论企业信息化过程中的几个问题

论企业信息化过程中的几个问题

王再云 武坤 王树文

随着信息时代的到来，企业的信息化已逐步被提到现实日程上来了，当准备规划企业的内部信息网络和建设企业管理信息系统(MIS)时，实际是面对着一个系统工程，很自然会考虑下述问题：

在规划方案中，哪些功能是必需的、哪些并不适合自己的公司、遗漏了哪些必需功能？企业建立企业管理信息系统时，现行的工作流程还需怎么调整才能使工作效率真的提高？

只听说某绘图软件好，某财务软件、表格处理软件、库存软件优秀，某人事管理软件很棒，办公管理软件不错……都想使用，但是合在一块儿会不会有什么冲突？怎么解决上因特网的问题？员工的培训工作是否很艰巨？企业管理信息系统将来的运行、维护、升级、改造成本有多高？选择什么样的管理信息系统软件平台开发自己的管理信息系统最可靠而且经济？适合自己企业的“信息化方案”到底应该是什么样的？
……

这些问题，对任何一个计划建立自己企业的内部信息网的领导们都是不可回避的。笔者所在的山东铝业公司电解铝厂从1995年起就开始着手进行电解铝厂内部的信息网络的规划和建设，在几年的实践中积累了一定的经验，也得到了一些教训。本文的目的就是从几个不同的角度出发，对如何经济、有效和合理地规划与建设企业内部网络进行分析和探讨。

信息是现代企业管理的核心

其实，在我们开始着手规划和建立企业的管理信息系统或Intranet时，已经坚信信息技术的发展将会为企业的发展注入新的活力，也坚信这一系统的建立将会为企业现代化管理打下良好的基础。

同时，我们也已经看到，市场的竞争加剧和行业服务的专门化，使信息的采集、加工、处理与使用在企业的管理过程中的地位越来越重要，越来越决定着企业管理的效果和效率。然而，在提高和改善企业的管理效果过程中，我们应该明白如何采用管理信息系统这一有效管理工具，以及它是如何在企业的管理中起作用的。

近代信息论及相关学科的研究结果表明，任何自然的孤立系统均遵循着“熵增原理”这一普遍规律：在没有外力介入的条件下系统将会朝着熵增加（即不断无序化）的方向变化。企业也是一个系统，一个经济运行系统。良好的企业其运行的结果则是朝着有序化的方向变化，这其中的原因是企业管理就是一个信息管理过程，“信息”可以看成是“负熵”，而它的加入便使系统的熵减少，从而使系统朝着有序化方向前进。
上述信息论研究成果也解释了为什么随着企业规模的扩大，其管理组织会变得越来越庞大和困难，而信息的处理与使用也变得越来越重要。正是这一原因，近年来国内形成了管理信息系统建设的高潮，并极大地加快了我国经济建设的步伐。

企业的管理系统与企业中的任何其他系统一样可以看成一个“生产系统”：其生产原料为物资物品流程、工作协作流程及其他各种信息数据流程，其产品是基于对这些流程处理后使企业得到发展的综合动力、协同能力、凝聚力、竞争力和效率。

MIS≠企业原有的管理模式+计算机信息处理

那么企业的内部信息网与企业现有的管理模式的关系如何？什么样的管理信息系统能够最大限度地为企业的管理服务？一个好的管理信息系统的最主要特征是什么？一个好的管理信息系统的模型结构是什么样的？

在规划和建设一个企业的管理信息系统时，经常有可能误以为企业的管理信息系统就是在企业原有的管理模式上加入计算机信息处理。故而使得一方面企业在选择适合自己的管理信息系统建设方案时总会觉得所有的方案都不能完全符合自己的需要，总有一些美中不足的感觉，总怀疑是否目前条件和时机尚不成熟，因而迟迟不能下定决心开始规划和组建自己企业的信息系统；另一方面，即便是下了建设自己管理信息系统的决心，也总是在建设中体会到系统与实际管理过程的差异性，而感到系统并没有达到期望的目标。

其实，一个好的管理信息系统绝不是企业原有的管理模式和计算机信息处理的简单相加，虽然这种简单相加可能会对管理效果起到某种程度的改进。事实上，建立管理信息系统的目的是通过实现对企业信息处理的现代化而达到高效完成管理工作，即要在当时的技术环境下，通过采用合适的组织结构和体系，低成本地达到提高效率、增强创造性、提高协同工作能力和效果的目的。由此可见，一个行之有效的管理模式与当时的技术环境及所能采用的管理工具及手段是密不可分的，而一个好的管理信息系统的模型就一定要能够与当今信息技术紧密相连，并能够充分利用其优良性能的模式。所以，我们在规划设计和建设企业的管理信息系统时，一定要弄清管理信息系统的模式与企业管理模式间的关系，建立良好的企业管理信息系统模型。

事实上，信息系统也好，管理模式也好都是企业管理在不同阶段的手段和工具而不是目的，企业的目的只有一个，就是在当今技术条件下，以最低的成本、以最快的速度得到最大的经济利益。

因此，企业应该根据企业管理的最终目的即低成本、高效益和迅速地实现经济目标这一根本原则，从以下三个方面来对自己的管理模式进行调整：一是对于一些在新技术下已不再需要的模式，应该完全将其取消;二是对于在新的技术下可以更好解决的模式，应该按照新的技术对其进行重组；三是对于原来没有现在利用新技术可以实现的模式，则应该及时地引入到企业的管理之中。　

综上所述，先进的管理模式一定是能够充分发挥现代先进管理工具性能的模式。

企业信息化是一个过程

系统论中有一个基本原理，其大意是：在任何一个复杂系统中，总会同时存在两类不同的影响因子，其中一类称为“快波”，它的特点是作用的时间短但作用的强度大；另一类称为“慢波”，它的特点是作用时间长且连续，但作用强度较小。在这样的复杂系统中，“慢波”将决定系统发展的方向，而“快波”则可以影响系统发展的进度。企业的信息化过程从广义上讲包括信息的传输环境、信息的网络环境、信息的应用环境和信息的服务支撑环境四个组成部分，因而是一个非常复杂的系统，在这样一个复杂系统中同样存在两类不同的作用因子：企业各个阶段的信息网络及应用软件的集中规划和建设等可以看成为“快波”因子，而针对企业管理人员和生产人员连续不断进行的计算机使用培训等则可以看成为“慢波”因子。

根据上述原理，我们就可以指导企业的信息化规划和建设。

首先，我们必须将企业的信息化规划和建设视为一个不断改进、逐步提高的过程。不能以为企业的信息化建设可以一下完成，在这样一个复杂的系统中存在着大量的作用因素，只能通过长期不断的努力才能达到目的。其次，既然“慢波”决定系统发展的方向，那么在企业信息化的规划和建设过程中，一定要将这些“慢波”因素放到绝对重要的地位，切不可忽视，更不可将如职工计算机和软件使用培训等视为可有可无。

最后，既然“快波”决定系统发展的进度，因此在条件许可的情况下要及时投入人力物力从上面所述的信息化几个方面进行工作，并与“慢波”因素紧密结合，从而加快信息化建设的进度。

本文原载于软件世界