IT 投资组合管理升温 收益难量化

作者：Roberto Michel

据分析人士调查，制造商在IT方面耗资巨大，通常其预算额都达到年收入的2.5％。LifeScan的首席信息官MadeleineFackler 说IT预算是公司仅次于直接购买原材料的第三大预算。 Fackler 说，问题是尽管技术方面花费巨大，大部分企业的IT部门还是没有象其他部门一样找到合适的业务管理工具。它们只是把信息简单地拼凑起来，甚至通常连这一点都没时间做。 但LifeScan说通过投资组合管理，其技术投资能力增强了。这家总部设在加利福尼亚州的血糖检验系统生产商正是利用投资组合管理软件来确定IT投资优先顺序的。

分析人士和IT投资组合管理解决方案提供商都认为采用这一方案的潮流才刚刚开始。 “很难用桌面[软件]工具来管理IT 部门，可就在不久之前这还被当作是规范呢。” IT投资组合管理解决方案提供商Niku Corp. 的副总裁David Hurwitz 说：“管理复杂的IT 部门如果没有合适的工具，就像是管理复杂的供应链用的却是电子数据表和白板。” 波士顿AMR Research 公司的总监Dennis Gaughan 说，IT 投资组合管理软件可以追踪公司投资状况，确定资源利用方案，对IT管理委员会起补充作用。“IT 投资组合管理软件有助于公司以更高的战略目标和经营目标为基础来确定投资的先后顺序。”

不过，成功地管理复杂的投资组合可不像添加一个软件包那么简单。一方面，公司的IT选择应由指导委员会监督，而非仅仅被软件产品所左右。另一方面，投资组合管理的价值还未体现出来以前，IT部门的规模不宜太大。但是，大多数专家认为，只有较详细地了解IT部门现状和新的需求才能做好管理。

投资组合管理系统搜集IT资产、资源和项目的有关数据，并把它们整理为便于利用的信息。“IT管理既是一个过程也是一项培训，” Gaughan 说，“技术使这一过程实现了自动化，但是这个过程比软件本身更重要。” 除此之外，IT投资组合管理还有其他功能。除了基本的资产追踪之外还有资源管理模块、需求管理模块和财务管理模块。他们分别可以追踪资源；搜集客户对新系统或系统改善的需求和分析成本与回报。 如果说这些功能听起来有点激进——好像是IT部门的支柱体系一样——那是因为事实上就是这个样子。 Gaughan 认为，“从某种意义上讲，正如ERP软件商给制造企业提供服务一样，IT 投资组合管理软件商给IT部门提供服务。” LifeScan使用ITM的IT投资组合管理软件，看中的正是它的巨大回报。Fackler说，“软件的设计决定它集成了很多功能。你能看到我们的IT 系统、各个项目和经营活动。更重要的是，可以看到他们所支持的功能和可实现的目标。” Fackler说下一步他们将利用ITM 的软件创建软件商管理模块。这一模块是IT软件商关系的主要记录，包括有关许可证、软件维护合同和主要软件商联系方式等数据。尽管LifeScan 依赖原PeopleSoft 公司的ERP 系统，但Fackler说LifeScan 的软件提供商比较多，利用自动化系统还是有好处的。“现在是进行完善的大好时机，”Fackler 说，“我们获得了很多软件和服务，这让我们和软件商之间的合作效率更高。”

但是和AMR公司的Gaughan一样，Fackler也认为IT管理主要是一种经营性行为。她说，在LifeScan 公司信息管理委员会负责决策监督。委员会包括Fackler 和其他七个担任非IT 职务的成员 。Fackler 说：“我请他们参加这个委员会是因为他们对各自的领域十分了解。但是提出建议时，他们的身份是信息管理者，而不是他们平时所扮演的角色。”

管理逐步升级

Niku公司的Hurwitz对Fackler的观点表示赞同。他认为，管理委员会对IT管理的成败至关重要。 虽然管理委员会或指导委员会成员并不是投资组合系统的使用者，但是他们一般都会频繁使用该系统生成的报告。Hurwitz说，管理委员会很常见，但有一些层次更高。 “IT管理有四个阶段，”Hurwitz说，“在第一个阶段根本没有指导委员会这种机构；第二阶段，委员会出现了，但是其成员都来自IT部门；第三阶段，经营者进入了委员会，但IT 部门仍然起主导作用；第四阶段，也就是国际水准，是IT部门参与、经营管理部门主导。”

公司经常用电子数据表追踪IT 资产，但是专家认为，问题是很难在整个集团内分享这些表格同时又没有版本冲突问题。“很多IT 企业都没有完整的软件系统记录。即使有，也是因为他们新来了一位CIO，而所有的数据都要靠人工输入，”Hurwitz 说。

Niku的清晰软件组合包括三个高级阶段：利用IT投资组合计划选择软件系统和资产，执行选定的投资组合计划，以及定期进行评估、检验，以利于将来改进。Niku 表示大约250 家企业的IT 部门都在使用这种解决方案，包括位于田纳西州的流程型制造商Eastman Chemical.IT 投资组合管理有助于节约成本，最常被提及的就是撤销重复的系统。“合并和购并的一个后遗症是，购买分公司或分厂后突然要面对很多车间、库存和财务系统。” Hurwitz 说，“这时，IT投资组合管理能提供有用的数据，帮你理顺、合并这些系统，保证其正常运转。”

隐患与投资回报

有时候，如果没有任何环节终止系统，他们就一直运转下去。AMR的产业战略研究员Bob Parker 说，系统停止运转了，制造企业就要交软件维护费了；接下来“要做的就是对软件进行有效的合理化改善和开发新软件。这样系统才能维持下去，旧系统也就可以放弃了。”I T 投资组合管理软件提供商Mercury Interactive 的副总裁Alex Lobba说，IT 管理中较容易实现的目标是了解新需求。“你必须统一看待所有的需求，还要看到这些需求和不同业务领域的关系以及这些需求和你的战略目标的关系。” Lobba说，“然后你才能确定满足这些需求的最好方法是什么，需要多少钱。”

Mercury是著名的软件性能测试公司。购并Kintana后，它发展成为IT管理解决方案提供商。

Lobba说，Mercury的一项消费者调查表明企业把约70％的IT经费用于维护现有系统。IT管理的一个目标，他认为，应该是采取合并、整合等措施提高现有系统的效率。他说：“如果维护现有系统的费用可以节约5％到10％，那么这些资金就能被用于其他战略性方案。”IT 投资组合管理的好处听起来不错，可是，对小企业来说也是如此吗？Niku 的Hurwitz 承认世界前2000 位的企业更倾向于广泛应用这些产品，而小规模的赢利性企业要想尝到它们的甜头还要费很大力气。 Hurwitz说：“这就象早期的ERP，当时只有世界前2000位的企业在使用它。不过现在中型企业也能从投资组合管理中获得收益了。”

Lobba 承认大部分用户都是大公司，不过他也注意到，一些年销售额只有5000 万美元的公司因为业务复杂也需要实施投资组合管理。他说：“企业规模是和投资组合管理有关，不过同样关键的还有复杂性和IT对公司业务的重要程度。”

AMR 的Gaughan 说，是否需要采用投资组合管理取决于它能给IT 管理带来多少价值。“当这一软件帮助确定IT 投资的优先顺序时，它的价值就体现出来了。”他说，“如果没有这一解决方案，人们到头来只能是把所有的时间都花在搜集数据上，根本顾不上分析。” 但是，Gaughan 警告说，软件的投资回报可能很难量化，尤其是软性回报，例如采取正确的软件战略组合、建立必要的系统等。

“在这一领域具有讽刺意味的是销售商的量化工作做得更好，它衡量了用户投资组合的回报，而这个量化工作中却几乎没有[IT 投资组合管理]模式本身的回报。”Gaughan 说，“但是你能更清楚地看到IT部门在做什么，钱都流到哪里去了。” 他说，较容易量化的收益是成本的减少。比如确认并撤销多余项目，推迟或取消与战略目标不符的项目等。在LifeScan，Fackler 承认几年前经济低迷阻止了对IT 投资组合管理的进一步投入。他说，今天投资组合管理软件被用于管理IT资源以减少成本，并帮助寻找合适的软件战略组合。

Fackler 最后表示：“投资组合管理对‘方程’[缩减成本和寻找合适的系统]的两边都有利。我们知道我们的资源在哪，我们对IT的需求是什么。你能看到是哪一种应用程序最适合销售等关键领域，这些程序的成本构成是什么，你能看到正确的组合是什么。”

来源：MBT China杂志