一体化经销数千商品－－山西阳城医药药材公司应用安易R9/ERP实例

一体化经销数千商品

－－山西阳城医药药材公司应用安易R9/ERP实例

鲁馨

阳城医药药材公司是山西省内最大的医药企业之一，主要从事药品、药材及医疗器械的批发、零售以及对下属各零售点的药品调拨。同许多医药企业一样，阳城医药公司重视企业会计电算化建设，积极采用先进管理手段，早在2000年就应用安易财务软件进行财务处理。然而其业务处理环节相对落后，一直沿用手工处理模式。

应用背景
　　
随着企业的发展、业务的壮大，目前的管理模式已不能适应企业管理的需要，表现在：公司经营品种繁多，业务部门核算人员需手工对近千种药品的进、销、存进行记录、统计、上报，工作量非常大；而业务与财务部门以及各业务部门之间不能实现信息共享，导致企业的协同运作遇到严重障碍，一定程度上也加大了核算的重复工作；这些使得信息不能够及时地反映给企业进销存的决策者，至于进行更高层次的分析预测，则更无从谈起了。

医药流通企业ERP+GSP

企业领导层充分认识到，先进的企业管理需要企业建立科学的组织机构和行之有效的业务流程，同时也需要有先进的技术来予以支撑。在进行了充分的市场调查后，发现安易软件性能稳定，适合企业特点，更考虑到用户对安易产品及售后服务的良好口碑，决定应用安易R9/ERP医药连锁管理系统，全面进行企业信息化建设。

实施方案
　　
安易R9/ERP医药连锁管理系统是以拥有广泛用户群的安易购销链标准版为基础发展而来的，不仅继承了购销链标准版的全部优点，并且解决了上述难题以及医药行业现存的许多问题。

例如：药品种类繁多且分类严格,系统采用开放式分类方式，药品的批号及有效期的要求高，系统可实时跟踪每一记录；药品经营全过程业务量大，系统利用自动化、智能化、一体化处理，可以提高企业效率；在总部汇总账中可区分各分支机构和门店库存资料、业务资料和单据，可实现多分支机构和连锁经营管理。

网络方案

服务器采用联想万全T100专业服务器，主干网络采用100M以太网交换机，可以连接部门级的工作站。根据各部门站点安排情况并考虑留有一定余地，以适应工作量弹性的原则，进行网络布线，分布在零售部、批发部、财务部、公司仓库、机房、远程零售部。

软件方案

目前已实施完毕的第一、第二期包括如下模块：

第一、二期工程：升级账务系统单用户、报表单用户、工资单用户及固定资产单用户。使用医药连锁管理系统，并发用户6个（包括局域网上的零售部）。远程零售部门使用远程门店医药零售管理系统。

对各功能模块的应用详述如下：

基础信息管理

仓库资料：分仓库、库位，有层次地管理存货。

客商资料：根据GSP要求，建立供应商以及客户的档案。

商品资料：对商品进行分类管理，建立每类及每个商品的信息。

进货管理，合理计划采购

系统通过进货管理对不同的采购业务进行管理，帮助企业的采购部门管理各项进货事务并能够提供详尽的查询分析，确保进货工作中的高质量、高效率及低成本。根据管理需要随时对已采购业务的明细及汇总情况进行查询。如暂估商品明细账、商品采购统计表、部门采购统计表、供应商供货统计表等等。

存货管理

通过信息系统实现了合理储备库存。管理人员可以通过对各种库存报表的查询，如：库存商品表、库存商品台帐、日常收发存报表、出入库明细及汇总表、商品销售明细表、保质期预警表、库存数据预警表等，了解和对库存进行控制，实现经济库存。

销货管理

通过销售管理，对企业各种类型的销售业务进行处理，帮助企业的销售部门管理各项销售事务，并提供了详尽的查询分析，以便销售管理人员及时了解各类销售情况，以适时调整销售策略，实现利润最大化。销售管理与库存管理、结算管理相结合，完成从签订销售合同（定单）、销售、商品出库、结算的一系列业务。

价格管理

价格管理用于制定药品价格，使企业能够及时了解市场价格的变动情况，及时调整商品价格。可以方便的制定、调整以及查询各种价格。涉及到的商品价格包括：批发价、零售价、参考进价，还支持用户自定义的多种特殊价。

门店管理

医药分部版可以管理一个或多个门店，为了能够管理好各个门店，并能在将来汇总各门店的销售数据，首先应在系统中对每个门店进行定义。门店、仓库、部门应一一对应。

分部在接收到各门店的销售数据后，每日人工生成销售单、出库单、收款结算单，同时减少门店库存在分部数据库内的库存商品；用报表的形式显示各门店的销售数据，将本日的销售数据按门店分别生成销售单、收款单、出库单；销售退货生成销售退货单、收款单（负数）、入库单（销货退回）。

分部通过审核门店上传的要货单，根据要货单给门店配货。调拨单可调用已审核的要货单生成，生成的调拨单还可改变数量。

月末统一计算成本。系统选项设为分仓库核算，调拨单在分仓库的情况下，参与成本计算。调入仓库相当于收入，调出方相当于发出。对于调拨入库可用售价作为入库成本并计算本期销售、结存差异，最终调整为实际成本；对于调拨出库按正常的成本计算方法计算。

对于各个门店，均可选择采用进价核算和售价核算两种核算方法。

GSP管理

医药企业在严格控制业务流程的基础上，需要进一步强化GSP管理，达到严格控制物流的目的。具体而言，GSP是把企业中各个管理子系统有机地结合起来，形成一个完整的医药企业管理信息系统。安易根据GSP的具体管理要求，设计了符合GSP标准的GSP管理模块，分质量管理、物料管理、设备管理、销售管理、质量信息、企业管理、人事管理等七个部分，如：首次经营药品审批控制，首次经销药品企业资质审批，有效期控制，自动生成检验记录，药品自动建档，药品催销等功能。

实施效果

在工作环节方面，减少了以前手工整理、复核、汇总单据的繁琐环节，工作效率得到很大程度的提高，一笔业务的完成时间缩短了70%，降低人工成本10万元。

能够随时全面掌握分仓库的库存实有数，销售人员能够得到动态的库存信息，避免了开出票而无货、退货等现象；采购人员亦能根据随时变化的库存，制定合理的购进计划，同比降低采购成本100万元。

每月末的结账工作变得轻松快捷，相当短的时间内即可上报本月的购进、销售、成本、税金、毛利、毛利率、库存金额等报表，保证了财务信息的及时性。

通过实施R9/ERP软件，建立科学的医药销售体系，大大提高了企业的抗风险能力，同时能完全体现质检部门的监督与控制作用，大大提高企业的经济效益和社会效益。

点 评

我国的医药品经营形式是一种很典型的商品流通。商品种类众多、流通地域广、客户需求多样化等，造成了其运作过程中，产生了极其复杂而琐碎的信息流。在没有信息技术的条件下，它与物流和资金流的关系实际上是三张粘不到一起的皮。实时地跟踪获取商业信息，只能停留于畅想。本篇中，山西阳城医药药材公司利用IT系统，实现了一体化经营管理数千种“在途”商品。它为信息创造物流附加值提供了可能，是一个很务实的信息化案例。它的模式不仅对医药销售行业，而且对许多小件商品物流行业（如烟酒糖茶等），都具有借鉴意义。

本文原载于中国计算机报