规范基础管理

规范基础管理
青 云

在风和日丽的海南岛，我愉快地参加了一周由海外老师主持的培训，也结识了许多新的朋友。晚饭后的闲聊中，一个朋友突然问我：“你们有周报和例会制度吗？”原来他们公司目前还没有。对此我非常吃惊，因为他们是通过了ISO9001标准认证的。
回来后，这段谈话一直萦绕在我的脑海中，也勾起了我对自己过去两年多的管理历程的回忆。两年多前，我加入了国内一个著名的IT企业，出任一个研发中心的总经理。让我惊讶的是，在我到任以前，这个部门几乎不开会，缺少起码的信息沟通机制和决策程序。有事情，负责人将他认为需要的人找来碰个头。整个部门气氛沉闷。
看到这种情况，我一方面积极推动项目的进度，另一方面开始从例会、周报等非常基本的日常管理抓起，逐步建立管理规范。在很短的时间内，部门的情况就开始变化，员工的活力明显增强。
管理基本上分为三层：基础管理——一个企业不论做什么样的业务，其日常的基础管理基本都是一样的；业务流程管理——这与一个企业具有的业务类型，和企业自己对业务的理解密切相关，决定了企业各种业务是否能有效地开展；战略管理——这是对企业业务和资源在整体上的一种把握和控制，包括组织架构、资源配置和企业战略等。任何企业都必须具备这三层管理，但是每一层管理规范到什么程度，则随企业的具体情况而定。在企业中，基本管理保证了部门内部的信息沟通的顺畅、决策过程的透明，以及大家日常工作的规范化和科学化。没有规范的日常管理的基础，高层的管理不仅难于规范，也容易流于形式。规范的日常管理，是实施更高一层规范化管理的保证和它的组成部分。
由于基础管理看上去相当简单，似乎也无关企业的大局，许多人不重视它们，管理者也可能没有认真去实行。这更导致许多员工对加强日常基础管理不以为然。其实，这些看上去简单的管理，真正做好并不容易。长期坚持下来，对管理者也是一个考验。很多员工不喜欢开会，也因为确实有许多经理不会开会。可是开会是企业内部沟通、交流和决策的基本方式。拿例会来讲，多长时间开一次，谁来主持（主持者并不一定总是部门的主管），讨论交流什么内容，都会根据部门的不同、部门发展阶段的不同而有差异。当时我的部门，在连续开了一年例会以后，大家才体会到例会在工作中的重要性。又过了半年，我开始让各个下属部门经理轮流主持。这样不仅有利于培养他们的能力，也给了每一个人更充分表达自己意见和发挥自己能动性的机会，同时也使得部门内平等和共担责任的意识得以加强。
管理不只是一套形式上的规范，它更有存在于人性中和业务发展中的内在的根据和逻辑。员工如果不能理解和掌握在管理形式之下的内涵，那么再好的管理制度，也只会流于形式。不断强化和优化日常基础管理，可以帮助管理者学会从本质上，而不是简单地从形式上掌握科学规范化管理的方法，使得管理能够有足够的深度和取得实质的效果。它也能够为员工对高层科学规范的管理方法的学习、理解和掌握打下一个良好的基础。规范管理的一个目的是约束我们一些“自然”的、但是却不符合企业发展的行为。从简单的管理入手，更容易培养员工科学的职业化的工作习惯。
日常基础规范的另外一个重要作用，是可以使一个团队逐步建立起自己的独特氛围和风格。通过基础管理的加强，一个团队的成员，会逐步形成统一的行为方式、表达方式和语言，从而逐步达成一种默契，建立对集体的认同。