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谁是我的IT伴侣？（案例）本文关键字 案例交流 广告 从环程物流公司出来后，赵岷看了看腕上的表，时针正指向中午12点，一个上午的时间又过去了，最近好像时间过得飞快，或许是工作太多、压力太大了。 把目光从手表上收回来，赵岷转向了并行的本公司信息部门主管罗亮，“你觉得环程物流的这套系统怎么样？” 这句话正说到了赵岷的心坎上，作为顺达物流公司的总裁，在近些年的不断摸索和改良中，他深刻的体会到，信息化并不是一件简简单单的事情，尤其是对他们这样一个规模不大，资金及人力资源实力不足的中型物流公司来说更是如此。 可此时此刻，客户的要求不断提高，要维持公司的生存和发展，信息化似乎成了唯一的出路，到底应该怎样解决这个问题呢？ 小规模生存 在回公司的路上，赵岷开始回想方才与环程物流总裁张斌的会面。跟赵岷的顺达物流一样，环程也是本市一家以提供仓储和配送等服务为主的物流企业。赵岷很早就听说，环程的物流信息系统一直用得很不错，所以专程过去取经。 俗话说，“同行是冤家”。要在以前，想从同行口中探出哪怕是不着边际的两三句话，赵岷连想都不敢想。可最近一两年，情况却大不一样。理由很简单，去年一年，省内就莫名其妙的冒出一百多家物流企业，再加上几家实力雄厚的国有大中型企业和跨国巨头都急不可待的把脚伸进物流行业，瓜分了大半市场，如顺达物流这般规模的中小型物流企业日子难过就可想而知了。也难怪本省物流企业之间突然变得关系亲密起来，现在，赵岷们的想法就是互相靠着或许是度过难关的最好办法。 再抬起头时车子已经停在公司大门口了，赵岷一边吩咐罗亮去叫两份工作餐，一边向办公室的方向走去。透过走廊的玻璃窗，可以看到员工们散放在桌上的单据，以及墙角衣架上挂着的去仓库时穿的工作服。现在是午休时间，办公室里只留了一两个人在专心处理业务，这一切都让赵岷感到太熟悉了。 1989年，顺达公司以全国范围的干线运输开始了业务运营，到现在已有15年了，赵岷就是那时来到这公司，随之一起沉沉浮浮。1996年，顺达在现在的位置建起了6万平方米的仓库和办公楼，除了承担原有全国范围内的零担运输业务之外，一并做起了市内仓储和配送业务。 由于身处2000万人口的消费大都市，顺达的新业务蒸蒸日上。1999年，顺达又在外埠新建了几处仓库，有立体库，还有冷库和暖库，为的就是提高服务质量，满足客户的更高需求。 与此同时，业务增长带来的压力也在不断增加，为此，顺达在信息系统方面也做过许多工作，期望能改变这种管理混乱的状况。 那时，每月往来的账目错综复杂，时常出现报错账、结错账的现象，有时甚至出现账单丢失的糟糕情况，财务人员有时都搞不清楚哪些客户的帐结清了，哪些没结清，月底盘点时弄得一团糟。 混乱状况带来的直接后果，就是大量运费追不回来。另外，公司每天都有大量的货物进出本省，货主需要的货物进出库以及车辆在途的信息，只能依靠人工，通过电话、传真进行沟通，浪费大量的人力物力不说，还错误不断。混乱的管理状况严重影响了企业在客户心中的形象，一些大客户多次向赵岷投诉，有的干脆就转向了别家。 信息化出手 2000年4月，为了改变这种混乱状况，顺达很快与一家叫迅通的软件企业合作，共同开发了一套基于INTERNET的信息系统。这套系统首先建立了一个很好的结算体系，同时通过B/S接口为客户提供一个货物查询服务，使客户只需输入自已的名称就能立刻查询到所运货物的数量、运价、未结货款等相关情况，一切变得快捷而准确。这套信息系统前后花了不到50万元人民币。 后来，顺达接着还高薪聘请了几位精于软件开发的技术人员，在原有的软件的基础上继续进行开发，根据客户需要又增加了一些功能。所以，这套系统一直沿用至今。 2003年，原本已趋于完善的系统又开始不够用了。这一年，顺达公司开始全面进行全国物流运营网络的铺设，设立在全国各地的12家分支机构也开始全面运行，相应的物流信息系统也必须上一个台阶才行。 赵岷认为，目前唯一的办法就是用信息化强化公司的竞争力，将不同层面的业务进行最大的融合，才能确保企业的竞争力，并且不至于被那些大企业吞掉。但困难之处在于，现在公司的物流业务模式还在不断的变化当中，很难依据一个固定的业务模式来建立一个相对成熟的信息平台。 这时，罗亮将饭端了进来，赵岷突然觉得没有胃口，草草拨了几口便放在了一边。 “最近客户方面都有什么反应？”赵岷问。 “有两三个客户希望我们能提供安全库存设置和预警，也有几个客户提到上条形码的事。” 罗亮用筷子把饭菜拨来拨去，看起来也没什么胃口。在公司信息部门担任了多年的主管，从2000年上第一套信息系统到现在，他一直参与其中。最近来自客户端的压力颇重，无论是领导还是同事，对于信息系统升级一事越来越关注，他看起来有点不负重荷。 现在公司的客户业务没有定型，有几家要求较高的客户提出上安全库存预警系统和条形码，但目前还有70%的客户仍然没有养成在网上下订单的习惯。顺达不得不继续指派工作人员负责接电话和传真，结果还得重新录入，上了信息系统还加大工作量，很多人为此抱怨连天，这些都让罗亮这个信息主管头痛。 有时候，罗亮觉得企业对信息技术的投入就像个无底洞，他想起了靖明公司，一家国内比较领先的第三方物流企业，它对于信息系统的建设曾被视为成功典范。即便如此，罗亮还是听说，最近靖明为解决“信息孤岛”的问题，分别与几家客户进行了EDI、XDI等技术链接，由于每个客户对信息系统的要求不同，靖明公司不得不拿出各不相同的方案来。为此，靖明耗资巨大，毕竟应用信息技术的最终目标是为业务服务，而不是陷入一场纠缠不休的信息协调当中。 顾虑 罗亮也有自己的顾虑，信息化很像企业的一身“行头”：领导喜欢实用又赏心悦目，业务人员强调舒服、自在，信息技术人员愿意它“跟得上趟”，最好多些“时尚”元素……不同的角度有着不同的期望，而成功的信息系统，恰恰正是来自企业诸多方面的“认可”，这真是一件难办的事。尤其自己作为公司信息部门的负责人，在这紧要关头，自己的一个建议也许就能决定企业的生死存亡，这几年，罗亮耳闻目睹了诸多同行的失败案例，深知此事不可掉以轻心。 有一次，罗亮到一家规模更大的物流公司考察信息系统，那时正是信息热的时候，满以为可以取堆经回来，自已也参悟参悟，哪知事实却让他大失所望。这家公司因为在自身定位尚不清晰的时候就选择了一套软件，系统上线后才发现灵活性不够，结果公司有的部门用系统进行工作，有的部门则依旧采用手工操作的方式，造成资源重叠，部门之间的沟通也变得很困难。当时那公司为这套系统投资了上千万，业务成本也因此翻了个，生产效率不升反降。原本那公司领导还想推翻重建，可原来系统的帐尚未付清，根本没有资金实力进行下一轮。而将系统废弃不用吧，这么大的投入，哪个领导肯承担这个责任。回想那时在该公司担任信息主管的好友满脸怨恨的表情，罗亮现在还觉得不寒而悚。 对于这件事，罗亮得出一个结论。对于软件用户来说，前期的自我定位及对发展前景的考虑，既关系到企业的生存和发展，也是一套优良的信息系统成功的关键。如今对业务发展前景不清楚，自然难以选择合适的软件了。或许，找到一家贴心的物流软件提供商，既提供业务咨询，又能按流程设计出合适的软件，所有的问题都能迎刃而解…… 寻找战略伙伴 双方正各怀心事想得出神，办公室主任小刘推门进来，说有位余文先生来访。罗亮拍了拍脑袋，他都忘了昨天约了专做物流软件的灵通公司，他急忙扔下筷子迎了出去。 罗亮将余文引进赵岷的办公室，彼此寒喧了一番后，赵岷便开门见山地讲出了自己的困惑，问道：“您觉得像我们这样的企业，既要解决当前存在的主要矛盾，还要考虑到未来的发展……” 没等赵岷把话说完，余文已经知道顺达的症结在哪了，这种困惑在他们的中小型物流企业这一类客户中见得多了，此时他完全能体会赵岷此时的心情。 顺达不同于那些单纯提供零散货运和仓储服务的企业，这家公司有了多年的积累并且已形成一定的规模。多年来一直为一汽大众、LG电子等几家大客户提供服务，已初步树立了自己的品牌形象。但在顺达的客户名单里，上百家企业只要求顺达为其提供单一的仓储或运输的服务，这是目前顺达的大部分收入来源。还有一个最关键的问题是，像顺达这样年营业额在几千万的中小型物流企业，既使只花上百万去建设一套功能齐全的物流信息系统，对他们来说风险也太大了。 想到这里，余文开始向张岷陈述自已的看法，“对于顺达来说，首要问题是要找到一家可视为战略伙伴的物流软件提供商，共同完成信息系统的开发建设。只有这样，才可以保证在短期内花费少量的资金解决眼前的矛盾。同时还可以预防在下一步的发展过程中，不用推翻现有系统重新建设，避免造成资源浪费。” “照您这么说，软件提供商首先得非常了解顺达才行？”赵岷问。 “这当然是最基本的。” “那能不能我们自已请人才来开发呢，这不是省却了跟软件商无休止的沟通和交涉。” “现在，也有一些企业自己尝试着搞开发，以为这样可以更稳妥一些，可是要引进并留住IT人员，直接费用和间接费用都比较高；另一方面，IT人员还要花一段时间来熟悉企业物流运作环境，与各部门主管们密切合作，才能开发出合适的信息系统，这样算来，进度会很难保证。” “那如果跟IT企业去合作呢？” “这种方式其实也不大可取。IT公司的技术人员不懂物流，因此企业的运作主管需要花费很多时间与他们沟通，但是如同‘不识庐山真面目，只缘身在此山中’，他们往往不能够发现问题所在与信息系统要解决的中心问题。此外，企业的日常经营活动也会或多或少受到影响，服务水平得不到保障，企业的客户很可能因此而丢失，而争取一个新客户又有多难呀！” “实际上，我还是建议您去找第三方的物流软件提供商，这两年，随着物流市场的发育成熟，已有一部分物流软件企业开始成长起来。大多数专业的物流软件公司，其物流分析人员曾是物流业的优秀主管或经理，了解物流企业的运作流程及信息系统要求，再辅以专业的IT人员，开发的系统一般通用于物流企业，对于类型与规模不同的企业只需根据客户所提出的特殊要求进行客户化调整即可。此外，按照目前的系统实施流程，专业物流软件公司的业务分析人员首先会对企业的业务流程进行详细分析，并提出流程和管理方面的咨询意见。对于您的公司来说，这样的专业管理咨询是非常重要的。” 余文的一番话，令赵岷豁然开朗，他不再像上午那样沉郁了，他转过头对罗亮说：“下午通知信息部门开会，我们再好好研究一下这个问题。” 伴侣是谁 接下来，罗亮便在赵岷的示意下，带着信息部门的几位同事开始和不同的物流软件商接触，并对物流软件市场做了一些调研。半个多月过去了，这天，罗亮拿着一叠报告来到赵岷的办公室，把这段时间的研究结果做个汇报。 “目前国内能提供物流软件服务的厂商已不下500家，背景比较复杂，主要有四种类型。 第一种是涉足物流软件领域的传统ERP提供商，例如宣科、海浪、金软等，这类厂商对企业内部物流相对了解，在库存、物料管理方面具有优势。另外，由于他们本身有ERP等企业管理软件，因此他们开发的物流系统比较容易和另一方的企业管理系统对接； 第二种是专业从事物流软件的提供商，例如招华、北桥、康龙等。这类厂商往往比较专注于第三方物流市场，他们对物品移动的过程与监控比较熟悉； 第三种是国外品牌，例如SAP、EXE、i2等。这类厂商物流软件的优点在于技术上成熟，功能相对完善和丰富，缺点是对国内物流过程中种种错综复杂的关系不太了解，对国内物流的现状也不够清楚； 最后还有一类厂商，即从用户转变而来。他们最大的特点是对物流企业，尤其是和他们自己相类似物流企业的需求特别了解。” “听你这么说，是不是第二种和最后一种比较适合我们？”赵岷问道。 “现在看起来是这样。不过，还有一个问题，物流软件不像财务软件或是ERP软件，它在国内的历史短，应用案例相对较少，发展得还很不成熟。虽然各种运输管理软件、仓储管理软件、专用于货代公司的物流软件都很多，但不管哪种，他们在功能和易用性方面都需要进一步改善。” 罗亮翻了翻手中的报告，接着说道：“现在咱们公司需要解决的主要问题除了成本核算外，最重要就是数据交换了。因为目前我们的每个客户用的管理软件都不一样，所以他们的数据格式、单据形式也不一样。如果信息系统不能解决数据交换的问题，我们的工作人员就不得不进行大量的重复录入。另外，如果我们的物流软件不能与海关、铁道部等政府部门的信息系统实现对接，进行数据交换，日后恐怕也会很快被淘汰。可是，根据我们这段时间的接触和调查发现，绝大多数物流管理软件并不能很好地解决这个问题。” 听了罗亮的陈述，赵岷又陷入沉思，本来以为罗亮会给自己带来个惊喜，哪知又有新问题出现。看来，想上套真正适合自己的信息系统还真要多费思量，到底谁是顺达最合心意的伴侣呢？ 本案例原载于《环球供应链》 如果您希望与本文章的作者或其所在机构，进一步交流，请联系：畅享网 姜小姐 jill.jiang@amt.com.cn | 021-51096826-112 | 在线联系 |
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