企业实施ERP项目过程的管理

企业实施ERP项目过程的管理

董洪太

1引言

随着中国加入WTO，中国企业的竞争是全球性的，企业不但需要引进国外的先进的技术和设备，更要引进先进的企业管理，ERP是当今世界最先进的管理工具，ERP2预计将在2004年运用于企业管理。如何在一个企业里成功实施ERP项目？这是准备或正在实施ERP项目的企业关心的话题。在这里，作者根据自己的实施经验从软件选型、实施策略、组织机构、人员配置、培训工作、工作规程等几个要素方面做一下总结。

2软件选型

对于传统企业来说，对IT技术的陌生恐怕是实施ERP比较大的心理障碍，而ERP从选型到实施再到它的售后服务等对于一个ERP项目的成败起着至关重要的作用。不同的企业业务不同，管理水平不一，IT技术掌握程度不等，资金条件各异，所以选择ERP产品的情况也就不尽相同，有条件的公司最好聘请咨询公司的专业人士对项目进行分析。一般说来，国内的ERP产品功能比国外大公司的要差一些，价格从几万到几十万元不等，只是国外ERP软件的1/7左右，比较适合国内管理基础薄弱、资金紧张的中小企业。国外的ERP软件发展得相对比较成熟，但价格昂贵，虽然软件功能强大，但对于基础管理薄弱或是企业本身规模不够大的企业来说，许多功能是闲置的，所以它比较适合大型的、管理水平较高的企业，象一汽大众、联想、海尔、上海通用等大型企业基本上采用的是国外公司的ERP产品。

3实施策略

3.1做好项目实施的总体规划

在项目开始实施前，首先要做好项目实施的整体计划，各分项目的实施都应在整体计划所划定的框架内进行，以保证整个项目实施的协调一致。

3.2充分利用企业现有的软、硬件资源

在保证项目整体先进、合理的前提下，尽量利用企业现有的软、硬件资源，根据企业现有的软、硬件状况，提供接口与企业的ERP系统集成，并且充分利用现有的数据，以避免重复劳动。

3.3ERP系统采用分步实施的策略

实施ERP这样一个大系统，涉及到人力、物力的消耗都比较大，因此在遵循“满足需求、先进、科学、符合实情”原则的前提下,采用“总体规划、分步实施、重点突破、效益驱动”的实施策略是非常必要的。

3.4认真进行数据准备工作

ERP系统的运行依赖数据的准确、及时和完备。可以说数据准备工作是整个系统实施过程中头绪最多、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易犯错误且错误代价极大的一项工作。所以一定要提早进行并认真对待。

3.5人机并行时间不宜过长

并行时间越短，ERP项目的成功率就越大。有几个方面原因：

◆并行时期，工作量是很大的，时间长了，业务人员都干疲了，甚至会对ERP系统产生反感情绪。

◆并行时期业务部门一般都是先做旧系统的，再做ERP系统，这时他们并没习惯看ERP系统的数据，而仍是以旧系统数据为准，所以ERP系统的数据有可能得不到及时跟踪，时间长了，ERP系统数据的垃圾会越来越多，甚至变成了一套无用的系统。

◆并行时期，为核对ERP系统余额与旧系统余额，必须指定截数点，将业务停下来进行核对。当出现差异时还需调整，这是要花费一定的时间的，所以每月都会有补数、入数的过程，相当于经常要将多天的工作压在一、两天内补做完成，如果月月如此，业务人员会很累的。

3.6重视高层领导在项目中的作用

ERP系统的实施是一项投入大、风险大、实施难度大的系统工程。是企业管理模式、管理思想、管理方式的一场变革，没有企业决策者对这一巨大工程的认识、支持与直接参与就没有成功的可能。大量的实践表明，高层领导的承诺是企业成功实施ERP的关键，主宰着系统的成功与失败。

4组织机构

实施ERP系统人是项目成功很重要的因素。因为实施ERP系统不只是单纯地使用掌握一套计算机软件系统，而是实施一个以计算机为工具的人机交互的管理系统。要使ERP系统真正有效地发挥作用，必须有企业高层领导的充分重视、参与以及必要的组织保证。因此，企业ERP项目实施由企业项目实施领导组直接领导，项目组成员由用户实施领导组、ERP实施小组以及软件公司人员组成。

在整个项目的组织机构中，实施领导组、实施小组和软件公司项目组在整个项目的进展过程中，分别担负不同的责任和扮演不同的角色。具体地说，实施领导组是以企业主管领导为首的决策机构，该机构应站在企业经营战略的高度，从计算机应用与企业经营管理的长远规划出发，提出企业管理信息系统的目标和要求。实施小组负责制订和下达分期项目实施计划，解决和协调实施过程中遇到的各类具体问题，定期向实施领导组汇报计划执行情况，指导各业务部门、车间的项目实施工作。软件公司项目组负责与用户实施小组共同制订项目实施的具体计划，对用户的管理人员进行培训，指导用户进行规范化的实施工作。基于各个小组的职责不同，根据作者对本公司的实施经验，建议人员构成情况如下：

◆实施领导组构成：

实施领导组组长：总经理

副组长：副总经理、信息主管

成员：部门经理、副经理

◆实施小组构成：

实施组组长：信息主管

副组长：业务部门主管

成员：由产品设计、工艺技术、生产、分厂、物资、销售等部门的具有丰富工作经验，协调能力并熟悉本部门业务的管理人员以及计算机开发，维护人员组成。

5人员配置

企业实施ERP系统是一项大型的技术工程，除技术依托单位组成的技术服务队人员参与设计与开发实施外，企业也应组织有关部门相应的技术人员参与系统的开发以及系统地运行与维护工作。参与系统的开发与维护的技术人员应由以下几类人员组成：

◆系统分析及管理人员

◆应用系统维护人员

◆软件开发人员

◆网络和硬件及及数据库专职管理人员

◆计算机操作和数据录入人员

◆除此之外，各部门都应配备相应的操作人员。

6培训工作

培训是成功实施ERP系统的重要因素。ERP培训有两个重要目的：一是增加人们对ERP相关知识的了解；二是规范管理人员的行为方式。通过培训要使用户的各级管理人员不仅要明确什么是ERP，它的实施将给企业带来那些变化，并明确实施ERP后各个岗位的人员如何进行新的工作方式。培训将采用授课和现场培训的方式进行，将对ERP理论、ERP软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。通过培训使下列人员达到如下目标：

◆技术人员：了解ERP原理，理解系统中产品结构的组成和作用；会运用计算机熟练地输入、查询、修改产品的组成等。

◆生产管理人员：懂得ERP运行原理，会操作菜单查询工单状态，熟悉工作规范，对工单从领料到加工、汇报整个过程清楚，对缺料、拖期工单了解原因，并能进行处理。

◆数据维护人员：理解自己维护的基础数据在系统中的来源和用途，能熟练操作菜单进行数据维护。

◆系统管理人员：深刻理解ERP运行原理和各模块间的关系，能够为各业务部门提供咨询与培训，并能对系统进行日常维护。

◆操作员：对ERP的基本概念和原理有一定了解；会正确使用菜单上的功能进行数据输入；熟悉数据输入的具体注意事项和规定；熟练地操作计算机。

◆其他管理人员：根据自己的业务和权限，熟练操作菜单。

7工作规程

实施ERP系统是一项深刻的管理革命，为了巩固改革的成果，必须用书面文件形式把新的业务流程明白无误地昭示于众，即制定工作规程与准则让全体员工严格照此执行。工作规程与准则说明每一项业务流程的目的要求，通过那些部门或岗位，由什么人在什么时间执行，运行系统的什么指令，遇到例外情况应按照什么原则处理等等。规程之后应附有各种表格、单据，这是管理规范化的保证。通过工作规程的制定，保证整个系统有条不紊的运行。

8结束语

ERP软件不是一套简单的通用化软件，如何将软件功能与企业业务结合起来，如何使用适合企业业务的功能，除了本文以上提到的几方面要素外，还必须借用咨询公司的经验，才能有效保证ERP项目的成功实施。愿所有企业在新的世纪管理水平更上一层楼。