谈MIS建设的五个误区

谈MIS建设的五个误区

冯建中

企业信息化建设包括企业网络架构和软件架构的建立、信息处理设备的配置、各种办公自动化软件和辅助设计软件的使用。其中MIS 系统的建设和应用更是体现企业信息化水平的标志，MIS系统建设的好坏直接关系到企业掌握和驾驭信息的能力。由于目前MIS系统建设存在诸多误区，使已经实施的MIS系统并不能完全满足用户的需要。

1．客户需求不够明确

目前很多企业都开发了自己的MIS系统，但是具体应用情况却不很理想。这其中有多方面的原因，其中不能明确把握客户需求可以说是最主要的原因。在这一点上，作为最终客户的企业和软件开发商都有责任。企业由于自身职能和对信息技术理解的限制，一般不能对MIS系统提出很好的需求；同时软件开发商也不愿意费时费力去与客户进行沟通，通常是按自己对客户需求的主观想像或理解来开发MIS系统，经常出现客户的实际需求与开发出的软件产品相脱节的情况。

现在国内企业上ERP项目成风，但是很多企业根本没有去深刻认识自身当前最需要利用信息技术解决的问题是什么，自身的情况能不能够驾驭ERP系统。结果是本应该买一辆摩托车给市场人员，却买来了一辆笨重的拖拉机让大家享用。这不但不能为企业带来信息技术应用的便利，反而成了企业的额外负担。

2．不能用好原有系统

其实这已经不仅仅是软件开发的问题了，而是如何更好进行企业信息规划和应用的问题。本来用户对软件提出的一些需求，利用办公自动化软件或其他原有的系统就可以实现，但由于用户自身缺乏专业知识而不能准确把握。比如我们可以利用强大的Excel这一电子表格软件进行分配预算、利润预测、分析保险程序、汇总所得税、分析投资及生成各种各样的综合分析报表。只要涉及到数字和计算，就应该首先想到电子表格。还有我们可以使用Outlook、Exchange Server邮件服务系统的强大功能在企业内部相互传递和交流信息。作为一个企业管理人员，如果每天能够收到来自企业内部不同岗位、不同职能抄送的几十封邮件的话，他就可以随时把握整个企业各环节的经营与运作情况，达到不出办公室就能够监控管理整个公司的目的。但我们的企业经常把这些已经由办公软件和一些成熟软件可以解决的问题当作MIS开发的特殊需求，浪费了大量的人力、物力、财力。因此，企业在信息化的过程中，用户要首先着眼于已经存在并可以利用的信息处理技术和设备，并充分发挥它们的作用。

3．只对流程计算机化

利用信息技术开发企业信息管理系统可以极大提高企业业务处理的速度和质量，变原来的手工处理为计算机化处理，把员工从重复繁重的劳动中解放出来。但不少企业在开发MIS时，只是把过去的业务处理流程计算机化，而没有考虑过去流程存在的合理性及其相关效应，不能考虑到企业软件应用的长远发展和将来企业对软件产品可能提出的新要求。这些导致开发出的软件产品柔性差，对组织结构、新业务的要求适应性不强，不能满足升级换代的发展需要。这种简单的流程计算机化经常把人们带入信息技术应用的误区。

BPR（业务流程重组）是信息时代对企业提出的新要求。原有的企业业务流程在新的信息时代显得有些僵硬，面对当前市场竞争越来越激烈，市场的不确定性、模糊性越来越高的新环境，企业的适应力越来越差; 所以，企业要进行变革，就必须利用信息技术对原有的业务流程进行整合，消除其中的冗余环节和路径。信息技术的飞速发展，带来了信息革命，进而引发了企业革命，这也对我们的MIS建设提出了更高的要求。我们的MIS系统开发设计必须很好地配合企业改革来进行，采取BPR与信息技术双向驱动的方式，从业务流程重组的角度来重新定义企业新的业务流程和模式。同时从信息技术应用的角度，去深挖信息技术应用的潜力。信息技术能够解决什么问题，能够帮助企业如何优化现有的业务流程，而不能只是对原有业务流程进行计算机化处理。

很多企业MIS开发与应用的经验表明，最好的技术并不一定就能带来最好的产出，单纯地给企业套上一个电脑的外壳，而不对原有的业务流程进行优化整合，是不能满足企业长远发展需求的。

4．客户满意度不确定

很多企业最初既不能对软件提出一个彻底深入的需求，也不能对软件的长远应用和发展提出一个规划，仅仅急于把现有的业务处理计算机化。而随着软件开发的进行，客户也逐渐进入角色。于是，客户开始对软件提出这样那样的新要求，比如在界面、报表格式等方面提出新要求，甚至会添加很多附加模块要求，而这恰恰是软件公司最不愿意看到的。软件公司倾向于低成本、高效率地进行软件开发，而这样生成的MIS又是不能很好满足客户个性化需求的。因此，在具体的行业标准还没有完全出台之前，怎样界定用户的满意度，履约标准仍然是个很模糊的问题。

这就要求企业在签订合约时确定一个起码的履约标准，在软件行业标准不成熟的今天，需要一个软件监理机构来对最终的软件做一个满意度评测。因为客户是不知情的一方，这种不知情和专业知识的缺乏会给一些不负责任的软件开发商钻空子的机会。目前能够有效进行软件开发监理的方式就是，请具有专门信息规划能力的企业咨询机构帮助用户提出需求，进行业务流程的整合和企业信息化利用的长远规划。只有这样才能保证当企业希望改变当前自己的步行状态时，软件公司送来的是一辆摩托车，而不是一辆拖拉机。

5．信息架构未能从长计议

企业信息规划是有阶段性的，即使是在企业内部推行ERP,也需要分阶段实施，不可能来一个瞬间全面转换。在阶段性目标的实现过程中，如何才能使这个阶段实现的目标成为下一个目标的台阶而不是障碍呢，这就要求企业在进行MIS系统建设过程中更具有长远规划的眼光。

企业长远信息规划将会涉及到企业信息处理技术和设备的选择，企业信息系统架构建设，以及企业数据规划、软件接口定义、应用规则制定等问题。如果软件仅仅着眼于当前业务处理，采取低成本开发，那么用户与软件公司的合作就会陷入一个泥潭。

今天，从企业长远信息化建设的角度来规划企业MIS架构建设已经成为企业的共识，很多企业都希望在ERP全局规划思想的指导下逐步展开信息管理系统的开发建设，总体数据规划已成为企业MIS建设前期所必须进行的工作。

从上面提到的五点围绕企业MIS建设存在的误区和问题中，我们可以看到，很多时候不是软件技术上或者是开发过程中存在的问题，而是企业MIS系统开发和信息架构长远规划中存在的问题。这就要求企业用户未来必须站在全局的高度和长远的角度，来进行企业管理信息系统的建设。