中原地产Office System知识管理案例

中原地产Office System知识管理案例
麦炳

实现信息安全与共享的完美结合—Microsoft Office System新一代知识管理解决方案应用于中原地产

　　中原(中国)物业顾问有限公司是中原集团旗下公司，专责国内房地产代理中介业务，在全国21个城市设有分公司，是全国最大规模的房地产代理集团。

　　中原（中国）物业顾问有限公司于2003年4月开始正式规划、推广网络化办公解决方案，部署基于微软技术的信息权限管理和企业信息门户平台。通过在Microsoft Windows Server 2003操作系统上部署Microsoft Windows Rights Management Service（RMS），将其与Windows Server中的活动目录和Microsoft Office 2003紧密集成，来保护与日常办公所产生的敏感的Web内容、文档和电子邮件。通过Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003在企业中搭建企业知识管理平台（KM），实现信息的集中管理、知识挖掘、分享与沉淀、协同工作。这套系统，不但为中原的各个分公司搭建了自己的知识共享、协作的平台，而且第一次令中原发挥自己在全国范围内的优势。

　　应用背景分析
　　在中原（中国）物业顾问有限公司的工作流程中，往往需要一个工作组来完成一个项目，或者由几个工作组来配合完成一个项目，这些项目通常会包括楼盘的营销、代理，从而会产生出大量的策划方案、销售报告、产品分析、需求报告、客户反馈等电子文件。

　　在以前，需要将这些电子文件打印出来归档，如果需要借阅就必须办理借阅手续，而且不同的人都是用自己的计算机来完成自己的工作，项目之间需要合作时，就不得不采用文档复制的方法。建立好公司的计算机网络后，可以通过网络上的共享文件夹方式将文件在网络上传来传去。但是大量的文件散落在公司中，特别是对一些新进的员工，就不知道如何从网络中找到需要的文件。后来采用了文件服务器的方法进行文件的集中管理，所有的文件都保存在文件服务器上的相应目录中，但是又面临着文档的安全性问题。
以前的文档安全保护基本上是基于文件夹方式的，虽然在公司内部通过技术手段为文档加密、设置访问密码、控制使用邮件的传播，降低了文件的扩散速度，但是也阻碍了文件的内部交流的通畅。比如员工有时需要从公司借出策划方案给客户，或者将工作文档带回家来办公，也会使用一些免费的邮箱来收发相关的文档。如果在某一个环节造成文件的流失，对于公司或项目小组都会带来不可估量的损失。而且，随着项目的增多，公司中会存在着大量的知识文档，当需要这些文档时，搜索相关的文件也是比较麻烦的。以前，中原（中国）物业顾问有限公司也计划在公司内部开发、推广文档管理平台，但是必须要找专业的人员来开发、更新、维护，所以这个思路在理论上是可行的，但是推广起来就非常困难，在使用上形成了巨大的障碍。

　　中原（中国）物业顾问有限公司非常希望能够通过技术手段来保护企业运营过程中的技术文档，并且能够通过一个协作平台实现现代化的办公方式。

　　解决方案
　　中原（中国）物业顾问有限公司开始规划和部署基于微软技术的信息权限管理和企业信息门户方案。

　　后台服务 通过在Microsoft Windows Server 2003操作系统上部署Microsoft Windows Rights Management Service（RMS），将其与Windows Server中的活动目录紧密集成，来保护与日常办公所产生的敏感的Web内容、文档和电子邮件。使用RMS来设置策略模板，使得文档的保护与企业中的办公流程能够整合在一起，例如策划部的文档可以规定只能在策划部或其他主管部门来进行察看，其他无关人员就没有权限来访问文档。并且，通过RMS的日志管理机制，可以随时监控公司机密信息的流动，防止相关文件的外泄。

　　前台用户 员工使用Microsoft Office 2003来进行日常办公，并获得与企业的业务策略相一致的内容使用权限和条件。通过经常使用的Office工具就可以为重要的Word、Excel、PowerPoint文档设置禁止复制、禁止编辑、禁止打印、文档可以浏览的到期时间等权限；通过Outlook可以为机密的电子邮件设置禁止转发、打印等操作权限。阅读文档的用户，不管是否使用Office 2003都可以受到权限管理的控制。这样一来，企业内部的文档交流和企业与客户、合作伙伴的文档交流都可以得到权限控制。与文档不相关的人员很难打开这些文档，大大降低了机密文件的泄漏风险，充分保护了企业中的数字信息。而且，基于Microsoft RM的保护方案是基于文件内容的权限管理，比以前在公司中采用的基于文件目录的管理方式要灵活、安全很多。
　　因为做到了重要文件和信息可以安全地存在于公司的网络中，所以就可以安全地通过Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企业中搭建企业知识管理平台（KM），使所有的工作都可以基于这个平台来开展，包括加班通知、外出登记、图书资料借阅、业绩报告、市场调研、市场分析等等，并且业务主管部门还可以通过知识管理平台来对营销数据进行深层次的挖掘和分析，以获得最新的企业运营报告。通过知识管理平台的实施，增强了文档的集中管理能力，工作组成员之间、工作组和工作组之间的协调配合大大加强，提高了办公的效率。

　　优势与收益
　　通过在中原（中国）物业顾问有限公司成功部署基于微软技术的IRM和KM解决方案，帮助企业实现了统一实施安全机制策略，防止机密信息的泄漏，并将散落的文档集中管理和控制，使员工能够快速地从知识库中检索文档，加强了员工之间、部门之间的协同办公能力。通过该解决方案，实现了快速且安全地与客户交流信息，提升了客户满意度。

　　统一实施安全机制策略，防止机密信息的泄漏
　　将Windows RM客户端和服务器技术综合起来，可以提供创建受RM保护的内容、授权和分发受RM保护的内容、获取许可打开受RM保护的信息，并可以将信息安全策略在企业级快速部署。

　　企业中的IT管理人员可以为用户创建和分发文档定义使用权限和条件的权限策略模板。例如，可以为员工创建权限策略模板，以便对公司机密信息按照不同部门的访问级别单独分配使用权限和条件。对于那些要为其内容建立文档分类层次结构的组织而言，这些权限策略提供了一种便于管理的方法。同时，Windows RMS支持日志记录，管理员可以跟踪和审计组织内受RM保护内容的使用情况，以便记录RM的活动情况。
　　将散落的文档集中管理和控制
　　通过Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企业中搭建企业知识管理平台（KM），使所有的工作都可以基于这个平台来开展，包括加班通知、外出登记、图书资料借阅、业绩报告、市场调研、市场分析等等，并且业务主管部门还可以通过KM来对营销数据进行深层次的挖掘和分析，以获得最新的企业运营报告。

　　SharePoint Portal Server集成了许多文档管理组件，内容创建者可以在Microsoft Office环境下很方便地发布信息。SharePoint Portal Server提供了自动的文档签入和签出、版本控制、安全性能保障、生命周期管理和协作功能。线程化讨论允许使用人员在传播文档时在文档中添加注释，他们还能从门户站点审核这些注释，而不需要在多个审阅者之间来回地发送电子邮件。

　　加强了员工之间、部门之间的协同办公能力
　　在中原（中国）物业顾问有限公司的工作流程中，往往需要一个工作组来完成一个项目，或者由几个工作组来配合完成一个项目，这些项目通常包括楼盘的营销、代理，从而会产生出大量的策划方案、销售报告、产品分析、需求报告、客户反馈等电子文件。通过Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企业中搭建企业知识管理平台（KM）可以使这些文件安全地在员工之间和部门之间进行共享，加强了协同工作的能力。

　　快速从知识库中检索文档
　　SharePoint Portal Server采用了微软研究和开发实验室提出的改进算法，搜索引擎考虑到了单词的出现频率，优化了排序结果的布局。其他高级工具中包括一个智能的索引引擎和自动分类工具。前者能够辨识信息更新频繁的区域，从而实现更加高效的索引编制；后者能够分析文档，并且为以后的文档自动分类过程做出一些类型推测。

　　此外，还包括一些不变的查询服务，这些服务将促使用户去订阅通知。用户可以订阅一个文档、文件夹、类别或者搜索查询。新的信息发布的时候或者信息有所更新的时候，用户还可以通过电子邮件或直接登录到门户的方式获得通知。

　　除了关键字搜索，用户也能够通过类别和属性使用SharePoint Portal Server来搜索需要的信息。公司可以通过类别（Categories）将各个信息内容划分到一系列分组中，比如产品类和技术类。属性表示的是文档的类型，比如备忘录和策划报告。需要查找相关文档的用户可以有多种选择，他们可以查看传统的文件夹层次，也可以按照类别或属性浏览，还可以使用SharePoint搜索引擎来查找需要的文档。

　　快速且安全地与客户、合作伙伴交流信息，提升客户满意度
　　中原（中国）物业顾问有限公司的服务可以充分覆盖到相关的客户上，将策划方案、营销计划、推广报告方便而又安全地传递到客户手中，不但提升了客户的满意度，而且再也不用担心竞争伙伴的不当竞争了。