企业MIS建设之路

企业MIS建设之路

访中国电科院MIS开发方法研究室主任  张华钦

---- 简介：张华钦，中国电力科学研究院高级工程师，电力MIS开发方法研究室主任，兼任中国计算机用户协会微机系统分会副秘书长。山东大学’77级毕业生。在行业内多次成功地主持信息系统开发并多次获得科学技术进步奖。在进行开发工作的同时，长期进行MIS开发方法的研究，曾任首届电力信息技术标准化委员会秘书长和部级重点科研项目“电力信息技术标准化理论方法研究”负责人，主持制定了一系列的电力行业信息技术标准和规范。已经发表论文多篇，引起广泛关注。

----在4月下旬中国计算机用户协会和深圳市信息化办公室共同举办的“面向21世纪全国大中型企业信息化建设”研讨会上，张华钦先生的题为“走出MIS建设的误区”的报告赢得了广泛的关注和好评。以下是张先生在接受记者专访时就读者所关心的MIS建设的基本问题作出的回答。

----问：您如何看待MIS的概念？

----答：MIS是英文Management Information System(管理信息系统)的缩写，是60年代在欧美新兴起来的计算机应用学科，本身还在不断的发展变化，涉及的内容越来越多，目前还没有确切的定义。一般说来是指在管理工作中以数据库为核心的计算机应用。其应用面很广，是信息技术革命中的重要内容。

----问：用计算机完成数据处理工作、减轻人的劳动强度就是MIS建设的目的吗？

----答：在实际的管理工作中，象工资计算那样，数据处理量较大、计算精度要求较高、需要花费大量人力完成的并不是很多。一般情况下，由人工完成的数据处理并不是很困难，因此，MIS建设不是为了简单地代替人的劳动，对于许多具体的岗位，MIS并不能带来明显的便利。MIS的作用主要是从整体上表现出来的。

----问：MIS建设有哪些作用？

----答：MIS建设的主要作用有以下几个方面：

辅助分析。对于企业的生产经营活动进行决策，需要各种生产经营数据作为依据。在人工的数据处理方式下，由于条件所限，只能按条条块块提供定期的报表，难以根据需要提供各种综合分析的数据，使得企业的决策活动常常只能是根据经验作出，带有一定的盲目性。这种粗放式的经营方式是一种低水平的运作，会造成大量的浪费。而通过计算机系统将数据组织起来，可以随时提供各种所需的数据。它能保证决策的准确、及时。

规范化管理。企业中的许多数据管理并不象财务管理那样，有一个严格的制度，常常带有较大的随意性，数据采集的时间、格式、计算方式等往往是根据经验和记在脑子里的公式完成的，而且又不便于审核，容易引起混乱、错误。计算机系统为数据处理提供明确的尺度，使之标准化、规范化。

节省人力。不仅大量的重复计算由计算机处理，可以减轻人的劳动强度，更重要的是：在输入数据以后，所有的处理都由计算机系统来完成，可以免去人工方式下许多中间的处理环节，达到减员的效果。

---- 另外，值得注意的是：在管理机制大变动的时期，如果利用好MIS这个工具，对于企业领导有效地把握管理过程，形成新的管理机制是很有用的。

----问：目前的计算机软硬件已经达到了很高的水平，而且使用很便利，MIS建设是否并不存在困难？

----答：不是的。MIS建设是要用计算机系统把人工下的数据处理控制起来，涉及了计算机技术和管理工作两个方面，计算机技术的进步只是解决了一个方面的问题。如果实际的管理过程比较规范，比如图书馆系统，系统建设主要是程序开发的问题，这样的系统是比较容易成功的。但MIS建设大多涉及的是不够规范的管理工作，系统建设要对原有的工作方式进行规范和整理，否则，不仅不能发挥应有的作用，而且由于系统结构的零乱，常常难以运行下去。这样的系统开发面对着许多计算机技术以外的困难，并且难以克服，致使MIS建设常常出现达不到预期效果的问题。为此，欧美发达国家提出了上千种的开发方法，在这方面的研究十分活跃。国内管理规范化的程度较发达国家差，MIS建设的跨度和难度更大，更需要方法论的指导。

---- 系统建设关键是要从全局着眼，但是，由于局部的功能比较明确、见效快，比如：打印出几张表格、通过网络实现数据的传输等，首先抓住的往往是这些具体的功能。因此，容易从局部着眼，看不到MIS建设所面对的困难，甚至把系统建设看作是组网和程序开发的问题，这是仿碍MIS建设的。

----问：MIS建设中，除了计算机技术以外还有哪些工作、有什么困难？

----答： 建立系统的运行机制。系统开发实际上是建立两套系统，一套是计算机系统本身，另一套则是运行这套系统的用户的工作方式。实际工作中，并非有大量的数据亟待计算机系统处理，用户急切地希望使用计算机系统。用户习惯了旧的工作方式，往往并不愿意转到新的工作方式上来，这会对开发工作造成很大的困难。有的系统开发完成以后，用户并不去使用，使开发工作落空。

了解实际的数据流程。电力企业的数据处理不象图书馆那样易于了解，通过调查得来的材料往往不能真正把握实际的数据处理过程，许多问题要经过用户的运行才能暴露出来，这不仅是增大开发量的问题，还会打乱系统结构，导致开发工作的紊乱。

控制开发过程。MIS建设涉及了众多用户和开发者和丰富的开发内容。分出开发工作的轻重缓急，合理的进行部署，把众多的人员协调一致，并确保系统合理的结构，这是必须的，事实上很难做到。常常见到的是开发者各自为战，希望先开发出来再说。在这种失控的状态下进行开发，要形成统一的系统是很困难的。

---- 另外，还有选择开发目标等其它方面的困难。

----问：MIS开发方法有什么作用？

----答：MIS开发方法用于组织协调MIS的开发过程，并保证MIS成为统一的系统。MIS建设中，计算机技术以外的许多问题要用开发方法解决。其研究内容和方法与计算机技术本身是不同的。正如软系统方法论（Soft Systems Methodology）所指出的“信息系统开发方法论真正的领域不仅仅是简单的、技术性的问题。”仅仅从具体问题着眼，往往看不到它的作用，甚至有些专业的开发队伍也缺乏明确的认识。前些年接受软件概念有困难，曾有人形象地比喻硬件是乐器，软件是曲谱，MIS开发方法可比作指挥乐队的方法。MIS开发包含丰富的内容、涉及众多的用户和开发者，没有统一的协调，如何能形成一个系统？

---- MIS建设是需要领导进行组织协调的，领导者往往苦于缺乏计算机知识而插不上手，但是，即便是懂得了组网和编程的技术，也未必能有效的对MIS建设进行组织协调，这是两个不同的层次。通过开发方法才能有效地组织MIS建设，这并不需要掌握大量的组网和编程等具体的技术，重要的是要掌握MIS建设的基本概念。事实上，MIS开发方法和组织管理工作有许多相通之处。因此，MIS开发方法不仅是开发者，也是企业领导组织MIS建设应该掌握、也能够掌握的内容。

----问：MIS建设不能等企业管理工作完全规范化以后再进行；事实上，许多企业都在急切地希望搞好这项工作，对此，您认为有没有捷径？

----答：仅仅将程序开发出来并不等于管理水平的提高。不能脱离实际工作，单纯强调MIS建设达到的水平，盲目地和发达国家比、期望通过一次开发就达到很高的水平往往会走弯路。事实上，管理水平上不去，MIS也不可能上去。MIS建设在管理工作中发挥了应有的作用，还可以根据工作的需要进行扩展和升级，就是搞好了这项工作。为此，要注意以下几个方面：

做好中长期规划。要根据企业的实际情况，合理地安排好MIS建设的过程，做好MIS建设的中长期规划，使MIS建设能有一个由小到大的、稳步发展的过程。

系统的调整和升级。MIS的作用不是通过一次开发工作就能完全发挥出来的，而是需要通过在实际工作和MIS之间进行反复的调整才能实现的。认为MIS建设象发电机组那样，一次建成后，可以几十年一直使用下去是错误的，只满足于实现当前功能的系统一般难以长期运行下去。因此，开发的系统要能够方便地进行调整和扩充。

采用开发方法。MIS建设涉及的内容很多，开发者往往会顾此失彼，要注意采用有效的方法，以便能从全局着眼，抓住主要的、本质性的问题，以此来带动各方面工作的进展。

----问：有没有办法使系统可以方便地调整和扩充？如果有，怎样才能做到这一步？

----答：一个功能的调整，如果涉及了系统的许多内容，那么，改动起来一定很困难，反之就容易。把系统中稳定的因素和变动的因素区分开来，并且减少变动部分各功能之间的联系，就可以缩小功能的调整所涉及的内容，达到系统方便改动的目的。

----问：MIS系统中主要的稳定因素是什么？

----答：数据。美国学者马丁提出的以数据为中心的思想曾指出：企业的数据处理过程是多变的，但是，其基本的数据却是稳定不变的。拿电厂来说，无论管理方式如何变化，汽机、锅炉、人事、燃料、物资诸部门的基础数据类型却是稳定不变的。我们把分类组织到数据库中的数据称为数据平台。

---- MIS建设要花费大量的人力物力，最终要得到什么？这是用户最关心的问题。一般说来是希望得到尽可能先进的硬件设备和尽可能多的功能。其实，MIS的硬件设备会由于设备的升级被更换，所开发的功能也会由于管理工作的变化而更换；而数据平台能随着数据库的升级而升级，只要基础数据不发生变化，就可以长期使用下去。因此，数据平台才是系统建设的根本。

----问：数据平台在系统中起什么作用？

----答：数据平台实际上是MIS的核心，也是MIS建设的本质问题。以数据平台为核心的系统具有以下特点：

系统性。在统一的数据平台的基础上，各种汇总和分析结果都可以由系统直接得出来，因而可以减少处理环节，达到使管理工作规范和节省人力的效果。这样，围绕着MIS就把各个部门的数据处理工作连接起来，形成一种系统性的处理方式。

适应性。实际的管理工作中，大量的数据处理并不需要复杂的数学计算，只要有了详细而又合理组织起来的数据，凭借现有的开发工具，其实现是很方便的。另一方面，所开发的各种功能都是由数据平台直接得出来的，相互间是独立的，功能的改动仅仅涉及独立的程序，这使得系统的功能可以灵活的增加和改动，能适应实际工作的需求。

结构合理。基于数据库的数据平台，通俗地讲就是分门别类存放起来的数据。企业中的数据有着不同的类别，按照这些类别对数据进行分类，数据平台就具有合理的结构。比如：电厂中的汽机、锅炉、人事、燃料、物资等子系统的数据相互间比较独立，数据量也较大，属于不同的大类。这些大类构成了数据平台的主体结构。

---- 综上所述，MIS建设是把人工处理方式下零乱的数据处理转变为由计算机系统处理的人机结合的系统性的数据处理，MIS的系统性是以数据平台为核心实现的。新旧数据处理方式之间的不同，通俗地讲就象家庭做饭和厨师做饭的不同，厨师做饭先要由刀工将菜备齐，在此基础上才能实现高效的操作，刀工备齐的菜就相当于系统的数据平台。数据平台可以随着数据库升级，只要基础数据是稳定的，就能长期使用下去。因此，MIS建设的根本性任务是将人工方式下的零乱的数据组织成统一的数据平台。

----问：MIS建设是否必须首先把数据分析清楚？

----答：如前面所述，实际工作中的数据及其关系并不象图书馆的数据那样规范、明确，常常是零乱的、隐蔽的，通过一次调研一般难以真正掌握；再者，实际运行的数据平台还要形成一种新的工作机制，使用户能及时将这些数据输入到计算机系统中去。这都涉及了许多不明确和不确定的因素，因此，MIS建设难以象一般工程那样，先把问题分析清楚，通过有效的设计，就可以按部就班地进行开发工作。比如：电厂、供电局的MIS建设，由于涉及了大量的用户和数据种类，期望通过一次性的调研就能将数据及其关系完全描述清楚，用户就可以及时、准确地将数据输入进去，一般是难以做到的。

----问：那么，如何组织数据平台？

----答：MIS开发的过程是对实际数据进行分析和整理的过程，也是建立运行机制的过程。Gilb T 描述的通过试运行发现问题并解决问题的渐进的方法（Evolutionary Approach）,由于其实用性较强，引起了广泛地注意。其基本步骤是：将一个大的系统分解成多个小系统，对于每个小系统，不是企望经过详尽的分析设计后再进行开发,而是先开发出来一些功能，让用户投入试运行，在试运行的过程中，根据用户反复提出的修改意见进行修改，不断将用户的各种需求吸收到系统中来。在各个小系统分别开发完成后，逐步集成为整个系统。由于实际数据可以按照不同的类别进行分解，因此，可以采取Gilb T的方法逐步将数据组织起来。比如可以分别建立汽机、锅炉、人事、燃料、物资等数据平台，然后再集成为整个电厂的数据平台。根据以上讨论，为形成以数据平台为核心的MIS，可以采取以下方法：

分而治之。对于较大的系统，可以根据数据的类别把原有的系统分解成多个小系统，排列出它们的开发顺序，从而将建立统一的数据平台的问题转换为分别建立多个类别的小数据平台的问题。通过分别开发各子系统，建立各类数据平台，最后再集成为统一的数据平台。

实现功能为手段，组织数据为目的。识别大量的数据必须通过用户，并要有一个过程。为此，在分别开发各个子系统的过程中，要能尽早地投入试运行，根据用户提出的各种问题进行反复的修改，通过满足用户的需求吸引用户；并在反复修改的过程中，真正了解用户的意图和数据的属性，在此基础上才能组织数据，达到建立数据平台的目的。

直接抽象。一般的开发习惯是用数据流程图描述原有的系统，并在这些材料的基础上进行开发。实际上这是在模拟原有的工作方式，并不能形成以数据平台为核心的系统结构。组织数据只需掌握数据的源点、类别和出现的频率等属性，在组织好数据以后，就可以直接开发程序得出各种所需的结果。这不需要考虑原有的数据处理经过了多少环节。

----问：MIS建设的实施要注意哪些问题？

----答：主要有以下几个方面：

----1.制订中长期规划。MIS建设不可能通过一年半载大规模的开发工作就能完全办妥，而是需要随管理水平的不断提高进行多次的开发和完善。因此，要切实做好MIS建设的中长期规划，在此基础上，才能把多次的开发成果有效地衔接起来，形成统一的大系统；

----2.明确开发内容。有人把程序能实现的功能都纳入到系统开发中去，带有很大的盲目性。MIS建设究竟应包括哪些内容，达到怎样的效果，必须进行认真地分析；

----3.部署开发工作。MIS建设的内容很多，也涉及了众多的用户和开发者，只有对整个工作进行合理的部署，才能使系统开发工作有序和有效；

----4.控制开发过程。系统开发过程中，需要对全局进行有效地控制，并使系统具有合理的结构；

----5.建立系统的运行机制。这也就是建立用户使用系统以后新的工作模式。

----问：怎样制订MIS建设的中长期规划？

----答：MIS建设规划的重要性已经引起了普遍的注意，关键是怎样才能使其充分发挥作用。如果搞出的规划材料好看而不好用，规划工作就会落空，在没有规划的情况下进行开发工作，很容易引起混乱。制订系统建设的中长期规划要注意以下问题。

----1.适时开发。中长期规划要解决好MIS建设与管理工作如何相互适应的问题，通过认真分析实际工作的需要和可能，在管理工作具备了开发的条件，并能保证数据平台整体结构的情况下，适时地安排开发工作。也可以开发一些临时使用的程序或者小的系统，以便了解实际工作的情况，或者激发用户对MIS的需求；

----2.抓住重点。数据平台不仅是系统实现各种功能的核心，也是系统可以长期稳定存在的基础。系统规划要注意抓住形成数据平台这个重点，安排好数据平台的积累和完善，只有在统一的数据平台的基础上，才能保证系统成为一个统一的整体。要从数据平台的结构、数据的入口、数据出现的频度等方面直接描述数据平台，而不是对原有报表格式的描述；

----3.设备配置。计算机设备的投资较大，而且升级换代较快，因此，应该选择兼容性较强的设备，根据实际的需要，逐步增加设备的配置；

----通过中长期规划，可以对计算机应用的前景和实施步骤做到心中有数。这不仅对MIS建设本身，而且对于企业领导借助MIS建设提高管理水平都是很重要的，企业的信息中心要注意做好这项工作。有的信息中心负责人总是抱怨领导对于计算机应用重视不够，不下令上计算机项目，或者在实施了一次大规模的开发以后不知道下一步应该做什么。其中重要的原因是没有制定出一个切实的系统建设规划，使得MIS建设本身没有纳入稳步发展的正常轨道。

----问：如何明确系统的开发内容？

----答：我认为主要应从以下几个方面入手：

----1.全局性。MIS建设最能表现其效益的是一些综合性的分析和查询，在各部门使用的数据中，有些是本部门自己使用的，有些则是上一级部门或其它部门共同使用的，即全局性的数据。全局性的数据是登记到表格上还是输入到计算机中，做这些工作对班组来说并无太大的区别，但是这些数据是下一步的数据处理所必不可少的，因此判断数据是否要进入到系统中来，不能从局部的便利和需要着眼，而是要从系统的全局去考虑。对于全局有影响的数据必然要上，局部的数据则可以晚上或者不上；

----2.使用效果。系统开发中不能因为程序可以实现就实施开发，而是要对使用计算机确有效果的内容才进行开发。对于某一个具体的问题，使用计算机的效果是显而易见的，而对于系统建设，由于其内容较多，哪些工作上计算机效果好，哪些工作效果差，并不是一目了然的。负责各部门具体工作的人大多缺乏对于全面情况的掌握，单位的高层领导未必全部掌握各个部门的具体需求。确定开发目标单纯依靠用户就某一问题提出来是远远不够的，需要开发者进行全面、认真地分析；

----3.稳定性和规范性。MIS建设不能仅仅满足于能开发出来，还要解决长期稳定运行的问题，对于此问题有影响的两个重要因素是数据的稳定性和规范性。经常变动的数据其稳定性就差，如果将这些数据直接纳入到系统中来，频繁地改动会影响到系统的稳定性；还有些数据不规范，直接纳入到系统中来会增加系统复杂性，也不利于日后的维护。因此，要把数据对系统的稳定性、复杂性产生的影响的程度，用户维护系统的能力，采用计算机系统所带来的便利等因素进行综合分析，才能作出正确的结论。

----问：如何对于MIS开发进行部署?

----答：这有两个方面的内容，其一是如何将一个大的系统划分为多个小系统；其二是如何排列这些小系统的开发顺序，使开发工作比较顺利。
----一个企业的管理工作是由许多部门分别完成的。一般地讲，数据相互关联较紧密的会集中在同一个部门，另一方面，系统的开发必须以现有的部门设置为基础，不可能因为系统开发刚刚实施，就能根据计算机系统的要求调整部门的设置。因此，系统的划分大体上应以部门的设置为依据进行。一次的划分如果还过于复杂，则可以继续划分到更下一级的部门（或班组）。划分系统最应注意的是系统间的联系，其中包括相关的数据及其属性等，并将其制定成有关子系统共同遵守的约束规范，这是最终能形成统一的大系统的基本保证。

----合理地排列开发顺序是为了使用户积极地配合开发工作以便于形成统一的系统结构。与排列开发顺序有关的因素有：

----1.使用效果。用户得到了实际的效果，就会增加对开发工作的信心，尤其是在开发工作刚刚展开的时候，应在两三周的时间内拿出可以运行的子系统让用户试用，并使之尽快地稳定下来，这对于以后的开发会产生很好的影响；

----2.领导重视。MIS体现的是综合性的效益，对于许多数据输入的具体部门来说，效果并不明显，对于计算机系统的使用往往并不积极。因此，应尽快开发领导重视的功能，领导的介入可以督促数据的输入；

----3.易于开发。已经明确的问题首先开发，在开发过程中有充分的时间和用户接触，可以借此了解难以掌握的数据处理过程；

----4.数据源点。就形成系统的内部结构来说，要注意从系统的数据的源点入手，否则会增加形成系统的工作量。

----上述排列开发顺序的方法，有时是相互冲突的，比如：领导最关心的内容可能不是数据的源点，这要根据实际情况灵活安排，使开发过程能够比较顺利。

----问：如何控制MIS开发的过程?

----答：数据平台是MIS的核心，抓住了数据的分类组织，一方面可以形成系统的合理结构，另一方面，也使整个开发工作有一个统一的目标和衡量的尺度。但由于系统涉及的数据量过大，期望将全部数据都由系统分析员控制起来，也是难以做到的。应该区分出组织数据的主次，抓住主要数据的分类组织，就能有效地控制开发的过程，并形成系统的主体结构。主要有以下几个方面：

----1.全局性的数据。系统所要涉及数据的种类十分丰富。即便是采用直接抽象的方法，直接从原始数据入手，让系统分析员全面掌握所有数据也是难以做到的。系统分析员必须掌握关系到系统全局的数据，而某个部门单独使用、和全局无关的数据则可以由程序员来掌握，系统分析员只需提出开发目标和开发顺序即可，不必陷入到具体的数据分析之中去。对于较大的系统，在总的系统分析员之下，还可以设立多个局部的系统分析员，让他们完成对局部数据的控制；

----2.数据量。有的数据产生的频率很高，数据量较大，是构成系统的主体，用户必须安排一定的工作量才能完成输入。系统开发过程中，重点要组织的是输入量较大的数据；其它数据的组织可以穿插在开发过程中完成；

----3.数据平台的分层。为保证在数据平台的基础上功能开发的便利和系统的长期稳定运行，数据平台应该是规范和稳定的，然而实际的数据却常常是不规范、不稳定的。可以采用数据分层的方法限制这些不稳定的因素，即在数据平台的高层存放规范和稳定的数据，连接输出；底层则存放不规范或不稳定的数据，连接输入。通过程序变换，将底层的数据变换成高层的数据。这样就把不规范或不稳定因素局限在输入端。如供电局工业用户的电费计算，需要将实际的表示数乘以相应的变比。将表示数和变比的倍数作为底层的数据保存起来，通过程序的变换，得到实际的电度数，并将其作为最终的结果保存到数据平台的高层。当变比有变化时，只需修改变比的数值和相关的变换程序，而最终的数据及其后的程序则保持不变。系统开发主要应对数据平台的高层进行控制。

----问：建立MIS的运行机制有哪些内容？

----答：1.工作方式的规范化。原有的工作方式经过的环节较多，许多地方不够规范，还有的原始数据不完备，直接采取这种方式不仅难以实现系统应有的效率，而且会造成系统结构的紊乱，必须进行整理。如图书馆、物资等系统，由于比较规范，形成新的方式相对就容易，而一般的系统开发中不够规范的情况却很多，实现起来要困难得多；

----2.用户间的制约机制。对许多第一线的用户来说，将数据记录在表格上，甚至比将其输入到计算机中更为方便。单纯从这样一个部门进行开发，用户往往没有积极性，因此要注意让上级部门能够尽快使用这些数据，对前面的用户形成一种考核、制约的机制；

----3.系统外的数据流程。比如要使发电厂轨道衡的数据输入完备，则必须在过衡前让检斤员了解发货单位的情况。这些数据资料的及时送达在原有的工作方式下是没有的，必须为此建立起一套新的系统外的数据流程，以此来保证系统的运行；

----4.原始数据档案。在每一个产生原始数据的地方，要建立原始数据档案。这不仅是判断计算机系统内数据是否正确的依据，涉及外单位情况的数据也是执行合同的依据。因此，原始数据必须完备地存档；

----5.系统的使用规程。有人以为系统的建设是为了使用者舒服，这是不对的。系统的运行对于使用者的要求比手工状态下更为严格，就象运行锅炉、蒸汽机一样，系统的运行也要制定相应的操作规程。只有严格、认真地操作，才能保障系统的稳定运行。使用者还要掌握必要的系统流程，有效地处理一些常见的问题，并培养得力的维护人员，负责整个系统的运行。

----问：在结束这次采访的时候，您能否谈谈下一步的打算？

----答：信息时代的到来和企业改革的需要，使得电力企业对于MIS建设有着较大和较深的需求。MIS建设自身存在的问题，使之不能充分发挥应有的作用。作为面向全行业的专门从事MIS研究开发的技术力量，我们有责任对电力MIS开发进行深入的研究，提出一般性的方法解决这个问题。其中包括：MIS建设的中长期规划、开发目标的选择、数据平台的建立、新的工作方式的形成、MIS的维护和升级等等。只有真正做好这些基础性工作，才能保证MIS的稳定运行，并使之充分发挥作用。

----这项研究要通过实际工作来完成，不光是技术人员的事情。用户方面（尤其是主管领导）对于MIS建设有一定的认识，并能有效地组织开发工作，对于保证开发研究工作的成功是很重要的，我们在积极寻找这样的合作伙伴。同时，殷切希望有关领导、专家和从事MIS开发研究的同行们积极参与，给予大力的支持和帮助。