IT监理的信息管理

IT监理的信息管理

林善茂

1、引言

信息，作为管理科学领域的一个概念，其内涵和外延随着时代的发展和科学的进步在不断变化和发展。一般认为，信息是以数据形式表达的客观事实，是一种已被加工或处理成特定形式的数据。他能够提高人们对事物认识的深刻程度，因此对信息接收者当前和将来的行动或决策具有明显的实用价值。

IT监理信息，是指信息工程监理活动中产生的、反映着信息工程的状态和规律并直接影响和控制信息工程监理活动的信息。

2、IT监理的信息管理

2.1信息管理的原则

为了提高信息的真实度和决策的可靠度，对于信息管理有以下原则：

（1）及时、准确和全面的提供信息，以支持决策的科学性；应规格化、规范化的对信息编码，以简化信息的表达和综合工作。

（2）用定量的方法分析数据，定性的方法归纳知识，以实施控制、优化方案。

（3）适应不同管理层的不同要求。高层领导进行战略性决策，需要战略级信息；中层管理者是在既定战略下的策略性决策，需要策略性信息；基层管理人员是处理执行中的问题，需要执行级信息。自上向下而言，信息应逐级细化，自下向上而言，信息应逐级浓缩。

（4）尽可能高效、低耗地处理信息，以提高信息的利用率和效益。

2.2信息管理的内容

信息工程监理的信息管理是在明确监理信息流程，建立监理信息编码基础上，围绕建立信息的收集、加工整理、存储、传递和使用而开展的。

2.2.1监理信息的收集

信息工程实施的每个阶段，都要产生大量的信息。但是，要得到有价值的信息，只靠自发产生的信息是远远不够的，还必须根据需要进行有目的、有组织、有计划的收集，才能提高信息的质量，充分发挥信息的作用。

收集信息是运用信息的前提。各种信息一经产生，就必然会受到传输条件、人们的思想意识及各种利益关系的影响。所以，信息有真假、虚实、有用无用之分。监理工程师必须通过各种渠道，采取各种方法收集信息。

收集信息是进行信息处理的基础。信息收集的好坏，直接决定着信息加工处理质量的高低，正如一句老话所说，“进去的是垃圾，出来的还是垃圾”。

下面根据信息系统实施各阶段监理工作的内容来讨论监理信息的收集。

（1）前期阶段信息的收集

前期阶段，监理工程师需要收集以下资料，作为设计阶段监理的主要依据：批准的“项目建议书”、“可行性研究报告”等；设备条件；规定的设计标准；国家或地方的监理法规或规定；国家或地方有关的技术经济指标和定额等。

另外，在招标阶段，业主或受委托的监理单位需要编制招标文件，投标单位需要编制投标文件，在招标过程中及在决标以后，招、投标文件及其他一些文件将形成一套对信息系统工程起制约作用的合同文件，这些合同文件是信息工程监理工作具有约束力的法律文件，是监理工程师必须要熟悉和掌握的。

（2）设计、实施阶段（中期阶段）信息的收集

中期阶段，将产生大量的信息，需要及时收集和处理。监理工程师的信息管理工作，主要也是集中在这一阶段。

在这一阶段中，需要收集以下方面的信息：

①业主作为信息工程项目的组织者，在实施过程中按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时发表对工程项目各方面的意见和看法，下达某些指令。因此，监理工程师应及时收集业主提供的信息。

②随着工程的进展，承建商业会产生大量的信息，除承建商本身必须收集和掌握这些信息外，监理工程师在现场管理中也必须收集和掌握。

（3）系统试运行、验收阶段（后期阶段）信息的收集后期阶段，需要大量与验收相关的各种信息资料，这些信息资料的一部分是在整个实施过程中，长期积累形成的；一部分是在试运行、验收期间，根据积累的资料整理分析而形成的。完整的资料应有承建商收集整理，经监理工程师及有关方面审查后，移交业主。

2.2.2监理信息的加工整理和存储

所谓监理信息的加工整理，是对收集来的大量原始信息，进行筛选、分类、排序、压缩、分析、比较、计算等过程。监理工程师为了有效地控制工程建设的质量、进度和投资目标，提高信息工程的投资效益，应在全面、系统收集监理信息的基础上，加工整理收集来的信息资料。

本着标准化、系统化、准确性、时间性和实用性等原则，通过对信息资料的加工整理，监理工程师一方面可以掌握项目实施过程中各方面的进展情况，另一方面也可以直接或借助数学模型来预测项目将来的进展状况，从而为正确决策提供可靠的依据。

2.2.3监理信息的检索和传递

无论是存储在档案库还是存储在计算集中的信息资料，在建库时都要拟定一套科学的查找方法和手段，做好分类编目工作，以便于今后方便的查找资料。完善的检索信息可以使报表、文件、资料、认识和技术档案既保存完好，又查找方便。否则会使资料杂乱无章，无法利用。

监理信息的传递，是指监理信息借助于一定的载体从信息源传递到使用者的过程。只有监理信息畅通无阻地传递，才能保证监理工程师及时得到完整、准确的信息，从而为监理工程师的科学决策提供可靠支持。电子计算机技术及通信技术的迅速发展，为监理信息的快速传递提供了良好的条件，人们可以通过建立计算机网络来传递各类信息。

3、IT监理管理信息系统

随着信息技术发展，信息系统的规模越来越大，对监理过程中如何进行全过程的动态跟踪，文档的及时建立与保管，监理依据的快速查询，监理数据及结果的客观统计、汇总、评估、事件地相应处理等也提出了更高的要求。因此传统的人工监理的方法也越来越难以胜任，特别是作为信息产业，更应该引入计算机辅助管理。这样才能大大提高工作效率，对信息工程实现更好的实施监控。

IT监理是一个新兴的行业，因此相应的管理信息系统也还处于探索之中。按照IT监理工作的主要内容，即对信息系统的质量、进度和投资等三大目标进行动态控制，确保三大目标得到最合理的实现，相应地，信息系统监理的管理信息系统应有4个子系统组成，即质量控制子系统、进度控制子系统、投资控制子系统以及合同管理子系统。各个子系统之间既相互独立，各有其自身目标控制的内容和方法，又相互联系，互为其他子系统提供信息。信息系统监理管理信息系统的功能模型如图1所示。

4个子系统共用一个公用数据库。对于每个子系统，均涉及到计划信息的输入，实际信息的输入，实际数据与计划数据的分析比较，信息检索，统计分析，自动生成报表等功能。另外，监理管理信息系统还应该实现监理全过程动态管理和信息的及时反馈的功能，根据所收集到的数据，进行分析预测，为决策支持提供依据。

一个完整的、完善、成熟的监理管理信息系统应该具有非常强大的功能的，能够及其有利的辅助进行信息工程的监理工作。

4、小结

IT监理作为知识密集型的高智力服务业，它依靠的是专业人士的知识、经验为客户提供决策、咨询服务，而这些服务是离不开信息的。IT监理信息渗透到监理工作的每一个方面，它是监理工作不可缺少的要素，在IT监理中具有重要的作用，要充分地开发和利用它。

IT监理的信息管理是在明确监理信息流程，建立监理信息编码基础上，围绕建立信息的收集、加工整理、存储、传递和使用而开展的。最后，本文初步描述了IT监理的信息管理系统的模型。