瑞尊电子商务软件的解决方案

瑞尊电子商务软件的解决方案 

一、项目需求

1. 业务流程

销售公司的销售网络是一个全国性的分级营销网络，同时又是一个庞大的销售管理体系。各销售分公司不但要求清晰有效地对适时的销售数据进行管理而且还必须满足总部相应的数据管理的要求。

2．系统需求

根据上述业务现状，某公司提出建立企业销售管理信息系统的需求：

该系统对某公司销售网络的分销信息流管理具有重大的经济效益和现实的紧迫性：作为销售网络营销平台的软件，可提升管理绩效，加快信息流至当日，纠正计划偏差，据营销平台整合管理专家预测可产生重大经济效益。

本方案在完全遵循某销售公司需求分析的前提下，作一些技术性调整；为保证该软件在某销售公司实施产生真正效益，同时要求在软件原型完成时需经过某销售公司需求分析人员做进一步应用和调整。

本系统是一个典型的基于Internet的、使用Extranet技术的分销信息系统，采用C/S(客户机/服务器)结构，结合B/S(浏览器/服务器)Web技术，具有先进的技术，可作为一个独立的软件产品进行策划、开发及推广应用。

本系统主要目标是通过信息流管理支持计划系统(计划决策支持)，以及销售公司总部的销售管理。主要包括如下功能：

进存销数据的采集处理(录入)；

销售计划的执行(要货、发货计划及确认)；

数据的分析与统计(报表和图表)；

数据的及时传输(Internet方式)；

系统维护(包括用户管理、代码维护和信息安全性问题)；

总部的销售计划、销售合同、定货提货、退货换货、结帐等管理；

总部实现对分公司各项销售数据的监控、统计和管理，制订准确的销售计划。

本系统操作满足以下条件：

 (1)操作要求

在数据收集操作前端，其操作界面应是图形化的；销售管理的应用系统，其操作台界面应是服务器的仿真图形化界面。具体来说有如下要求：

a)图形界面，针对用户设定输入界面，并要求离线输入；

b)操作简单，要尽量直观，逼近现实，以表的形式输入数据；

c)易于维护，客户端维护要简单，尽量降低开发、维护及人员成本费用，数据备份及恢复要简单；

d)易于扩展；

e)安全可靠，防止数据被截获泄密，数据要完整；

 f)分布式处理方式，数据在本地输入、处理、汇总，并上报汇总数据。

 (2)传输要求

a)能自动定时传输汇总数据；

b)传输费用要本地化，尽量降低传输成本，采用Internet方式。

(3)统计分析要求

a)根据进销存数据进行汇总统计，作出日销售趋势图、产品累计曲线图并进行ABC分析统计，作出库存结构分析图；

b)统计结果表现形式要多样化，如ABC曲线图、直方图、圆饼图等。

(4)数据要求

系统的核心工作就是及时准确地处理企业内部的各种信息，并按照要求综合汇总出有效的信息供查询和打印。由于数据和信息都分散在各个部门，所以需要从各个业务部门收集大量的数据并加以整理，为实施系统管理的应用打下良好的基础。

在系统中，所关心的数据包含了与销售业务处理有关的所有数据：客户情况、销售成品数量、在库数量、入库数量、出库数量、移库在途数量、销售金额、应收款数、已收款数等等。

二、总体方案设计

1. 总体方案

根据需求，本系统实现销售网络的三级管理功能同时实现总部对其所有一、二级网络和销售业务的综合管理。

(1)以最终用户作为销售网络底层数据源，分公司及总部业务部为销售网络终端平台，其数据采集由人工收集完成，提交数据(如台帐)作为终端录入信息。

 (2)分公司作为营销中层，具有汇总所属各用户进销存信息、及时进行业务查询、作出要货计划和确认发货计划功能；同时按统一规范向总部汇报信息。某集团公司自己原有的开票系统仍将继续使用，保留其原有的应用功能。

(3)具有双向信息流要求。

(4)就形成了本系统在分公司是DRP(企业分销体系资源计划管理系统)-1的客户端环境，在总部是DRP-1的后台端和DRP-2的销售管理环境的结构，实现分析决策、信息采集和销售管理于一体的综合管理系统。

(5)这种系统就是DRP-1与DRP-2的综合销售管理系统的总体方案。

2. 技术方案

DRP-1具有以下显著的优点

(1)为企业的信息采集提供了一个行之有效的解决方法。

(2)便于企业信息管理的规范、完整。

(3)用户可以在离线方式下进行各项数据的处理工作，在线方式将数据上传到总部，并仅仅缴纳本地的电话通信费用，节省大量的开支。

(4)总部人员无须进行数据合并工作。

(5)总部决策人员可以多角度分析数据，并得到直观的图形分析支持。

(6)数据的保存、查询、安全得到充分的保障。

而从销售管理的角度来看，该系统又定义了经销、代销两种销售类型和体现了从销售计划制定到销售结帐全过程的强大的业务流程处理能力。

三、总体方案详细说明

(一)为什么采用DRP

1. DRP-1—分销业务计划与决策分析系统

当今时代已不是规模经济和全能厂的时代，而是以速度取代规模的时代。企业在不断扩大销售体系的同时，必须注意到现代企业的经营观念是“速度可以战胜规模”。“DRP—企业分销体系资源计划管理系统”正是定位于解决企业最关心的市场问题的管理信息系统，结合了适合于企业分销体系的先进管理模式和最新信息技术手段，以两个阶段的应用模式，很好地解决了企业面向市场时面临的各种管理问题。它也是软件的“TEEMS全面的企业电子化管理方案”中主要的组成产品。

DRP的第一阶段“分销业务计划与决策分析系统”(简称DRP-1)主要侧重于分销体系各层次日常发生的最关键业务数据的收集和分析，从而让企业高层领导和管理部门及时掌握和控制销售过程的动态，包括：各级分销点的库存情况、销售信息(销量、价格、销售速度、产品品种销售比例等)、基本财务情况、销售计划的完成情况、代理商/经销商的成绩、竞争对手的同比情报等等，并在此基础上加以多角度科学化的分析，从而决策企业战略部署，包括地区配送商品数量、品种的确定，销售任务的确定，销售价格等竞争手段的确定。

DRP的第二阶段“分销体系与资源运营管理系统”(简称DRP-2)则是更加注重各级分销点的业务全过程的管理和监控。从全面管理角度出发，对多种多样的销售模式和核算形式实时地管理，包括：销售处理、库存、财务核算和结算、采购等，从而准确地进行全业务过程控制和管理，保证企业运营的成果和利润。

DRP的先进的企业分销体系管理模式已经在多个企业分销体系中成功运用。其中较为典型的成功用户之一TCL集团电器销售公司，遍布全国的200家销售分支机构已经广泛采用这样的系统模式实现了企业销售工作的现代化管理，从而为企业产品销售在市场上的持续高速发展提供了保障。
利用设置在各分销点的独立PC业务软件和位于销售总部的局域网络，通过Internet方式实现“离线分步式”的数据采集方式，将企业关心的关键业务数据实时地汇集到总部，经过科学的数据分析和对比，再发布于总部局域网或因特网Web站点上，供企业领导和各级管理部门及时掌握销售和市场动态。

2. 为什么要分销体系与资源运营管理系统(DRP-2)

DRP-2建立在分销点或总部局域网之上，将销售业务的全过程纳入有效的管理。DRP-2提供了分销点或总部销售业务的各个环节处理和管理，包含有销售、销售核算、库存、采购、采购核算、总帐和报表、售后服务、市场、运输、Internet等等。

从销售业务面向的各种销售方式出发，DRP-2能很好地处理批发、零售(有订单或无订单)、协议销售、代销、经销、赊销等多种结算方式，并对杂、多变的销售业务流程实现多方位控制，如：业务流程单据会经常出现修改、作废、违约、失效、退货、换货等情况。通过管理手段帮助企业增强经营灵活性和竞争优势。

同时，在配合销售业务的过程中，DRP-2还实现了库存和财务等方面的实时核算，特别是对客户和代理商的应收帐管理。全方位加强客户管理(如：客户信誉度管理)，从而保证了企业的风险控制和利润实现。售后服务中的客户请求、维修过程和费用等也得到很好的控制和管理。市场管理工作包括了对代理商业绩和竞争对手情报的收集和分析。

另一方面，在企业内部也加强了对费用预算和核算、销售人员业绩考核、库存准确率等方面的管理，进一步挖掘企业利润潜力。确保规模增长时费用增长低于利润增长的速度。

DRP-2各子系统之间是紧密联系的，所有的数据只要一旦正确地进入系统，就被系统自动传递到其他需要利用这些数据的子系统，并被准确地加工成用于下一步业务处理的数据。系统数据的高度民主集成性保证了工作和管理效率的提高。

虽然，DRP-2提供了大量、复杂的销售业务处理过程管理功能，但考虑到企业应用人员的需求，系统特别设计了易于学习和操作的用户界面，并分别针对一般业务人员和企业领导，提供了业务处理和经营决策等不同层次的强大功能。为帮助企业规范业务行为，缩短实施周期，尽快见到应用效果，公司专门总结和规划了一套独特的行之有效的“工作点”实施方法和配套服务。从而保障了企业应用DRP-2的成功性。

同时，DRP-2与DRP-1无缝连接后，可以构造成整个分销体系的全面管理信息系统，从而最终保障企业分销体系的成功运营和长期利润的获得。
可见，DRP-2就是一个完整的销售管理系统。它在设计中融入了国外先进的客户信用自动控制和业务集成跟踪的管理思想，特别适合我国现行转轨的市场经济条件下销售业务的新观念、新方式、新方法。系统以销售订单为中心，通过制定销售计划，签定销售合同，定货处理，提货处理，退、换货处理，以及开财务发票等一系列严格的处理功能管理整个销售业务。

它是一个多环节、连续步骤的集成系统，与财务、库存等业务实时数据对接，通过它用户可以及时了解到销售过程中每一个环节的准确情况和数据信息。

如果销售子系统和应收帐联合起来应用，用户就可以及时、准确地了解销售收款情况，同时还可以对销售收款情况进行分析和适当业务处理。

(二)功能特点

1. DRP-1的系统功能特点 (1)软件运行平台

DRP-1运行在Microsoft的Windows 95、Windows 98、Windows NT平台上，以完全人性化、图形化的界面和用户对话，其对多种大型数据库实行支持例如：Microsoft SQL Server、IBM DB2等。并可以和目前流行的“防火墙”协调工作。

(2)软件安全机制

软件除了提供由Windows NT和 Microsoft SQL Server或IBM DB2提供的系统安全保障外，还提供了以下安全保证：在软件的网络使用范围内由系统管理员进行用户身份权限的定义，其类型可以为“数据输入人员”，“数据查询分析人员”，“数据输入、查询分析人员”，“系统维护人员”，“系统管理人员”；在单机使用的范围内由用户口令(可修改）、系统用户验证字(不可修改)来控制。

主体软件使用光盘发布，用户安装即可，将软件要使用的一些关键内容放置于一张“钥匙盘”上。只有以上两样东西均一致才可以正常安装使用。这样意味着外部人员根本无法盗用软件来制造“干扰数据”。

(3)通信协议

使用TCP/IP协议作为基础通信协议。

(4)廉价的通信方式

虽然DRP-1是一个基于分布数据库的管理系统，但其通信方法却是十分简单的，远端用户只需要拨通所在地的ISP即可完成和总部的连接，其通信费用仅仅是当地的“169”或“163”等市话费。

(5)更全面地支持Internet/Intranet

和目前流行的“B/S”、“C/S”结构软件相比较，DRP-1具有以下特点。

(6)良好的功能扩展性

用户除了可以使用产品中的标准数据采集功能，还可以方便地进行二次开发，随着用户使用的深入，还可以和ERP相结合，实现更广义的管理。在软件的数据接口上DRP-1提供很好的开放性，同时还和Office软件实现了无缝连接。

2. DRP-2的系统功能特点

销售子系统的最大特点是可以处理国内市场上存在的几乎所有销售业务形式，可以管理复杂的业务行为，这样用户可以通过以管理手段为保障，加强销售推广力度，而不用担心管理是否跟得上。通过各种销售类型业务的处理，可以为用户提供更为完善的管理手段，帮助他们为自己的客户提供灵活多样的销售服务，创造更多商机，提高竞争参与能力。

 (1)代销和经销两种销售类型

DRP-2定义经销和代销两种销售类型，两种销售类型可以处理所有销售业务。

两种销售类型业务处理流程不同、对流程单据处理不同，管理的要求、控制的方法及财务记帐科目都不同。

1)经销

商品实现销售后，帐物同时结清(如零售)的销售类型为经销类型。经销类型销售核算记帐科目。

2)代销

采用分期付款方式，委托客户代销商品的销售业务用代销类型处理。代销类型销售核算记帐科目。

(2)强大的业务流程处理功能

销售业务流程是制定销售计划 → 签定销售合同 → 订货→提货→退货(或换货)→结帐。每一个业务流程对应一个业务单据，业务单据在销售业务中进行的次序为：销售计划→销售合同→订单→提单→退货单/(换货单)→库存帐/财务帐。

销售业务流程的多角度信用控制和业务单据的多层次跟踪处理使销售子系统具有功能强大、控制合理、反映灵活迅速的特点。

(3)销售计划、销售合同管理

销售计划根据客户需要可以选择制定或不制定。销售合同则根据客户销售类型，代销客户必须录入销售合同后才可录入销售订单，经销客户有需要销售合同和不需要销售合同两种情况。

(4)销售订单管理

销售订单业务处理特点是：客户信用检验控制录入，订单内容全面，业务流程处理功能强大、灵活。

 (5)销售提单管理

提货业务通过提货单录入、提货单业务管理、提货单功能处理来完成。销售提货单业务处理的特点是：合理检验控制录入，提货单内容广泛，业务流程处理功能强大、灵活。

(6)退货单、换货单管理

销售退货、换货是销售系统经常处理的异常业务，由于销售方式、销售方法多样，灵活、多变和随意化，特别是代销业务、协议销售、电子销售等新方式广为应用，退、换货业务大量增加。销售子系统把销售退货、换货管理作为正常业务流程处理。

(7)全面的销售客户管理

销售系统服务的对象是客户，系统通过客户档案管理全面对客户进行管理。

 客户自然情况管理：如客户单位、地址、联系人、联系数据等。

客户财务结算数据管理：如结算方式、开户行、使用货币等、

客户信用级别管理：客户信用等级，价格类型、折扣和折让。

客户控制数据管理：如客户类型、铺底资金系数、还款、欠款限额/日期、还款情况数据等。

客户档案数据录入后，可以控制业务流程和业务流程单据，也可以向销售子系统业务流程和流程单据输送有关数据。全面客户管理可以科学地决定客户销售政策，了解客户的经营情况，减少或防止出现呆帐或坏帐。

(8)灵活方便的价格管理

销售价格管理是销售管理的主要方面，价格是竞争的主要因素。因此销售管理子系统有单独价格管理功能。

(9)应收帐款管理

销售子系统面对的客户大部分是代销客户，产生大量的应收款业务，应收款帐龄加长，坏帐和呆帐增加会降低企业经济效益。

系统通过客户档案管理、销售订单管理、销售核算管理及销售查询等处理流程或业务处理功能从多方位、多角度管理应收款。

客户档案管理定义了客户交款期限、最大欠款限额/时间等参数，控制销售业务流程，防止应收款余额增加。

销售订单录入进行应收款交纳情况检验，欠款金额或时间超过要求不允许签订单。

销售核算子系统有应收款台帐和明细帐，可以按客户随时查询和打印某客户应收帐款结帐情况，供对帐、分析和催交应收款使用。

(10)销售员管理

销售员是执行销售业务的主体。系统有全面的销售员管理功能。

1)销售员责、权、利管理

2)销售员销售管理

(11)高度集成的系统管理特点

销售子系统同采购管理、财务管理、应收/应付帐管理、库存管理、市场管理、费用预算、运输和服务等子系统实行网络连接和管理，达到业务流、资金流、信息流同步。

业务流程单据的数据一次录入后，各子系统连动处理，资源共享，如在销售子系统进行订单提货处理后，就同时在库存子系统进行库存出库处理并进行库存保管帐的自动记帐，同时在市场管理系统还自动进行商家存货入库操作，从而加快了工作效率，减少了出错率，有利于管理的标准化和规范化。

四、系统方案技术环境

 本系统基于Internet和C/S(客户/服务器)结构，采用 Extranet(企业外联网)技术和Windows图形界面，结合B/S(浏览/服务)的Web技术，以及相应建立的网站构成一个反映今后相当长时期不变(独立于硬件平台并具互可操作性)的具有先进技术的分销信息系统。

 1. 服务器端

在服务器(Server)端，该系统运行环境采用Windows NT Server，数据库采用Microsoft SQL Server。该系统Server端软件的开发工具使用Windows界面可视化的面向对象程序设计工具，前端开发工具使用PowerBuilder，部分程序需使用VC、ActiveX(或 ASP/ISAPI/CGI、SQL Web)。
该Server端软件实现功能包括：下属公司传输信息的接收和存储；进存销数据的统计与分析处理，生成图表；发货/要货计划的确认与查询；各种查询和报表打印；系统维护(包括用户管理，代码维护和安全权限管理)。

对于总部制定的计划及发货/要货的确认，采用Web方式，制作HTML文件，直接由客户端进行浏览查询。因此该Server端由两部分构成：Database部分，主要进行有关网络数据库处理；Web部分，主要进行有关由上向下发送信息处理，相应地必须在下述的 Client端软件考虑通过浏览进行查询和接收信息处理。

 2. Client端

在Client端，该系统运行环境采用Windows 95/98、IE4，因此只需考虑配备PC(配置Modem并申请拨号上网)。该系统Client 端软件的开发工具使用Windows界面可视化的面向对象程序设计工具，前端开发工具使用Delphi，部分程序需使用VC、ActiveX。

该Client端软件实现功能包括：各分公司的进存销数据的录入处理；信息统计分析(汇总)；要货计划；网络传输；对上汇总表和发货计划的浏览确认；其他浏览查询和报表打印；系统维护(包括代码维护和用户帐号管理)。

本文原载于软件世界