老牌国企的超前现实

老牌国企的超前现实

如果用一句话来概括成都铁路局物资管理信息系统的意义，成都铁路局副局长张德明的话最能说明问题：“我们每年的物资采购量是十几亿人民币，只要节约1%，每年就是1千多万，2年下来，这个项目就值了！”

成都铁路局下辖四川、贵州二省和重庆直辖市，地域分布广，铁路线全长达4000多公里，“点多线长面广”，信息传递困难；铁路系统的运营收入由铁道部统一核算，物流是个封闭系统。以往，物资管理完全靠手工记帐，上级物资管理部门则仅靠季、年度的帐目统计来发现问题，或者深入基层考察，“下去三天，只能解决1个问题”，而物资管理信息系统，不仅使得成都铁路局在物资管理上实现了从单点的手工作业到信息化、网络化的飞跃，而且为成都铁路局进入现代化管理方式启发了思路。

成都铁路局在寻找物资管理信息系统实施者的时候，目标并不仅仅是寻找一个构建IT网络的专家，开发一套简单地将现有管理流程转移到计算机上的应用软件。而是一套真正能够提升管理水平的系统，一个在信息产品及服务领域卓有成绩的长期业务伙伴。因此，成都铁路局不仅进行了长达8个月的认真调研，也对合作伙伴进行了认真挑选，从产品到服务进行全面测评，最后选定中国惠普公司。

这一项目历时22个月，从2001年5月起在7个站段试运行，于9月在全局内正式运行，经过8个月的实际运行后，2002年5月16日在成都召开了项目鉴定会，成都铁路局邀请了局内外专家对系统应用软件进行了科技成果鉴定，获得了好评。

成都铁路局物资管理处副处长潘博璇很自豪地说：“铁路系统的物资网络全过程管理，成都铁路局的物资管理系统是全路首创。2001年中央提出要用信息化带动工业化的时候，铁路信息化最重要的项目——物资管理信息系统，在成都铁路局已经进入了应用阶段，已经有了切实的‘带动’的经验和体会，这证明我们的意识很超前，行动也很超前。”

“体验”网络信息化

上了惠普公司与成都铁路局共同开发的物资管理信息系统的好处，从物资处的办公室就看得一目了然：室内很简洁，除蓝色档案盒、书架外，管理工具就是计算机。过去，物资部门工作人员的办公桌上总是堆满报表，只能依赖报表发现问题，而后与分局或站段联系，去解决问题，“下去3天，只能解决一个问题”是当时工作效率的一个形象比喻。而现在，就在我们谈话的过程中，工作人员只用5分钟就完成了对某下属站段物资的了解和回应，没有信息化以前，这很难想象。

有了物资管理信息系统，成都铁路局财务处会计科科长鲁坚也大大松了一口气。财务部门的职能之一是对物资业务行使核算及监督职能。虽然财务部门自身信息化程度较高，但在物资管理信息系统建立以前，财务部门获取物资部门的数据总是滞后。一到月末，会计科就要天天加班，因为各站段每月的财务报表要到月末才交上来，人手就那么几个，必须在几天之内加班加点地统计出来。而现在，月末加班已经成了过去时。

站段的体会就更深了。成都铁路分局成都工务段是该局最大的工务段，管线长，施工点多，用料品种繁杂且单位分散，物资管理难度很大。应用了物资管理信息系统之后，材料室的工作强度大幅度减少，实现了减员分流，成本也即时得到控制。往年要花费大量人力手工进行的每月成本支出金额统计现在也格外轻松。工作流程规范了，管理严格了，历来是局内消耗大户的成都工务段不仅支出成本大幅减少，而且，利用统计出的技术指标，2001年还完成修旧利废186.95万元。

“软件视图界面清晰，层次分明，只要稍加学习和练习，没有任何电脑基础的人也能掌握。”这是江油机务段对物资管理信息系统的评价。江油机务段材料室有11个人，原来三分之二的人不会微机操作，但在对系统实际操作后，他们对物资管理系统的应用界面非常赞赏，因为软件所有命令都采用菜单式鼠标点击方式完成，数据录入采用人机对话，只需按提示输入相应数据，就能完成相应各项工作，操作简单。通过参加惠普与路局物资处举办的培训班，再加上内部交流学习，他们现在已经能非常熟练地进行操作。

物资管理信息系统，令成都铁路局上上下下的员工都尝到了网络信息化的甜头。

“大集中”结构的由来

在项目调研过程中，惠普借助MAXIMO软件的演示，与成都铁路局进行了形象化的、互动的需求分析与探讨，在需求完全细化后，成都铁路局才与惠普正式签约。在该项目中，惠普公司委派了经过认证的项目管理专家（PMP）担任项目经理，同时还专门委派了物资管理业务顾问，与成都铁路局共同组成项目小组。

在立项之初，成都铁路局希望采取“集中+分布”的结构，但是惠普的技术专家考虑到各分局站段原来的应用水平参差不齐，如果采用分散结构，数据移植和大量维护需要在分局段进行，会有很大困难。而采用“大集中”模式，只有单一数据存储，只需在路局建立一个数据中心，数据移植和维护都在成都进行，业务也可以及时反映到路局，这样既节约了维护成本，又可以避免数据不一致，同时还能更好地满足成都铁路局对系统高起点、高效率的期望。并且，无论从网络技术发展趋势还是从业务管理的角度考察，“大集中”都是发展的必然。

物资管理信息系统是一个实时的集中处理信息系统，其数据采集量和处理量都很大，而且需要确保数据安全。惠普项目组和用户经过仔细讨论，根据成铁局的站段分布特点，以及从铁路局信息化建设的长远发展需要，充分考虑了实用性、扩展性、可靠性、易用性，最终确定采用以2台HP　N4000和HP存储设备组成双机热备CLUSTER的方式，充分保障了系统的可用性与安全性。

软件是整个系统的灵魂，也是最有挑战性的部分。惠普项目小组与成铁路局密切合作，确定了以物资的仓储管理为核心，以物资的计划、采购、班组消耗核算为主线，实现路局、分局、站段对物资流动和相关资金流动的分级管理。为了保证系统的可扩展性和连贯性，物资管理系统最后按业务环节分为8个模块，将各子系统自上而下逐层分解，既有利于将来对软件功能的拓展和升级，也有利于不同权限人员岗位分工和操作集中、分析、查询等。

惠普不仅拥有业界称道的管理之道，而且对于每个项目，惠普都调动整个公司资源，委派相应的管理及技术专家，与用户共同解决技术与管理上的难题，而不是仅仅当作一个“单子”来做。正是本着这种精神，惠普才在物资管理信息系统从整个网络构建到应用软件开发中，较好地满足了成都铁路局的业务需求，并与用户建立了相互信任的良好合作关系。

管理上台阶

潘博璇毕业于上海交通大学，从事了30多年的铁路系统物资管理工作，对物资管理业务非常熟悉且富有创意，对于“物资管理信息系统”的应用也自然很有感想。

从前的计划经济是卖方市场，改革开放以后，现在则是买方市场。用潘博璇的话来说，物资人员“买到不是水平，要买得合理、储备科学才是水平。”如何“买得水平”，在物资管理系统中，他认为有三样“武器”：限价、定额、财务核算。三者环环相扣，互相制约，买得没有水平，系统就无法通过，买卖根本无法成立。

过去，企业管理是“用了再算”。由于各业务部门地域分散，信息交流不便，只能靠事后的财务报表了解每个站段的物资明细。为了保障运输生产的需要，物资发放只有“用了再算”。物资计划靠的是估测，听的是需要，准确性差，也不能及时调整。物资消耗管理只能“事后算帐”，甚至出现一边物资积压，一边仍在申请购买的情况，浪费极大。

现在，来自站段的物资数据实时更新，路局、分局机关在5分钟内就能回应。而且，管理制度十分严格和精确，如采用“限价管理”和“限额发料”的方法，控制材料价格和消耗数量，使成本控制落实到实处。物资处的工作人员谈到，“采购价格是源头治理，通过实际价格同分级管理的最高限价的比较，使管理人员在采购工作中形成现实的参照和限制。这种方法适合铁路运输企业点多线长、地域跨度大的特点，便于考核各级物资部门的采购工作。不仅使成本控制落到了实处，对于错帐、假帐等现象，也可以防止、降低，直至杜绝。”

“我们的管理经历了三个阶段。第一个阶段是制度化管理，制度有差异，管理就有差异，漏洞从制度就开始了；第二个阶段是标准化管理，制度升级为标准，但执行的人为差异仍存在；现在，我们实行程序化管理，在标准化管理的基础上，借助网络手段实现操作的程序化，漏洞都被堵死了，管理真正体现了经营主体的意志。”潘博璇说。成都铁路局应用了物资管理信息系统之后，深刻地改变了两级机关的工作方法。首先，工作效率提高了，由原来的被动管理，变为现在的主动查询、主动发现问题，采购价格透明化了；第二，对库存可以做到及时调节，防止积压、资金占用，系统中有储备定量功能，对那些占用资金大的物资采用储备定量来限制，决不会再出现一边积压，一边申请的情况；第三是控制消耗成本，系统中有限额发料、班组核算等功能，考核也很方便，如果出现超支情况，则按站段经济责任考核程序处置，制度真正落到了实处。实现了全过程网络管理，真正做到“减员”。

从成都铁路局物资管理信息系统项目中，我们可以看出，无论对用户还是集成供应商来说，一个信息化项目绝不仅仅是几台计算机设备的连接，和旧有流程的自动化过程，它包含着先进管理经验的传递，和真正用到实处时对原有管理观念和体制的更新。成都铁路局依靠自身的努力并通过与一流IT厂商的协作，将一个超前的意识变为超前的现实，利用现代化管理系统不断升级自己的管理观念，并把这个观念落实为一个真正现代化的企业，完成了一个大型国有企业向市场化的艰难转型过程。他们的经验，对所有想要实施信息系统、正在建设和应用信息系统的人们，都有借鉴意义。

本文原载于互联网周刊