如何用工具撬动知识管理

主持人：

大家好！“KM三人行”又和大家见面了，这次我们邀请到的嘉宾有AMTKM咨询顾问张凝女士、研发顾问徐嵩泉先生，广州分公司杨平华先生。欢迎大家！

今天我们要聊的话题是：如何用工具撬动知识管理。首先我们得明确工具在知识管理中的重要性。知识管理给人一种很抽象的印象，因为知识本来就是抽象的，好像是拍脑袋的事情，根本不用什么工具和方法，对此如何看？

徐嵩泉：

正因为知识的抽象，为了利用好它，我们需要一定的方法来挖掘它、使用它。譬如头脑风暴等。知识在人的头脑里，每个人都不同，说出来相互印证和启发，和一个人拍脑袋是不一样的。

张 凝：

因为知识管理是一个比较新的概念，所以在进行知识管理的过程中，人们希望能够有一套的系统的方法和工具来指导企业进行知识管理，就是说对于知识管理的每个环节，人们都希望知道有什么样的方法，有什么样的技术，可以推动知识管理。

主持人：

但是知识毕竟很抽象，而工具如何能发挥它的作用呢？

杨平华：

方法决定结果。工欲善其事，必先利其器。就像AMT在KM领域，有自己的方法论。

徐嵩泉：

工具有三个层次，价值论、方法论、IT工具：价值论是解决为什么的问题；方法论是具体如何做的步骤；而IT工具是辅助手段。

张 凝：

工具是用来推动知识创造，积累，利用和传递的手段。
我们做知识管理工具箱研究报告的时候，万老师曾经提到知识管理工具箱的概念，包括三个层次，就是刚才徐说的那三个。
常见的知识管理方法有七步成诗法、知识历程图、知识网络图、头脑风暴法、COP（知识实践社区）、Tutor制度、AAR（事后行动总结）等。另外，知识管理的建设和运作，离不开技术的支撑，所以知识管理的技术工具是实现知识管理的强大推动力，它包括IT技术、编辑出版技术、发行技术等，具体说来有Blog(博客) 、Portal门户技术、EAI（企业应用整合）、分类技术、搜索引擎技术、商业智能等。

主持人：

那这三个层次之间是什么关系？

徐嵩泉：

是由上至下的决定关系。为什么决定怎么做，怎么做决定用什么来实现。

张 凝：

工具是用来推动知识创造，积累，利用和传递的手段，真正做起来，人的因素也起到很关键的作用。

徐嵩泉：

具体的方法论，能够指导人们实践的行动。否则，企业中的知识管理无法落到实处。

张 凝：

工具的运用有助于人们解决将正确的知识适时地送至恰当用户时所出现的难题；而且知识管理工具的运用会影响人们对于知识管理的认识。
比如，一个企业如果投入大量的金钱在一个知识管理技术上，员工们可能会进一步认真地对待知识管理这一问题。

徐嵩泉：

对，起到推动知识管理实施的作用。
有利于实施；有利于调动人的积极性；有利于统一思想；有利于让企业看到实际的效果；有利于我们咨询工作的展开。

张 凝：

知识管理工具是推动知识管理的有效手段。知识管理涉及多个方面，包括知识的收集，存储，利用，传递和创新等。而这个过程中，仅仅依靠组织的调整和观念上的更新是不够的，通常需要相应工具的配合。

主持人：

刚才说了工具的重要性，我还是感觉比较抽象，能不能谈谈你所熟悉的工具如何发挥这种重要性的。

张 凝：

具体的工具，可是分为两大类，就是我刚才说的那些。
我们今天讨论的知识管理工具包括两个方面的，一个是象头脑风暴法，或者我们amt现在采用的tutor制度这类的工具，或者说是一种方法，另一个方面包括的就是知识管理的技术工具，包括it工具和一些传统的技术工具，比如我们都很熟悉的搜索引擎技术，分类技术，推送技术等。
比如说我们现在进行km三人行，就是一种头脑风暴，当然现在头脑风暴还可以是个人独立进行的。
还有一种是知识实践社区（cop)，它们都可以看作是推动企业内集体隐性知识的共享和创新的一种有效工具。

徐嵩泉：

还有结构化思维、搜索引擎。还有美国军方的使用AAR方法，避免了战争中的无畏牺牲。

张 凝：

知识地图、Checklist。Checklist准确的意思是“检查清单”，其作用是在前面工作的经验基础上，形成一个规范的、纸化的文档，以备后用者参考。如活动前准备工作Checklist，工作开展过程的Checklist，项目进程指导Checklist等等。这个工具有效的实现了隐性知识到显性知识的转化过程。Checklist可以运用在生活中。
还有刚才提到的AAR。AAR全称“行动后总结”，主要内容是审查知识和决策的关系。这个概念来自源美国陆军，其最重要的指导思想是：学习的最高目的是对已犯错误的认识。这种方法通过让团队成员参与到诊断和评估过程以加强他们的学习，并同时提供关于团队表现的反馈。在组织者的领导下，团队成员能更好的学习各种知识和技能，总结和发现新的知识，并且很容易建立组织内的信任，培养内部学习意识。

主持人：

那么在使用这些工具中会遇到哪些难题呢？

徐嵩泉：

开展工具箱活动中原则的把握。譬如说，头脑风暴的会议控制，就是个难题。既不能抑制人们的思维，也不能偏题太远，这个度很难把握。

张 凝：

有些时候使用工具产生的困难，其实就是人们对工具没有一个正确的使用方法，
资金投入上的问题，人员素质上的问题，对于工具的掌握是否正确，时间和其他一些基础设施的投入问题，这里面的时间问题，就好比说，cop

主持人：

工具是把双刃剑，如何用好工具呢 ？

张 凝：

我个人感觉，在运用知识管理工具的时候，一方面要深入和正确的了解知识管理工具的概念，何时应用，何处应用以及怎样应用，做到能够真正发挥工具的效用；另一方面，运用过程要避免用工具代替知识管理的其他方面。知识管理工具只是一种推动手段，它不能替代知识管理的其他方面，而且知识管理工具能否成功的运用也决绝于企业内部是否对知识管理的目标达成共识，是否培养了知识共享的企业文化等。实施过程中，只有目标共识，内容建设，文化激励，组织推动，IT支撑五个方面都得到持续的改进和完善，才能确保知识管理的成功。

徐嵩泉：

我们要想办法来消除负面影响。

张 凝：

可能这个也需要经验的积累和不断的尝试。

杨平华：

我的想法是工具不要太多，精用既可。企业或组织推动一件事情很难，太多的方法会使企业无所适从，可有针对性的选取相应的工具。其次对象不同，选择的工具也要有区别。比如我参加的佛山华国、广州国税项目。一个是制造业，一个是政府机关。他们对工具应用的理解喝需求不同，我们选取的也不一样。
制造企业的共享文化很难建立。这跟制度关系很大。技术部门的人往往有技术封锁的习惯。但他们本身就使用的一些km的工具进行知识积累与创新。圈内的人是进行一些讨论、总结之类。一些工具很有用 比如aar、cop。能用上。
国内事业单位的文化一般来说比较宽松，较易形成共享文化，但不重视工具。有官僚作风之嫌，感觉就是长期的机关文化，影响工具的应用。

张 凝：

我们做知识管理研究报告的一个目的就是让人们深入和正确的了解知识管理工具的概念，清楚工具在使用的过程中应该遵循什么样的原则。掌握了这些原则，就会尽量避免上面提到的出现的问题了。

主持人：

好的，今天我们围绕如何用工具撬动知识管理，从知识管理中工具的重要性谈起，通过列举熟悉的知识管理工具，分析知识管理中工具的应用存在哪些难题，知识管理中如何运用好工具，并分享了项目中运用知识管理工具的体验。通过这次讨论，大家对知识管理工具有一个比较全面的了解。我想回去后无论是工作还是生活中我们都要学会使用这些小小的工具，来撬动我们一生的知识管理。谢谢各位的参与。我们下周见！

主持人：AMT研究院 刘 珺