新加坡国际企业署知识管理门户案例

新加坡国际企业署知识管理门户案例
作者：IBM 发表：2004.03.02 来源：中国计算机报
 
　　作为引领新加坡企业开拓国际市场的专业机构，新加坡国际企业署十分注重多年积累的知识，以及其服务产生的价值。在新加坡本土企业进军海外市场的过程中，正是新加坡国际企业署的“知识宝库”发挥了极大的作用。

　　鉴于工作的开展如此依赖于其所积累的知识，新加坡国际企业署成为首批全面实施知识管理战略的新加坡政府机构之一。而该知识管理方案的成功则取决于“知识管理门户”（KM portal）的实现。

　　引入KM

　　新加坡国际企业署是在1996年引入KM概念的。当时，仅仅是为了共享信息，因此只搭建了一个平台，使工作人员可以自愿地分享信息。由于缺乏正规的程序，无法将平台上的信息进行筛选，并提炼出有价值的内容，因此当时的KM系统所产生的效力十分有限。

　　以往的经验让新加坡国际企业署认识到，KM不仅仅是指创建一个用于分享信息的IT系统，对信息的整理、提炼往往更为重要。然而信息的分类、整理和提炼（其中包括识别个人职能）是需要时间的。例如，如果某个人是信息提供者，那么他必须明确如何把信息标准化。此外，确保最后共享的内容标准化也是整理信息过程中不可缺少的环节。

　　为此，新加坡国际企业署成立了两个工作小组：一个由各个部门主管组成，负责方案和标准化方面的决策；另一个则由各专家组成，负责解决技术方面的问题。两个小组相互协作。

　　实施过程

　　新加坡国际企业署花了三个月来制定各种标准和流程，同时用了六个月评估各种解决方案。技术小组对各方案的试用版进行了测试，并与各个使用者进行了交流，从中了解实施过程的更多细节。

　　无论哪种解决方案，都必须是基于Web的，因为人们习惯于使用浏览器。而且网络信息易于管理、维护和打印。此外，解决方案必须拥有强大的搜索功能，以便使用者能够迅速查找信息；网络的运行速度也要有所保证，以满足400多员工（包括海外35个办事处的员工）同时使用的需要。

　　经反复考察和严格筛选，新加坡国际企业署最终选定由IBM完成该KM 门户系统。他们的理由是：IBM不仅有过硬的技术、良好的记录和低成本，而且其方案更易于兼容、支持现有的系统。 为了如期交付使用，IBM商务咨询服务部付出了很大的努力。

　　由于该门户是基于Web的，因此终端用户几乎不需要接受任何培训就可以直接使用，而且对技术支持的依赖也很小。

　　信息升级为知识

　　KM门户让新加坡国际企业署的工作人员更加自信——从准确、及时的内部信息中（以演示文稿形式存储在Web中的信息），他们能够轻易获取并了解到那些有利于企业的知识。

　　KM 门户第一阶段的开发工作已经顺利完成。新加坡国际企业署已经着手第二阶段，以期拓展KM门户的应用，增加员工自助性服务和其他更多功能。