如何通过实施合同来避免信息化项目的风险（上）（李刚）

摘要：企业信息化管理项目是一个数据配合复杂的、实施周期长、涉及面广、至少由软件提供商和客户单位协助配合、共同实施的综合性项目。

如何通过实施合同来避免信息化项目的风险（上）

李刚

女士们，先生们，上午好！

非常感谢《企业资源管理研究中心》和《二十一世纪经济报道》邀请我参加此次举办的“2002企业信息化风险管理高峰会”，让我们有一个机会，共同正面畅谈，怎样避免或减少企业信息化项目建设的风险。

现在，我从怎样签订信息化项目实施合同的角度，来谈一下减少纠纷，避免风险的要点。

企业信息化管理项目是一个数据配合复杂的、实施周期长、涉及面广、至少由软件提供商和客户单位协助配合、共同实施的综合性项目。

其实施合同对软件环境、实施方法、双方的权利义务等方面的重要条款规定的是否具体、详细、切实可行，对项目实施能不能达到预期的目的，或者在发生争议、纠纷的情况下能否公平的解决，具有决定性的作用。

因此，有必要对信息化项目实施合同的关键性条款的意义进行分析，以提高双方的签约能力，促进项目实施的成功率。

一 项目实施定义

项目实施定义是确定整个项目实施范围的条款。

是项目实施的纲。

如果因为实施范围发生争议或纠纷，就要根据这个条款的约定来裁量。

在实施合同中签订这个条款，对维护双方的权利是非常必要的。

通常，实施定义可以表述为：项目实施是软件提供商在客户单位的配合下，完成软件系统的安装、调试、修改、验收、试运行等全过程的行为。

二 项目实施目标

在实施合同中约定的项目实施目标，是项目验收的直接依据和标准。

项目实施目标是通过信息化管理项目的全部实施，使客户单位获得的技术设备平台和达到的技术操作能力。

三 项目实施计划

项目实施计划是双方约定的整个实施过程中

各个阶段的划分、

每个阶段的具体工作及所用时间、

工作成果表现形式、

工作验收方式及验收人员、

各时间段的衔接与交叉处理方式，

以及备用计划或变更计划的处理方式。

项目实施计划是合同中最具体的实施内容之一，由明确的时间界限。对软件提供商的限制性是很强的。因此，通常情况下，它是最容易发生争议的环节。

四 实施中队软件程序、系统设置的修改与变更

在企业信息化项目实施中，最困难、最容易产生矛盾的问题。
我们认为，应当从

软件本身的结构、

修改主体、

修改程序、

软件系统结构、

客户需求、

客户单位业务管理流程、

提出修改的时间、

修改不成功时的处理办法、

修改延时等方面加以明确规定，

使项目实施中对软件系统的修改，成为一个规范的操作程式。

1）从软件本身的结构上看，一些国外的高端企业信息化软件系统，在项目实施中对软件系统的修改几乎不可能。客户单位应当把重点放在改造自己企业的业务流程，

2）从软件系统的修改主体方面看，通常情况下是由软件开发商进行客户化改造或修改。

在特殊情况下，也有由软件开发商提供软件系统的接口数据，有客户单位进行软件系统的客户化改造或修改。

如果软件提供商不是软件开发商，而是代理商或专业的项目实施商，那么，在软件系统的客户化改造方面，就可能发生隐性主体的情况，从而使其复杂化。

3）对软件系统的客户化改造与变更，必须按照合同规定的程序进行，不能随意处理。

4）应当明确声明软件系统不能修改的范围。

5）在实施过程中对软件系统的修改，大都是源于客户单位的业务管理流程。而客户单位的业务管理流程，又是处在尚未确定的状态下，即便是已经确定下来，也会因实际使用而有所变动。我们建议，

第一， 软件提供商或咨询商应在项目实施前提供与软件系统基本匹配的客户单位的业务流程的方案及模型；

第二， 在项目实施前或实施过程中，软件提供商或咨询商应当对客户单位的相关骨干，进行业务流程的培训、试验、考核以及意见反馈；

第三， 由双方按照合同约定的程序，协商确定软件修改的方案或范围；

第四， 确定因涉及业务流程而修改软件系统时，对合同其他条款原有约定的影响及调整方法和各方承担的责任；

6）必须在合同中约定允许提出修改需求的时间段。只有在这个时间段内提出才有效，属于合同许可的范围，一般情况下不引起合同实质性权利义务的变更。否则，应属新的要约，是对原合同的修改。双方可以对包括费用在内的实质性内容进行新的协商。

7）在企业信息化管理项目实施中，对软件系统的修改的行为是大量存在的。但如果修改不成功怎么办？我们认为，应当在合同中约定不同情况来分别处理。

如果软件开发商未能在规定期限内完成，又没有其他实质性因素的影响，则属于软件商违约；如果是客户单位超出原需求方案的软件修改要求，软件开发商未能完成，则不属于软件商违约，秩序将软件系统回复到修改前的状态，并相应延长实施期限即可。

8）因修改而延迟实施期限，处理原则是：

谁提出软件修改需求，就相应延长对方的履行期，或数据准备期、培训期等对应的期限；

当延迟期限明显超过合同约定的履行期时，修改需求的主要提出方要承担一定的经济责任。

五 项目验收

1 验收标准

1）满足客户的约定需求，是评价ERP成功实施的重要标准

软件的验收要以企业的项目需求为依据，最终评价标准是它与原来的工作流程与工作效率、或者是原有系统相比的优劣程度，只有软件的功能完全解决了企业的矛盾，提高了工作效率，降低或减少了企业库存或成本，符合企业的发展需要，才可以说项目是成功的。

2）在约定的工作环境或条件下，无障碍的实现软件的全部功能

3）数据的共享与准确反映程度

企业信息化管理软件的最大优势就在于企业资源的共享。因此，软件系统的验收，对客户数据资源的共享，以及数据的同步反映等关键性功能应当做出明确的要求。

4）项目验收的文字评价依据

进行项目验收，应当有文字评价依据，不能凭感觉或看表面现象。要以产品说明书、项目计划中约定，或体现的软件功能、客户需求等内容为基础，以项目解决方案为依据，以项目实施目的为标向，对各阶段项目工作进行检验，审查软件系统是否符合文字资料的要求。

2 验收行为的方式及验收记录形式。

通常，验收包括对实施文档的验收、软件系统安装调试的验收、系统及数据切换的验收、试运行的验收、项目最终验收等等。

1） 文档验收

文档验收可分为技术文档的验收和实施文档的验收。

技术文档可包括流程控制程序、新代码开发规范等等。

实施文档可包括项目计划、测试计划、流程设计文档、培训计划、手册等等。

一般情况的项目实施，都不涉及技术文档的验收。但如果是客户单位自行开发客户化应用模块，或者是二次开发，就包括技术文档的验收。

2）分步验收

由于项目的实施是分阶段、分步骤的，对项目的评价工作应当分步验收，用前期的评价结果来铺垫后期的工作，在项目结束时进行项目总评。
但是，前期验收不能代表最终验收。

3） 最终验收

确定最终验收的时间和方式是最重要的，是在客户数据导入后进行验收，
还是在试用一段时间后进行；是在实施顾问指导下进行验收，还是由客户按业务流程操作进行验收，等等。对以后的维护服务影响都很大。

六 技术培训条款

技术培训使企业信息化管理项目实施成功的重要保障和关键的一步。签约双方都享有权利，并承担义务。

通常情况下，客户方可以要求的权利有：

1 要求制定培训计划的权利

客户单位有权要求软件实施商指定详细的培训计划，并以此了解培训的计划、时间、地点、授课人情况、培训步骤、培训内容、使用的教材、学员素质与资格要求、考核考察标准、考核方式、培训所要达到的目标、补救措施等内容与安排；以便做出相应的安排。

2 要求按约定实施培训计划和按期完成培训的权利

客户单位有权要求软件实施商按照培训计划全面、正确、按时完成其承担的培训义务。以保障信息化管理项目的实施与运用。

3 普遍接受培训的权利

客户单位现有人员，只要纳入信息化软件操作流程的，都应当受到专业化的培训。或者说，同等软件操作岗位的人员，应当受到同等的培训。不应当发生不平等的培训待遇的现象，即：不应当出现只由专业人员培训少数骨干，而实际操作人员只能接受指导的状况。

4 要求达到培训目标或标准的权利

客户单位接受培训的目的，是要达到既定的技术操作水平，而不仅仅是需要培训的过程。所以，其有权要求软件提供商通过培训，实现约定的培训目标。

5 要求派遣合格的授课人员的权利

授课人员的综合水平及责任心时达到培训标准的重要因素之一。客户单位有权利在合同中要求软件实施商出具授课人员的资历背景、授课能力等介绍，也有权利在培训过程中要求更换不合格、或授课效果明显达不到培训标准或目标的授课人员。

6 要求进行单独培训的权利

实施商可以要求的权利有：

1 要求学员在计算机操作应用方面达到一定水准的权利

只有学员的计算机操作能力与水平相对一致，才能在短时间的集中、共同培训中获得较好的效果。因此，在培训条款中，应当明确学员的条件或标准，并要求在履行中，按照约定派出符合条件的学员参加培训。以次作为客户单位的义务加以规定。

2 要求客户单位保证学员认真接受培训的权利

客户单位有义务保证其所派出的学员遵守培训纪律，认真参加培训，接受专业技术培训和技术指导。只有这样，才能为授课人员营造、维系一个良好的培训环境与气氛，才能保证培训的效果。

3 制定考核标准

考核标准的确定，对客户单位日后的具体实施有着十分重要的影响。标准定的太低，学员在实施操作和工作中，就不可能真正、完全、熟练的使用信息化管理系统进行、处理日常工作；标准定的太高，学员的学习期间就会延长，可能影响项目实施的进程；如果在合同中没有约定考核标准，当项目实施因实际操作人员的能力而搁浅，或发生矛盾时，就没有判断是非的标准了。

4 决定考核方式

考核方式的重要之处，在于其取舍的考核内容对实际操作的影响作用有多大，包括考核内容的范围、考核方式与实际操作方式的异同等。以确定学员的实际操作能力与水平。

5 收取约定的培训费用

未完待续

注：本文系李刚先生在2002企业信息化风险管理高峰会上的发言稿。

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