［编译］掌控你的知识: 知识管理（知识地图）和流程匹配

AMT研究院 张世翔 编译

一张好地图一定能将驾驶员带到目的地, 只要他（或她）能读它。无论是想找到地球上的一个城市或家谱中的远亲, 地图都是为了识别和定位信息的主要工具。

过去的许多年里, 商业界为了流线型操作也试图在工作过程中使用地图的方法。 知识地图,是很多行业都偏爱的快速途径，正如其名，它通过知识共享或再利用能很快地识别知识和缺口技能并能改善组织绩效。知识管理的结果是知识地图能使企业能够识别和组织他们的知识资产——人、过程、内容和技术—并通过与他们的内部专家的平衡来达到商业目的。石油和天热气行业, 非营利的组织, 军事机构和工程公司最近都采用知识地图的方法来改善商业业绩。

绘制地图工作

在组织开始勾画它的知识资产前, 它必须首先判断什么是它的目的。 Vestal说，简单的地图是不够的。组织希望通过信息达到什么成效? 什么可以通过知识地图帮助你的组织得到改善? 谁是专家，和什么和何时你可以找到他们? 什么地方是知识缺口，如何填补他们?

地图展现关于公司的几个方面: 它识别核心和环境的知识、 知识如何流动和谁是特别领域的专家。地图能被用于识别新的机会和再使用信息资源, 和帮助开发实践的特定社区。

Vestal将知识地图现象划分为三个基本阶段: 技能/专家的意见概述, 专家的意见定位, 和公文/人为测试。组织能使用知识地图进行企业战略或企业目标的策划。例如为了弥补专家的知识缺口。它可能也使用地图来识别商业领域中的主要专家。通过地图也能明白地了解在商业过程到确定什么知识是公司内部存在的和哪些是需要得到的。

当问到利用这些信息做什么时，Vestal说, 组织可以开始知识地图的实践应用了。一些人可能对创建地图有着特别的想法。对于Vestal, Microsoft Word和Excel是完成它的最简单的途径： “对我而言, 最好的工具是过程地图, 翻转图, 连接点, 合适人和Excel,” 他说. “还有很成功的组织，是那些过程导向的而且在知识共享中有一定背景的企业。关键是要致力于流程。”

流程是关键

撰写知识地图需要一些潜在的步骤, Vestal说.选择流程和识别做知识地图的价值后, 公司必须定位信息, 识别来源和知识的接收者, 和寻找信息缺口。最重要的是，知识地图必须是随着所有这些因素的更新而不断地更新的。“这工作适应于任意大小的组织和不同的过程,” Vestal说. “你必须开发一个你自己适应的流程。”

致力于流程是至关重要的。Vestal回忆起美国陆军2001年的医药部门的划分, 那些主要管理官员只对描绘出某些核心内容感兴趣。这实现起来比较困难，因为他们各自主管着许多不同的过程。因而Vestal和APQC的小组询问那些官员，列出各部门常规情况下的关键问题。那些列表成了围绕知识地图创建的重要主题。

在开始的几个月里，还能顺利得到问题的解答。 然而，Vestal回忆到，“下一步怎么办”的大问题来了。更多的时间里，应该关注最能影响其商业的一些核心商业流程。你必须致力于你的商业流程。”

确定流程后，然后组织必须识别各个过程的最合适的人员。谁是关于这一流程拥有最多知识的人? 之后, 一连串会议将开始实际的地图绘制工作。最后, 组织必须列出计划，为了获取, 确认,和更新知识。

作为知识地图的一个应用的实例， Vestal描述了最近在大型的硬件/软件制造业组织的应用。他们想重新建构企业数据架构。 “他们用知识地图作为定位和巩固企业中最优知识的途径，这样他们的团队能一致地并且有效地运用知识。” Vestal说，“他们创建了一个应用社区， 这一社区把他们连接到一起了。”

“成本是可以忽略的，如果谈到知识地图，”Vestal说，“上述的计算机公司使用共同的桌面发布程序并且计划用其他低科技含量的工具开始第二轮的知识地图绘制。比成本更重要的是时间。”

障碍和发展方向

同其它任何的过程一样, 知识地图也有共享的障碍，首先是识别渴望的结果。 “人听到它是一个酷酷的主题, 但是他们不知道为什么。” Vestal说。

其次是一些成员不愿意和其他人一起共享他们的知识，因为他们恐怕共享会减少他们在企业的威望和地位。

另外的典型障碍是不懂商业过程，也没有好的计划去收集, 合理化, 存储和再使用知识和信息。知识也是有生命周期的，需要定期更新和确认. “如果你没有一些人懂得流程和达到目标的关键知识，你就无法清楚地了解一切”，Vestal说，“你需要知道对流程有重要意义的那些人。他们不一定是管理者，重要的是他们对特定流程的掌管。他们必须有掌管权。”

尽管有这样的障碍, Vestal相信知识地图前景一片光明。

“人们可以继续看到为他们的企业创建一个知识地图是不够的,”他说，“这将是流程改进中他们认为是组织学习增长曲线的一部分”。