偌大的知识管理从哪里切入

2005-6-28 9:39:08【作者】 畅享网 【进入论坛】
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王玉荣

王玉荣女士,西安交通大学计算机学士,上海交通大学管理学硕士,后师从我国系统工程与管理工程领域权威专家、唯一的管理领域工程院院士汪应洛教授攻读博士学位。 获得由国际管理学会颁发的“2006年中国卓越管理专家”称号。 特长领域:管理系统设计与综合提升、流程管理、IT规划、大型项目管理、高级管理培训、约束理论研究 
知识管理不是一个空洞的框架,不是一个技术化的软件,而是实实在在的一块业务、一个亮点、一个成效。
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 AMT服务过的客户看来,知识管理不是一个空洞的框架,不是一个技术化的软件,而是实实在在的一块业务、一个亮点、一个成效,那么,就从这里切入。 
 


偌大的知识管理从哪里切入

王玉荣
 

问题的提出

当“知识管理从说到做”时,总要找一个抓手,也就是明晰“知识管理从哪里切入”,这样才好把工作做实、做出效果,避免什么都抓、结果得到一堆框架报告。

一般来讲,由于企业很难一次性全范围导入知识管理,通常先会选择合适的试点,在取得局部成功经验、“一炮打响”的基础上再进行推广应用。根据经验,试点项目应遵循以下几条原则:(1)是对业务重要的部门或过程;(2)试点能够有可见的成效;(3)试点能够有足够的资源保证;(4)试点得到的经验能够移植;(5)试点能够对知识管理原理进行有效验证;(6)试点能够充分利用已有的知识。

下面我们就结合一些例子要展开说明。


 


中国电信“大客户管理”的做法

AMT给某建筑施工企业的“部门-技术-方法”分析表

两个矩阵:
知识管理的价值矩阵和优先级矩阵


从关键流程导入,提炼出“大客户管理六步分析法”的知识经验

分析了“企业管理部、市场投标部、造价管理部、工程部、技术部、质量管理部、物资管理部、设备管理部、安全环保管理部技术中心”的KM切入。
 


以“研发管理”为例,介绍了这两种矩阵的使用

 

中国电信:从关键流程导入,进行深入的知识经验研究

中国电信2000-2004年开展业务流程工作的过程中,就注意到这一点:不能把面向所有流程和知识泛泛地做工作,而是要找到关键。他们的做法是,把“潜在效益高”&“实施复杂性/风险小”流程作为关键流程,放在第一优先级来切入(如图1“关键流程选择矩阵“所示)。

  

1  关键流程选择矩阵

结果,“大客户管理”流程被选中为“关键流程”,建立完善了“大客户管理”流程,即有了“如何做正确的事”的“流程管道”。但对于“流程活水”还是没有的,即以往对于“大客户管理”的工作要做好有哪些知识、有哪些经验可以复用是不知道的,更遑论有高质量、高经验含金量的指导文件。因此,从这个流程切入,进行了详细的知识经验提取、分析和总结,制定出了一套知识经验:“大客户管理六步分析法”(如图2所示)。


2 中国电信“大客户管理流程”的知识经验:“大客户管理六步分析法”
 



AMT给某建筑施工企业的“部门-技术-方法”分析表

这家建筑施工企业的老总提出了知识管理的需求,老总的原话是很朴素的,“为什么我们的建筑施工工作,会一次次重复犯自己已经犯过的错误?会一次次重复犯别人已经犯过的错误?”。AMT的顾问在和企业交流的过程中,很注意从客户的角度来思考:要把这个重复犯错的问题解决好,要把偌大一个建筑施工企业的知识管理做好,从哪里进行切入呢?从该企业的哪个部门或者哪个项目切入呢?从哪个知识管理技术或手段切入呢?具体切入的方法是什么呢?

我们使用了下表,来和该企业一起分析他们的知识管理导入策略:

1  某建筑施工企业的知识管理导入策略分析
 

文档

管理

数据

挖掘

搜索

引擎

在线

学习

即时

通讯

BBS

AAR

专家

系统

COP

导师制

其他知识

管理技术

企业管理部

市场投标一部

市场投标二部

造价管理部

工程部

技术部

质量管理部

物资管理部

设备管理部

安全环保管理部

技术中心

XX项目1

XX项目2

……

 

上表中最上一行所列的是常用的知识管理技术或手段(其中的AAR是“事后总结”,COP是“实践社区”),最左一列所列的是该企业的主要部门和项目,空白处用来填写在该部门推行该知识管理技术或手段时应该采取的方法,比如:

可以在企业管理部推行文档管理,具体的切入方法是参考企业管理的一些模型来建立企业管理部的知识分类体系,并进行知识地图的梳理;

可以在市场投标一部使用文档管理的知识管理技术,如可按照投标流程建立人、流程、知识之间密切联系的知识历程图,建立市场投标checklist 也可在市场投标一部实行AAR的知识管理技术,如在每次投标结束后,无论是项目成功还是失败,都以会议总结的方式来研讨,分析项目成功的原因和失败的教训以提高投标能力。

可以在某项目中推行文档管理,最重要的是将隐性知识显性化。切入方法可以是对所有岗位进行定量排序,找到TOP20%隐性知识密集的岗位,用模板、访谈、提问等来提取关键隐性知识,制作CHECKLIST推广使用,或者把这些隐性知识列成一个个条目固化在各种工作表单中;也可在项目中使用专家支持系统,建立专家知识库,详细列出企业内部专家的所有信息,如擅长领域、曾经负责的项目、联系方式、发表的专题论文等,方便项目组在项目实施过程中能方便的获得专家支持。还可以在某项目中推行AAR,则对项目过程的每一阶段或某段时间进行科学的总结、开总结会,并形成习惯,然后推广到全中铁建设;

可以在工程部推行COP。切入方法可以是选择35个以前容易出现失误(例如人事伤害安全问题)的主题,建立COP线上和线下社区,并良性竞赛,鼓励每个COP自办刊物、失误教训每月通讯等;也可以在工程部使用文档管理的知识管理技术,按照施工过程中涉及的工程技术进行知识分类,方便查找相关知识。

……

这样填写以后,还可以对上表中的每一个★●█◆,来分析每一项可能带来的潜在效益和实施复杂性(参见图1),从而得到一张完整的“切入部门-切入技术-切入效益/风险”的分析表。

 

两个矩阵:知识管理的价值矩阵和优先级矩阵

在满足上文“问题的提出”部分“试点原则”的基础上,我们可以根据知识管理的价值矩阵和优先级矩阵,来对知识管理项目的价值及其实施难度进行判断,并以此为依据来指导知识管理项目的导入。也就是说先根据知识管理的价值矩阵确定在某业务上导入知识管理的价值继而决定企业所应该采用的知识管理策略,然后利用优先级矩阵确定在该业务上导入知识管理时,不同功能之间的优先次序。

在具体的知识管理导入中,首先通过在知识管理价值矩阵中定位来确定需要投资的知识管理策略,然后将该策略细分为多个项目功能块,并标定在知识管理优先级矩阵中;在此基础上,可以确定各项目模块间的联系和依存关系,建立项目导入路线图并着手实施。如图3所示,在支持产品研发和创新的知识管理项目中,业务重要性高,而且实践创新性也较强,可以视为一种“突破战略”。而在该知识管理项目中,又可划分出多个子项目,如技术文档管理、研发人员知识社区建设、智能辅助设计系统建置以及产品设计知识的挖掘系统等等。视它们在业务影响力和实施难度两个方面的表现,我们将其标定在优先级矩阵的不同位置。如“技术文档管理”实施难度较低,而在产品研发中又不可缺少,所以将之定位为“快速赢取”;而“智能辅助设计系统”实施难度较高,但在现代产品研发中越来越重要,所以将之定位为“必须拥有”。
 


3 知识管理的价值矩阵和优先级矩阵应用的一个实例

展开说明如下,价值矩阵是根据“知识管理对于不同业务的重要性”以及“在该业务上实施知识管理的实践创新性(一定程度上反映了其难度和风险)”两个纬度衡量了知识管理在不同业务上的价值。

如图4左侧知识管理价值矩阵所示,根据不同知识管理项目的价值性,我们可以将知识管理实施策略分为以下四种:

n          新基础(I):该种形式主要集中于现有战术环节的“知识应用”,其业务重要性较低,创新性和难度也比较低,大部分企业从这里起步,播下知识管理的种子,当进一步成熟时,有望进入“出色运营”形式。
 


4 知识管理的价值矩阵和优先级矩阵

 

n          理性实验(II):该形式聚焦于不太重要的业务领域的“知识创新”,因为对业务影响不大,所以创新的成败影响也不会太大。这种实践一般应在“新基础”或有“出色运营”的条件基础上再进行实践和试验。

n          突破战略(III):该形式集中于对业务非常重要的过程的“知识创新”,相对来讲是一种冒险性策略,一旦成功,会给企业带来巨大的竞争优势。比如支持产品研发和创新的KM就属于此类。

n          出色运营(IV):它是“新基础”阶段的延伸,强调核心过程的“知识应用”,着眼于企业的知识转型。比如一般企业支持日常运营的知识管理就属此类。

对于价值矩阵的四个象限来讲,矩阵左半部着眼于“通过知识应用提高效率”;而右半部着眼于“通过知识创新而创造新价值”。对于不同企业而言,对知识管理实施策略的选择是不同的,要视其在知识管理努力中的位置而定。但是,应该明确,知识管理实施策略不是也不应该是静态的,企业需要考虑当前什么策略最合适,而什么时候应该转为其他策略。

建立知识管理价值矩阵仅仅是走向成功的其中一环,如何才能保证策略被正确地执行?企业需要建立一种更为精细的过程,知识管理策略应该被分割成关键项目。为确定这些项目功能块的优先级,我们可以应用知识管理的优先级矩阵来说明,如图4右侧所示。

n          吃力不讨好(I):业务影响力不大,而实施难度却很高,属于“吃力不讨好”的类型,所以在实施知识管理时往往是最后才考虑这一块,或者干脆舍弃不作。

n          唾手可得(II):这些功能模块具有一定的吸引力,因为虽然它们的业务影响力小,但开展起来容易。

n          快速赢取(III):在该象限内的功能,既有高的业务影响力,又容易开展,属于最优先考虑的实施的内容,一般知识管理应该从这类功能开始着手。

n          必须拥有(IV):大多数成熟企业需要着手“必须拥有”的知识管理功能,它们业务影响力很大,但是实施非常困难。但如果企业已经实现了一些 “快速赢取”的策略并且积累了经验,那么可望更容易地实施那些“必须拥有”的策略。

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