构建企业知识管理系统

构建企业知识管理系统

施能自

企业的知识管理需要从人、资讯以及共享的文化等方面进行考虑，需要通过资讯技术来帮助进行知识的积累、创新和共享。

众众所周知，21世纪是“知识经济时代”。在这个时代，企业成功的关键在于如何创造、积累和使用知识。这个理念通过近几年报章的相关报道已经在企业老总的心目中留下了深刻的印象。“迎接知识经济的挑战”、“创建知识型企业”等豪言壮语不断地出现在各类企业的战略规划中。但是，现实情况中真正着手进行知识型企业创建的公司却非常少。

创建知识型企业

那么，如何才能着实有效地创建知识型企业，在企业内部进行知识管理，进而提升企业的核心竞争力呢，在知识经济时代里迈出坚实的第一步呢？
现在，我们的企业对知识管理往往采用分散管理的形式，企业知识四处散落并且难于寻找，员工跳槽离开公司将企业知识带走，给企业带来严重的损失。所以，我们在企业内部推行知识管理，旨在将散乱的知识进行集成整合。企业的知识管理应该是通过资讯科技将人与资讯进行充分结合，创造知识分享的文化，从而加速人员学习、创造和运用知识。我们利用以下的方程式（参见图一）来表述知识：
“人”是知识的载体，“资讯”是基础，而“知识”的真正价值来自于“分享”，所以知识的价值是人与资讯结合后乘方“分享”。
企业推行知识管理可以构建企业知识资讯网，通过企业内知识社群的运作，强化知识分享的文化与行为规范，促使员工归集、存取、分享与应用知识（参见图二）。
知识内部网中可以存放的相关内容包括有：
知识资源（包括业务内容、积累的经验、内部电子化培训资料、人员资料以及业务管理用电子文挡样式等）；
新闻公告；
社群联系类以及讨论专栏等；
知识社群（参见图三）是由一群专业工作者所组成的正式或非正式的团体，社群因为共同的兴趣或目标而结合在一起。企业设立知识社群，知识社群中的员工不断创造及分享，集成彼此共同的知识，从而大大激发员工的参与感。
同时，知识分享文化和规范的建立也非常重要。知识型组织通常应具备以下的文化特征：1、尊重个人；2、鼓励创新；3、鼓励团队精神；4、相互信任；5、员工热于分享新知；6、持续学习与发展。当然，知识分享文化的建立无法一蹴而就，必须通过日常的转变促成来逐步建立。

导入知识管理系统

一般来讲，知识管理的导入推行需要经历认知、策略、设计、开发测试、全面导入以及维护评估等六个阶段。大体来讲，在认知阶段需要建立企业内部对为何需要导入知识管理，如何导入知识管理达成一致共识；在策略阶段，企业需要确定知识管理系统建置的发展蓝图，确定组织内适合的社群、确定对社群具有价值的知识；在设计阶段，需要分析知识蓝图规划知识分类及属性，设计知识管理运作流程，规划系统开发软、硬件需求，规划社群运作机制并确定资讯系统运作所需的能力与功能；在开发测试阶段，需要开发知识管理系统，进行知识导入界面的开发并进行系统测试；在全面导入阶段，需要进行相应的使用者培训并进行已有知识的导入；在评估维护阶段，企业强化各社群的运作，在系统中持续进行知识上传管理、资料库品质管理、文件内容归类管理、使用者登入管理以及知识分享的宣传。
下面就一家公司构建知识管理社群及知识管理资讯系统作一简介(参见图四)：
该公司经过所述的六各阶段成功导入知识管理系统并获得了以下的益处：
提供企业内部知识的完整定义及分类规划，大大促进公司知识的积累与发展；
节省作业时间（寻找资料、研究方法的使用、撰写报告、避免不必要的重复工作等）；
将组织内优良案例分享给组织内所有成员，促进成员间的学习；
通过知识资源中的人员资料内容，快速找到能提供解答的专家；
通过知识资源内容中的电子培训资料对员工进行培训，节省了教育训练成本；有效深化成员与产业技术分析所需具备的知识与技能；
有效整合分散与各系统间相关知识，提供系统浏览分类搜寻的系统能力；
通过知识资源中的业务方面以及新闻公告等内容，员工可即时获取工作上所需的讯息；通过知识资源平台有效提供员工于工作时所需的相关技术文件与经验心得；
通过社群与资讯系统协力运作有效提升知识的品质及管理成效，建立组织知识资源管理体系；
通过社群运作，协助创造知识分享环境，加速组织学习。
总之，企业的知识管理需要从人、资讯以及共享的文化等方面进行考虑，需要通过资讯技术来帮助进行知识的积累、创新和共享。资讯系统同样可以帮助企业创造知识共享的文化，不断提升企业知识管理的价值。我们必须认识到构建知识管理系统的真正难点不在技术而在于人观念的转变，团队思想的准备以及在各项制度和技术的配合下创造共享的文化。企业知识管理系统的建构是企业迈入知识经济时代的第一步，后面的道路还很漫长，企业只有知识管理系统建成后能够真正利用好它，不断从中创造价值，我们才能称这一步为坚实的第一步。