构筑现代物流信息管理系统

构筑现代物流信息管理系统

陈刚

物流的信息化管理随着物流行业的发展壮大日益为从业者和管理信息系统提供商所重视。在欧美等发达国家，物流的产值已经占到国民生产总值相当大的部分。其中物流信息管理系统对此行业的贡献不容忽视，所以中国要成为东亚乃至环亚太地区的物流中心，构筑现代物流信息管理系统也是重中之重。

信息是能反映事物内在本质的外在表现，如：图象、声音、文件、语言等，是事物内容、形式和发展变化的反映。物流信息就是物流活动的内容、形式、过程及发展变化的反映。现代物流信息在物流活动中起着神经系统的作用，“牵一发而动全身”。主要通过它的几项基本功能来实现的，包括：

1. 市场交易活动功能。交易活动主要记录接货内容、安排储存任务、作业程序选择、制定价格、及相关人员查询等。物流信息的交易作用就是记录物流活动的基本内容。主要特征是：程序化、规范化交互式，强调整个信息系统的的效率性和集成性。

2. 业务控制功能。物流服务的水平和质量以及现有管理个体和资源的管理，要有信息系统的做相关的控制，应该建立完善的考核指标体系来对作业计划和绩效进行评价和鉴别，这里强调了信息系统作为控制工作和加强控制力度的作用。

3. 工作协调功能。在物流运作中，加强信息的集成与流通，有利于工作的时效性，提高工作的质量与效率，减少劳动强度系数。这里，物流信息系统也有重要作用发挥。

4. 支持决策和战略功能。物流信息管理协调工作人员和管理层进行活动的评估、和成本—收益分析，从而更好的进行决策。强调物流信息管理系统支持决策和战略定位作用。

既然物流信息有这么重要的作用，那么我们就应该对它进行有效的管理，物流的信息管理就是对物流信息的收集、整理、存储传播和利用的过程。也就是将物流信息从分散到集中、从无序到有序、从产生，传播到利用的过程。同时对涉及物流信息活动的各种要素，包括：人员、技术、工具等进行管理，，实现资源的合理配置。

信息的有效管理就是强调信息的准确性、有效性、及时性、集成性、共享性。所以在信息的收集、整理中要避免信息的缺损、失真和失效，要强化物流信息活动过程的组织和控制，建立有效的管理机制。同时要加强交流，信息只有经过传递交流才会产生价值，所以要有信息交流、共享机制，以利于形成信息积累和优势转化。

物流信息化管理可以实现物流作业的自动化，通过条码和数控工具、GPS等现代管理工具与方法，可以大大的提高劳动的生产效率。同时可以实现三流的统一，就是说资金流、物流与信息流可以及时集成的反映到工作人员的眼前，做到心中有数，办事有力。

我们在设计物流管理信息系统时必须遵循几个原则：

一、完整性原则

1. 要求功能的完整性。就是根据企业物流管理的实际需要，制定的系统能全面、完整覆盖物流管理的信息化要求。

2. 要保证系统开发的完整性，制订出相应的的管理规范，例如开发文档的管理规范、数据格式规范、报表文件规范。保证系统开发和操作的完整和可持续性。

二、可靠性原则

1. 系统在正常情况下是可靠运行的，实际就是要求系统的准确性和稳定性。一个可靠的物流管理系统要能在正常情况下达到系统设计的预期精度要求，不管输入的数据多麽复杂，只要是在系统设计要求的范围内，都能输出可靠结果。

2. 非正常情况下的可靠性，就是指系统的灵活性。指系统在软、硬件环境发生故障的情况下仍能部分使用和运行，一个优秀的系统也是一个灵活的系统，在设计时就必修针对一些紧急情况作出应对措施。

三、经济性原则

1. 企业是趋利性组织，追逐经济利益是其活动的最终目的，所以每一次投入它都会考虑产出，所以在系统的投入中也要做到最小投入，最大效益。所以软件的开发费用必须在保证质量的情况下尽量的压缩。

2. 同时，系统投入运行后，必须保持较低的运行维护费用，减少不必要的管理费用。

物流管理系统设计流程主要分四步走：

一、总体规划阶段。根据用户需求、业务的过程、环境，分析系统开发的可能性，进行概念设计和逻辑设计，指定总体规划的实施方案。

二、系统分析阶段。这是系统开发的基础，是理解用户需求和业务处理状况与流程的唯一途径，同时进行功能、需求和限制的分析，综合因素，提出可行的系统建设方案。

三、系统设计阶段。主要分为：系统设计、系统编程、系统调试三个阶段

四、建立系统模型。确定系统目标、功能分析，划分子系统和功能模块、明确数据处理方式、选择支持系统的软、硬件。

原则确定以后，就开始系统设计的第一项实际工作——系统设计，系统设计的任务和目的是对选定对象进行调查和分析，明确系统目标，提出初步模型和完成系统分析报告。包括下了工作：

一、物流管理业务状况分析。

1. 系统环境及实现新系统条件的分析，包括现有系统的物流管理水平、业务信息的精确程度、领导的认识，硬件和软件以及网络环境的可靠性与支持作用。

2. 系统结构和用户结构调查分析，要求清楚与完成系统任务有关的部门、人员及相互层次关系，划出拥护结构图。用户结构分析的依据是任务关系，分层的标准也是对任务的关系，而不是组织结构图。

3. 物流信息流程的调查，就是了解物流信息载体的种类、格式、用途和流程，各个主要环节需要的信息、来源、去向、处理方法、计算方法、以及信息的提供时间和形态。

二、物流信息管理系统目标分析

1. 依据系统分析结果，列出问题表。

2. 根据问题表，建造一个倒置的目标树。

3. 确定解决目标冲突的方法，指出各项具体措施的考核指标。

三、系统的需求分析

1. 分析事务处理能力需求的合理性。

2. 分析决策功能需求的合理性。

3. 找出关键需求，作出解决问题的初步计划，为功能分析打下基础。

四、系统的功能分析

整理以往资料，结合现行系统分析，进行功能分析。包括两个内容：功能层次分析和层次之间关联分析。先要把功能逐层分解为多个子功能。

五、系统的数据流程分析

要去实物流，抽象出信息流，绘制出数据流程图并岁各种数据的属性和各项处理功能、进行详尽的数据分析。弄清这些流动数据的属性、数据的存储情况和对数据的查询的要求并给与定量的描述和分析。包括：

1. 绘制数据流程图，它是分析阶段所提供的重要的技术文件之一，反映了系统内部的数据传递关系。是对系统的一种抽象和概念化，它只表示数据、功能之间的关系，不涉及如何实现。

2. 数据分析，其目的是弄清数据流程图中出现的各种数据的属性，存储情况和查询的要求，对数据予以定量的描述和分析。数据分类是指对数据项予以定义，并根据总的属性将数据项归纳到其应有的类目中去。

3. 数据属性分析，根据其属性可以正确的确定数据与文件的关系，通常是具有固定属性的数据存放在主文件中，把具有变动属性的数据存放在周转文件或处理文件中。

做过分析后，就要做系统的总体规划了，首先是物流信息管理系统的基本功能确定

一、物流信息管理系统的基本功能。物流的不同层次通过信息流紧密的结合起来，在物流系统中，存在对物流信息进行采集、传输、存储、处理、显示和分析的信息系统。基本功能包括：

1. 数据的收集和录入。物流信息系统首先要做的是记录下物流的内外的有关数据，集中起来并转化为物流信息系统能够接受的形式输入到系统中。

2. 信息的存储。数据进入系统后，经过加工整理，成为支持物流系统运行的物流信息，，这些信息可能暂时或永久保存。

3. 信息的传播。信息来源于物流系统内外，又为不同的物流只能所用，所以物流信息系统必须克服空间障碍进行信息传输。

4. 信息的处理。将输入的数据加工成物流信息，是信息系统的最基本的目标。信息处理可以是简单的查询、排序，也可以是复杂的的模型求解和预测。信息处理能力的强弱是衡量物流信息系统能力的一个重要方面。]

5. 信息的输出。为各级人员提供信息是物流信息系统的责任 ，为了便于理解，输出的形式和内容应该易读易懂，直观醒目，这是评价系统的重要标准之一。

二、物流信息系统的层次结构。不同层次上的部门和人员，要的可能是不同类型的信息。一个完善的物流信息系统，要有以下层次：

1. 数据层，将收集、加工的物流信息以数据库的形式加以存储。

2. 业务层，对合同、票据、报表等业务表现方式进行日常处理。

3. 运用层，包括仓库作业计划、最优路线选择、控制与评价模型的建立，根据运行信息检测物流系统的状况。

4. 计划层，建立各种物流系统分析模型，辅助高管人员指定物流战略计划。

三、物流信息系统规划。建立信息系统，不是单项数据处理的简单组合，必须要有系统规划，这是范围广、协调性强、人机结合紧密的系统工程。它是系统开发的最重要的环节，有了好的规划，就可以按照数据处理系统得分析和设计，持续到实现系统。系统总体规划可分4步走：

1. 定义管理目标。确定不同层次的不同管理要求与目标,各个局部目标要服务和服从于组织总体管理目标。

2. 定义管理功能。确定在管理工作中会出现的主要的活动和决策。

3. 定义数据分类。在定义管理功能的基础上，同时把数据按照支持一个或多个管理功能系统。

4. 定义信息结构。确定信息系统各个部分及其相互数据之间的关系，导出各个独立性较强的模块，确定模块实现的优先关系，也就是划分功能子系统。

四、物流信息系统的开发过程。

1. 系统调研。对现有的管理方法 、管理系统和信息流程等有关情况进行现场调查，作出相关的调研报告和图表，指出信息系统设计的目标以及达到目标的可能性。

2. 系统逻辑设计。在系统调研的基础上，从整体和全局高度构造物流信息系统的逻辑模型，对各种模型进行择优录取，确定最佳方案。

3. 系统的物理设计。以构架好的逻辑模型为框架，利用各种编程语言实现逻辑模型中的各个功能的模块，如确定数据输入、出、存储的处理方法，要做好系统的程序设计工作。

4. 系统的实施。必须在交付系统正式试用之前对系统进行严谨的测试。包括：各个独立模块的测试和集成测试、单机和网络用户的测试。

5. 系统的维护与评价。系统运行一段时间后，根据变化和要求，必须做相关的改动，完善，并对系统作出客观、公正的评价。

系统规划后就开始进行设计了，物流信息管理系统的设计包括以下几种方法：

一、结构化生命周期法。这是一种应用广泛，技术成熟的方法。其特点是：

1. 先明确拥护需求，根据需求设计系统，完全从用户角度考虑。按阶段进行，保证系统的开发质量，减少开发的盲目性。

2. 运用系统的分解和综合技术使复杂的系统简化。从上向下的分解将系统分成既相互独立又相互联系的功能子系统，只到分解成只有极少功能的模块，目的是使功能简化，便于设计和实施。已经调试的模块可以合并成子系统，子系统又可以合并成一个完整的信息系统，达到完成总体功能的目标。

3. 强调阶段成果审定和检验制度。此法的开发阶段划分明确。只要相关人员认可，才能作为下一阶段工作的依据，不然将不能进一步工作。

二、原形法。是在明确客户的需求后，先建造一个原始模型系统，在一定时间内根据客户的需求不断的进行原始模型的运行、修改，直到能够解决客户的使用为止。它大概可以分为三个阶段：

1. 确定用户的基本需求。了解客户的需求，并确定那些是可以做到，那些是做不到的，同时估算模型开发的成本费用。

2. 利用原形来认清客户的需求，明确尚不能满足的需求，一方面记录系统的不足，另一方面借势诱导，彻底搞清用户的真正需求。

3. 修正和改进系统。

当经历和完成了上述的过程与事项后，基本上一个比较完善的物流管理系统就可以实现了，当然里面倾注了物流管理专家和开发人员的大量心血，在此就不一一赘述。

在这里有一个重点问题要强调一下，就是社会化物流信息系统的支持作用。

社会化物流管理信息系统应该是一个公共社会化的、开放统一的信息系统，为广大企事业单位提供物流信息发布、检索、交换的一体化系统，为他们提供一条紧密连接的信息渠道，提高企业的供应链管理水平，提升物流管理效率和快速反映能力，使其真正获得核心竞争力。

完整的社会物流信息系统应包括两部分：一个是集中的物流信息管理系统，负责信息管理和服务；一个是分布的企业物流客户系统，负责企业内部的物流信息进行管理制作与发布、检索。

建立社会物流信息化系统，对于优化资源配置，提高经济运行质量，吸引外资，促进改革发展，提高失常竞争力有重大意义：

1. 有利于解决中小企业的物流问题。

2. 有助于提高企业物流服务水平。

3. 有效的降低物流成本。

4. 有利的推动企业的信息化建设。

社会物流管理系统的内容应该包括：

一、社会物流管理信息系统设计要素。

1. 制定物流管理信息接口标准

2. 建立层次化的物流管理网络

3. 提供信息发布和信息检索门户

4. 提供一体化信用、保险、咨询服务支持

5. 支持计费、统计与决策功能

二、社会物流管理信息系统的基本功能。

1. 信息发布、获取。

2. 存货仓储管理。

3. 商务洽谈、定单签定。

4. 配送。

5. 收支货款、发票稽核保险、信用管理。

6. 网络安全管理，用户管理

7. 统计分析、综合服务。

三、社会物流管理信息系统的特点。

1. 提供标准化接口规范，集成企业现有的系统。

2. 支持物流一体化管理模式。

3. 具备数据和格式的自定义功能，方便不同使用者。

4. 系统可裁减性灵活，内部架构灵活。

5. 安全机制，采用多种系统保密方式。

四、应用系统。

1. 完整的产供销的支持。

2. 仓库管理系统。

3. 配送管理系统。

总之，物流信息管理系统是一个庞大的项目，大家在其过程中还要不断的摸索前进，也希望能将有效的经验知识发布出来，让全体从业者享。

本文原载于e-works