走在企业知识管理的大道上-记苏福马股份有限公司金蝶K/3 OA实施心得

走在企业知识管理的大道上
-------记苏福马股份有限公司金蝶K/3 OA实施心得

OA 从无纸化到知识管理

2001年底，苏福马股份有限公司成功收购了镇江市林业机械厂，企业实力和规模迈上了一个新的台阶。可随之而来的是，异地办公也给企业管理带来了诸多不便。有时为了传递一些特别重要的技术文件，不得不依仗人来车往两地穿梭，费时费力不说，开支也增加了不少。不过，近期，这一难题已然迎刃而解。随着苏福马OA办公自动化项目的正式实施，通过WEB方式一举实现了远程办公，在键盘的敲击间完成了文档和指令的传输。当然，效能提升仅仅是项目实施后的一大成果。事实上，OA对于苏福马公司更大的影响在于工作流的再造，知识管理的科学与规范，以及为企业下一步信息化改造所打下的基础。

无纸化 OA跨出第一步

李猛是苏福马公司办公室副主任，他对于OA项目上马前后的变化感触颇深。原先一份文件在领导间传阅，需挨个排队，一个轮次下来要花费不少时间，偶尔途中出现耽搁，那时间就拖得更长了。而遇到公布统计报表、下达生产计划等，往往要大批量复印，发放到各相关部门。平时不留意，年底一算帐，光纸张费用就不是个小数目。如今，OA系统上马后，收发文功能模块实现了文档传输和数据统计的电子化，无纸化。

依托顺畅流转的传递网络，企业领导层得以在第一时间批阅各式文件，调阅最新动态数据，并据此下达决策和指令。而公共信息平台的建立，则大大便利了信息的发布，依照所设置的权限，每个部门、每个员工都能获取各自所需的信息。由此，办公信息载体实现了从原始纸介质方式到比特方式的跨越，“无纸化”办公成为了现实。苏福马的员工纷纷表示，现在企业内部的许多文件、报表用不着再打印、装订、分发了，纸张使用大大减少，成本下来了，办公室的打印机、复印机也“轻松”了不少。当然，工作效能的提升是最为显著的。以文件归档为例，占地不说，原先要翻阅陈年老账可是一桩让人头痛的事，每每需要翻箱倒柜，碰到急用，那可真是火烧火燎。而现在，轻点鼠标，随时可以进行拆卷、封卷操作，轻松调阅。对于已封案卷，还可以根据著录标引进行方便的检索和查询。

工作流  再造和自动化

不过，如果以阶段来划分的话，收发文手工方式的终结，即所谓的“无纸化”仅仅是OA的初级阶段，实现工作流的再造与自动化则是企业推行OA更为重要的题中之意。此次苏福马公司选用了金蝶K/3 OA V7系统，根据苏福马内部管理要求，定义、再造出了各种复杂程度不一的流程模块，包括采购、资金申请流程等等，供流转使用。除了管理员以外，公司员工可以在任何一台联网的计算机上实现流程的流转，以及对于工作流程的跟踪查看。

举例说，如果你是某一文档的审批人，除了可以对需由其处理的文档进行审批外，还可以通过系统自带的流程监控系统及流程跟踪功能，来查看该审批文档目前所处的状态，及其余审批人所提的意见和所做的操作，随时对流程跟踪，查看其目前状态和处理意见。而对于流程中所产生的所有文档，系统可以不同版本附件的形式添加进来，待流程结束后，自动归入档案库管理。在实际工作中，有时也会遇到流程停滞不前的现象，这时系统管理员便可以通过重新设置路由和重新分派的方式保证整个流程能够正常、稳定地运转下去。由此，部门间的相互协作和监督得以强化，员工的事业心和责任感也受到了激励，办公效率有了较为明显的提高。在公司内部，原先某些重要岗位，如采购人员，流动或跳槽后往往会出现一段相对“无序”的时段，因为客户资料、供货方价格等信息多被前任一锅端带走，致使后继者一时难以上手。现在OA实施以后，一切变得有章可循。所有信息、数据透明化，全部被输入电脑，整个采购流程又有跟踪审核，因此即使有了人事上的变动，前后也能很快衔接，有力地保障了企业运转的正常和有序。

知识管理 构筑共享平台

在苏福马办公功能模块结构拓扑图中，有一个被称作“公共信息”的模块，系统将它分为了新闻中心、知识中心、企业公告、焦点论坛、政策法规和单位名录等六个大类。项目实施人，苏州金蝶软件公司的工程师艾群飞介绍说，可千万别小视了“公共信息”。事实上，现在的OA系统已不再是简单的文件处理和单纯的行政事务，工作流再造之余，还提供了丰富的学习功能和知识共享机制，而这对于提高现代企业的效能和核心竞争力至关重要。目前，业界多数认同第三代OA的核心便是知识的管理，目的在于帮助企业发现现有和潜在的知识，并且在恰当的时候将正确的知识传递出去，使企业员工在实践中学会采取最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。而苏福马“公共信息”模块其实便是这样一个集信息发布、知识传递于一体的共享平台。

根据苏福马公司的要求，金蝶二次开发的“质量信息反馈”功能模块便体现了知识管理和共享的理念。今后，但凡是在产品制造过程中出现的任何细小的质量问题，系统都会以电子文本的形式记录在案，附录应对的技术处理方案，并且被归档存放在公共信息的“知识中心”内，供员工随时参考借鉴，以有效避免同一质量问题的再度发生。而如出一辙的还有“焦点论坛”，作为企业所有员工的公共讨论区，每个人都可以对公司内部或外部的各种观点、问题进行讨论，分享知识，寻求经验。为配合各业务部门的实际需要，还可以建立特殊话题讨论区，如业务交流和专题技术讨论等，任何人员可在讨论区中提出问题和解答其他人员的问题。而在日常，员工还可以通过查询、订阅和发布等多种互动方式处理各类信息，使自己的知识构成始终处于一个循环更新的状态，以不断提升个人的业务水平和效能。

据介绍，为了更好的使OA系统发挥应有的效能，公司人力资源部在今年年初组织了大规模的人员培训，从计算机基础知识入手，从报表数据的输入起步推进。在他看来，旧有的工作习惯和思维模式是启动OA时通常会遇到的难题。但在一段时间的运转之后，OA系统所带来的，看得见、摸得着的变化已经使越来越多的员工切身感受到了信息化的便利和高效。事实上，企业信息化的基础，从技术角度而言，除了网络硬件设施，OA是一个非常关键的基础。因为电子商务要把物流、资金流、信息流重新整合，而且要进入企业的核心层，渗透到各个业务环节。因此，只有具备了OA这一基础，电子商务才能水到渠成。所以，李猛希望，从无纸化到知识管理，苏福马金蝶K/3 OA项目的有效实施将为企业的信息化之路打下一个坚实的基础。