理人员内部调动、退休、死亡、调出和离厂情况，分析员工离厂原因。

(3)人员结构分析。分析各类人员的构成情况，包括文化程度、年龄结构、岗位属性、党派构成等情况。

(4)人力资源短缺分析。以宏观生产计划或主生产计划为依据，分析各车间班组的人力短缺情况。

(5)人事统计报表。按有关规定编制人事统计报表。

(6)待用人力资源管理。管理在本厂登记的招聘人员情况。

(7)社会保险管理。管理养老、医疗、失业保险、住房公积金管理。

8.设备管理子系统

该子系统建立固定资产台帐，管理固定资产的变动情况、编制维修计划、管理设备现场数据等。具体功能如下:台帐管理、变动管理、大修/二级保养管理、设备现场管理、特种设备管理等。

(1)台帐管理。包括管理固定资产台帐、工装台帐、设备附件台帐、设备保养卡等。

(2)变动管理。管理固定资产的愈龄、封存、启封、报废、内部转移、资产评估、转让、租赁等变动情况。

(3)设备大修/二级保养管理。管理设备大修及二保计划的编制及完成情况。

(4)车间设备现场管理。管理设备运转、事故及日常保养记录。

(5)特种设备管理。

9.应收/应付账款管理系统

功能模块:在应收/应付账款管理系统中，我们提出了财务应收账款、财务应付账款、销售应收账款、采购应付账款等概念。财务应收账款、财务应付账款同财务部门的通常习惯一致，下面重点解释销售应收账款和采购应付账款。应收账款管理的主要功能如下:

(1)销售合同收款协议管理。主要功能有合同生效确认、变更协议收款日期(对合同拖期后销售收款协议的修改)、管理合同预付款和质保金。

(2)银行回款登记。包括电汇单、转帐支票、现金回款的登记;编制销售回款通知单给销售部门;销售回款明细账/统计表等。

(3)销售回款分配。包括按销售合同分配回款和按销售发票分配回款，形成销售回款明细账。

(4)应收账款分析。包括财务应收账款分析明细表/统计表/账龄分析表;销售应收账款分析明细表/统计表/账龄分析表;

(5)应收账款催收。包括下达应收账款催收通知单等功能。

应付账款管理的主要功能如下:

(1)采购发票处理。将收款的每笔采购发票与采购入库单进行对应。

(2)采购付款通知单管理。根据采购协议上的付款日期，编制采购付款通知单并通知财务部门进行付款。

(3)采购付款管理。财务部门根据采购付款协议及厂里资金情况对物料供应商进行付款，并分配付款情况(即将每笔付款分配到采购发票及采购合同上)。

(4)应付账款分析。包括财务应付账款分析明细表/统计表/账龄分析表;采购应付账款分析明细表/统计表/账龄分析表;

(5)应付账款对账管理。主要完成与物料供应商的对账管理功能。

(6)采购付款预测。根据采购付款通知单中的付款协议，预测未来可能的付款数据。结合销售应收账款预测，可以进行财务资金预测等方面的工作。

10.综合信息查询子系统

专门为企业领导提供了解与掌握全厂综合情况的信息查询系统。主要功能如下:订货及销售情况查询、生产计划及完成情况查询、采购计划及完成情况查询、成品发运及库存情况查询、各类物料仓库占压资金情况查询、配套缺件情况查询与分析、重大设备运转情况查询、各类物料质检情况查询及不合格品原因分析、企业财务状况查询、应收/应付帐款查询、人员结构分析、人力资源短缺分析、定额成本查询、实际成本查询及成本变动分析等。

四、成功案例

江苏苏中药业企业ERP系统，分销系统。

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来源：天极网