中国流程管理助力企业信息化

随着科学技术的进步和生产的发展，现代企业办公自动化的影响范围不断扩大，自动化的水平不断提高，传统的企业管理模式也越来越暴露出各种难以忍受的弊端。旧有的管理模式主要以人为中心，信息的传递和处理通常以人与人之间的关系作为介质。由于人本身所固有的各种特点，在某些时候会延误或堵塞信息的流动进程--在执行应有的操作时带有或多或少的主观色彩，这将在很大程度上影响生产的顺利进行，为企业生产带来各种不必要的损失。
  
计算机技术在企业中的应用，为解决上述问题带来了可能。计算机技术的发展与企业实际需要相结合，由此出现了流程管理技术。流程管理技术能够实现对整个企业的生产过程进行时间协调和进度控制。如果流程模型建立得当，可以缩短工作时间，提高工作效率，消除人为因素带来的负面影响，同时，又能够保证信息安全。
   
一、流程管理系统的功能
   
流程管理系统中很大一部分工作是管理数量巨大、格式不同、形式多样的文档资料，安全地管理这些重要资料也是流程管理系统所必须具备的功能。通常，在流程管理系统中资料的安全性管理是与电子签名等其他功能共同来完成。系统根据使用者的不同身份赋予相应的使用权限，使得使用者只能操作被赋予的权限内的文档资料，这样便保证了重要资料的安全。
   
流程管理系统管理着企业大量的信息，实现这些重要信息的安全管理，离不开一个安全稳定的数据库管理系统。现在世界上流行的数据库管理系统有SQL Server，Ac－cess，DB2，Oracle，Informix等，这些数据库管理系统分别有着各自的特点，适合于不同的环境。流程管理系统应该具有支持绝大多数的数据库管理系统的功能。
   
流程管理系统不同的使用者，具有各自不同的流程运作规则，即使是同一使用者不同的任务也具有不同的流程运作方式。例如在某些小型生产企业中，产品从设计到投入生产，大体只需要设计、校核、工艺、工艺标准化等几个阶段；而在一些大型生产企业中，单独产品校核阶段就包括设计校核、干涉校核、强度校核等流程。用户化的流程模板定义工具利用流程模板来描述用户自己的流程运作规则，方便用户对自己的流程规则进行定义。
   
二、流程管理系统的开发
   
首先应该明确的是，流程管理系统是一种计算机软件，其开发过程也应该完全遵循一般的计算机软件的开发规范。流程管理系统的开发主要包括以下几个阶段：环境调研和计划书拟定、系统结构的设计、数据库的设计、系统测试、说明书的写作和系统发布。
   
1.环境调研和计划书的拟定。不同的使用者对流程管理系统的要求是不同的，流程管理系统所需要具备的功能也各不一致。因此，在进行详细设计之前，首先要对流程管理系统的运行环境进行初步调查，明确系统的使用者、目的、功能等一些基本信息，对系统有一个大概的轮廓，然后，按照软件设计的一般方法，详细拟定关于开发流程管理系统的计划书。
   
2.系统结构的设计。流程管理系统可以根据需要采用不同的计算机结构，如B／S或C／S结构。目前流行的是B／S分布式结构，该结构相对于C／S两层结构有着许多独特的优点。另外，流程管理系统的功能结构也有着许多不同的表达形式。下面通过介绍一种应用于PDM（Product Data Management产品数据管理）中的工作流程管理系统，来具体阐述流程管理系统功能结构的实现。该流程管理系统可以划分为三个部分：工具模块、项目管理模块和流程驱动引擎模块（如图1）（图略）。其各个模块的功能分别介绍如下：
   
①工具模块。它是许多个小应用程序的集合，其目的是方便使用者对流程管理系统的运行环境进行设定，如系统人员权限管理、项目人员分配、流程模板设计等操作均可以在该模块中完成。对于流程管理系统来说，最主要的工具是流程模板设计器。“流程模板”是某一种流程模式的框架，是工作流程规则的表现形式。任何项目的运作方式都可以通过流程模板来表达--流程管理中的节点定义以及节点之间的相互关系均由流程模板来决定。一个流程模板可以根据不同的任务和项目有着多个实例，但这些实例均按照流程模板所定义的规则进行流程的管理。“流程模板设计器”是一个可视化的流程模板设计工具，其目的在于通过良好的人机交互界而，使得用户能够方便地进行各种流程模板的设计，如图2（图略）。
   
由图2可以看出，一个流程模板由若干个节点（node）和连接（con－nector）组成，节点和连接的不同组合便能够实现用户对不同形式的流程模板的需求。在流程模板设计器中，可以定义的流程运行规则有：流程节点的类型、流程节点之间的关系--同意／拒绝、某个流程节点的流入条件和流出条件--与／或、文档在某个流程节点是否可以编辑等。这些规则既是项目进行正常工作时的信息流动路线，同时又对信息的监控提供了一定的手段。
  
②项目管理模块。如果要对某一个项目实施流程管理，那么在为该项目设计或选择一个流程模板之后，需要对该项目的流程进行具体详细的初始化工作（如指定流程节点负责人、设定流程的起始终止时间、选择流程的历史记录方式等），“项目管理模块”将完成这方面的工作。一旦项目的流程被启动，任何人将不能够更改流程模板的结构。另外，项目管理员应该能够在项目管理模块中随时对项目当前的流程状态进行监控，保证流程能够正常进行。对于不需要再进行流程管理的项目，可以在项目管理模块中随时对该项目的流程进行终止。
   
③流程驱动引擎模块。在为项目选择了流程模板，初始化并启动流程之后，项目便进入了实际的流程管理阶段，具体的流程管理工作将依靠“流程驱动引擎”来完成。流程驱动引擎根据用户的操作、按照流程模板所提供的信息通道、驱动与项目流程管理有关的信息向前流动，同时提供流程管理所需的各项辅助功能。在流程驱动引擎中，各个流程节点的负责人首先根据邮件箱中的信息明确当前的任务，然后针对该任务进行自己的工作--编辑或管理文档、利用红线标注功能实现文档的电子签名、对当前流程节点进行提交或拒绝操作等。在这个阶段中，流程管理系统自动地根据使用者的操作进行数据的更新和传递，同时对使用者的操作进行历史记录。直到流程节点的使用者对所有流程全部提交完毕，流程管理便宣告结束。
   
3.数据库的设计。进行流程管理需要处理大量的信息，同时又需要保证信息的安全性，这些要求可以通过数据库技术来达到。数据库可以被用来存储项目信息、操作人员信息、流程的具体结构和流程当前的进展情况等所有与流程管理相关的内容；同时，由于数据库技术本身的特点，它保证了这些重要信息的安全性与可靠性--未经授权的人员将不能够操作流程管理系统中的任何工作、流程管理系统内的操作人员不能够操作属于自己职权范围之外的工作、数据库内的信息将被完整有序地保存、可以方便地进行数据的备份和查询等等。
   
4.系统测试，说明书的写作和系统发布。系统测试工作完成的质量将决定着系统的应用效果，一个良好高效的应用系统是建立在大量的测试工作基础之上的，因此，应该对系统的测试工作给予高度的重视。系统的测试工作一部分由程序编制者通过大量的理想环境下的测试来完成，另一部分将通过使用者的实际使用情况来反映。在完成了流程管理系统的说明书写作和相关文件的打包发布之后，一个流程管理系统的开发过程便宣告完毕。
   
流程管理技术综合了计算机科学和管理科学中诸多研究领域的原理、方法和技术，其本身仍旧处于不断发展和完善的阶段。近些年来，企业对过程建模、并行工程的需求，为流程管理技术的应用提供了一个更加广阔的市场。随着流程管理技术不断地应用于越来越多的行业和部门，各种相关的专业知识也不断地融入到流程管理技术中去。
   
目前，各种流程管理产品仍存在许多的不足，如缺乏互操作性、不完善的并发处理机制、低效的性能等，但是可以相信，随着流程管理技术的日益发展，流程管理系统势必在助力企业信息化，提高企业的效率和竞争力，使企业更好地适应市场变化等方面将起到越来越大的作用。

来源：《中国机电工业》