IT价值评估系列(三)TCO:投资决策的基线

　　TCO是什么

　　总体拥有成本（Total cost of ownership，TCO）并不是什么新观点，这个观点出现于1987年，当时是为了评估拥有PC的可见成本和隐性成本。

　　当时，数据汇聚方法已经在LAN、WAN和C/S应用开发中广泛使用。企业经理迫切需要了解：一套信息系统到底需要花费多大的投资？后续的系统更新、维护、服务、培训和系统替换的代价到底有多大？为了开发TCO模型，数据公司收集了超过1700家公司的真实成本资料，并且在数年的时间里，一直对有关数据进行动态更新。

　　通过认真评估这些公司的TCO数据，一些典型实例得到广泛的关注。这些典型实例可以作为行业内较为优秀的TCO控制样板，供其他企业做比照（Benchmark）研究，确定企业应用IT技术的基线（Baseline），从而帮助企业降低TCO水平。

　　TCO是一种关于IT成本的整体观点，这种观点以整个企业为边界。TCO也是一组完整的方法、模型和工具，可以用来帮助企业更好地衡量和管理IT投资所产生的价值及其全部成本。这些评估工具，还可以帮助企业理解IT成本的完整构成，并帮助企业通过成本优化改善组织绩效。

　　TCO是电脑与网络资产在其生命周期内的全部成本，涉及从采购到最后处置的全部成本。TCO分析的目的，就是要识别、量化、最终减少与全部计算机资产相关的成本。

　　一般来说，TCO包括“硬性成本”和“软性成本”在内的总成本。“硬性成本”包括：资产采购价格、运行费用、升级、维护合同、支持合同和折旧成本。这些成本是硬性的，因为其可见并可以量化。

　　在大多数情况下，重要的是“软性成本”，如管理、支持、培训、隐性成本和停工损失（图1）。由于这些软性成本在采购时无法估计，所以它们通常是突破预算的缘由，通常导致预想不到的预算追加，或者更糟糕的是，把管理和支持的责任转嫁给终端用户。

　　图1：TCO的隐性成本

　　认识“生命周期”

　　“生命周期（Life-Cycle）”是理解TCO的关键。通过考察IT技术在生命周期内对企业组织的影响，TCO的目的是定量地评价这种影响的财务结果。

　　比如对一个典型的ERP工程，TCO需要考察5个阶段的“生命周期”：获取IT技术和系统阶段；实现阶段；运营阶段；维护阶段和更新阶段。

　　事实上，这5个阶段并非泾渭分明，而是有重叠的区域，见图2。

　　图2显示，作为一个完整的IT投资项目的生命周期，从规划到项目生命周期结束（项目结束的原因可能是过时、更新、扩大规模，或者项目终结），要经历若干年。通过有预见性地考察IT投资的收益、成本和风险，有助于形成更加有效的投资决策。

　　图2 “生命周期”与TCO

　　对于ERP项目来说，前期规划和项目采购的成本是最高的，认识和评价这部分成本具有战略意义。但是，在真正决策之前，必须对整个ERP项目的“生命周期”进行全面的评估，否则将在做出决策时缺乏总体成本的图景（Total Cost Picture）。

　　评价TCO对于ERP项目来说，还有一个重要的方面就是，明确ERP系统所涉及到的管理和业务岗位、区域和任务。任何对成本有贡献的业务和管理方面都要考虑到，都必须清晰地描述管理责任和业务角色。

　　最后，认识TCO需要评估行政管理系统的执行风险，认识清楚组织的强势和弱势，发现隐藏在管理背后的成本要素。

　　所以，降低TCO并非一个技术问题，而是一个管理问题。正确的技术选型固然重要，更重要的是要理解技术能解决什么问题。

　　TCO方法论

　　认识TCO的目的在于通过一定的方法，控制和改善信息系统的总体成本，以增加信息系统对企业增值的贡献。

　　可以通过以下9个步骤来评价和改善企业信息系统的TCO：

　　对信息系统TCO的初步评估；对成本资料进行分类；收集有关成本数据，包括显性成本和隐性成本；对所收集的数据进行审计；对不同形态的成本进行归集；数据有效性检验；利用数学模型（如Benchmark对比分析模型）进行分析；对分析结果进行评价；最终形成信息系统的TCO评价报告（图3）。

　　图3 TCO方法论

　　在利用TCO方法进行投资评价时，重要的问题是：

　　◆确定信息系统主要的成本动因，划分系统的生命周期；

　　◆建立具有典型意义的比照（Benchmark）模型和最佳实例（Best Practices）；

　　◆制定改善总体成本的实施策略。

　　这里需要强调的是，发现并挖掘本行业内先进的TCO最佳实例和可资比照的参考模型至关重要。由于TCO涉及大量隐性的成本和间接费用，而且不同规模、方向和应用水平的企业差异很大，横向对比是一种切实可行的方法。

　　TCO比照（Benchmark）模型，可以提供一种方法和程序，以确定当前真实的成本是多少，与业内优秀水准的差异怎么样，哪些地方需要改善；进而，可以把这种分析转换为对IT投资的评价，以及企业业务过程的持续改善。

　　基于TCO的价值评估，可以用于企业开发和规划IT战略，帮助企业确定IT总体开销的基线（Baseline）、所需花费的时间和努力的方向。TCO评估报告还可以提供费用回报模型、预算和规划、商业模式开发等方面有价值的建议，以帮助企业持续地改善IT投资的效果。