商务智能(Business Intelligence)与ERP

商务智能(Business Intelligence)与ERP 

赵文华

 
ERP使用现状分析

自上世纪八十年代以来，ERP在我国的发展已近20年，累计投资超过80亿元。目前我国拥有15000家大中型企业和1000万家中小型企业，预计到2003年将有50%～70%左右的企业实现现代化管理。（e-works.net.cn）

ERP的投入如此巨大前景如此诱人但其实际效果却不尽如人意。著名的管理咨询公司Robbins-Gioia最近对232家企业的一项调查表明，只有80家企业没有使用或正在实施ERP系统，而在其余拥有ERP系统的企业中，有51%的调查对象认为ERP系统的实施是不成功的，有46%的调查对象认为他们的企业并不懂得如何使用ERP系统来提高公司的业务水平。

这样的调查结果不免让人沮丧，它不仅使大多企业原先对ERP系统给予的厚望成为泡影，甚至对ERP系统的真实能力产生怀疑。那么，究竟是什么原因使众多ERP的实践未能使用户满意呢？

我们认为很大程度上是由于管理人员对ERP系统认识和期望的误区造成的这种失望。ERP是面向操作流程的信息系统，从技术角度来说，是一种联机事务处理系统(OLTP，On-Line Transaction Process)，实现了业务流程的自动化；从管理角度来说，它打破了企业部门之间的界限，满足了管理人员掌握、计划、控制、分配企业全部资源的需求，但是它并不能向决策人员提供强大的分析功能。例如，系统难以从商业行为角度进行多维度的分析；系统分析的结果滞后；系统中缺乏量化的行业指标以供参考等等。实际上，在激烈的市场竞争环境下，企业需要的并不仅限于对其资源的管理能力，而更需要对其所掌握信息进行分析的能力以助决策。由于许多企业对ERP认识的不足，误以为上了ERP就能满足管理人员分析、决策的所有需求，因而普遍对ERP抱有超出系统能力的期望。然而在ERP的实施过程中，由于系统设置已被固定，用户很难按照实际情况的变化对其再作修改，使得对系统内大量数据、资讯的利用能力低下，因此管理者无法及时得到决策所需要的支持资讯，贻误了商机，那么其对ERP美好愿望的落空也在所难免。

商务智能的推出

在过去的30年间，全球企业投入了数十亿美元用于购置操作系统、数据库和应用软件，以支持其业务的运行，但却发现很难计算这些投资的回报。这是因为，长期以来很多企业的ERP系统或者其他管理应用软件的使用者仅仅致力于原始数据的搜集，而未重视如何快速有效地从这些杂乱无章的海量数据中获取有意义的信息，并利用这种信息指导企业决策、发掘企业的竞争优势。据不完全统计显示，一般的公司平均拥有400种左右的应用程序，随着企业对客户、供应商、雇员、销售、库存等信息记录的更新，每隔12个月，这些应用程序产生的数据量就要翻一番，而这些系统收集的数据为企业的利用率却不足7%。这一状况对企业的运营效率、战略决策及成本的控制造成很大的影响。

针对解决一面日益膨胀的数据量和另一面决策人员的分析需求无法得到满足之间的矛盾现象，一种建立于ERP系统基础之上的商务智能解决方案(BI，Business Intelligence)便应运而生。据国际数据公司（IDC，International Data Company，世界领先的技术资讯和市场数据公司）的定义，商务智能是对商业信息的搜集、加工、管理和分析过程，目的是使企业的各级决策者获得知识或洞察力，促使他们更快地作出对企业更有利的决策。商务智能一般由数据仓库、数据查询和报表、数据挖掘、在线分析(OLAP)、预算和预测等部分组成。换而言之，商务智能是站在今天角度回顾过去展望未来，将过去的信息转变成今天的知识进而转变成明天的财富。

商务智能给企业带来的收益

不同层次的决策者对于商务智能的投入和受到的回报都是不同的，对于企业的首席执行官来说，商务智能的实施占用了他大量的时间，但是帮助他掌握了公司运作的脉搏；对首席财务官来说，商务智能需要前期的资金投入，但是极大减低了财务人员的工作负担，也使他能及时地监控成本和现金的流转，还能够提高前期ERP系统的投资回报率；对首席信息官来说，商务智能延伸了现有的技术架构，用户可以自助地进行数据挖掘，减少了技术人员的工作；对于销售主管来说，商务智能重新定位了他的工作，提供了详尽而及时的业务数据帮助进行分析，使他可以制定切实可行的销售策略。

在采用商务智能以前，管理人员用于整理数据和分析数据的时间之比约为8：2，而采用了商务智能以后，管理人员用于整理数据和分析数据的时间之比将为2：8。这也就是说商务智能把管理人员有限的时间从数据整理工作中解放了出来，从而使其可以充分发挥其潜在的管理能力。因此，按照IDC的估计，企业对商务智能的投入在2~3年内就可以得到400%的回报率。

会计学的基本原理告诉我们：收入-成本=利润。商务智能正是从增加收入和降低成本两方面同时着手来增加企业的价值。

商业运作中的2/8定律广为人知，那就是80%的利润往往是来自于20%的客户。商务智能是销售分析客户群体以发掘有价值的客户群数的得力工具。它首先对识别重要客户群，分析他们的共同点，进而帮助制订策略来增加此类客户。在日本的某个药店为了应对激烈的行业竞争向每个顾客分发了磁卡，记录并跟踪分析了每位顾客的购买行为，在此基础上，药店根据客户的不同需求向其推荐相关药品和保健品，从而带动了药店的销售额。

再举个例子，美国保险业通过对汽车保险业务的分析，以求决定该业务的保费定价。决策人员发现司机的性别、年龄、所在地区、汽车型号可能是影响索赔事件发生概率、索赔金额的关键因素，但是由于传统的信息系统并不具备足够的能力帮助其进行深入地分析，保险公司无法确切知道应该给什么样的顾客制定什么价格。在采用了商务智能之后，保险公司将统计技术通过信息系统加以实现，从而科学的计算出每位顾客应当收取的保险费用。甚至，保险公司可以在此基础上进一步作各种敏感性分析（比如，分析保费变动对销售额和总利润的影响，直至找出能制造公司最大利润的保费定价），从而制定相关的营销策略。

BI只是ERP的补丁？

既然商务智能会给企业带来巨大的收益，业界自然对其市场有着不低的期望。据IDC的统计资料，在2002年全球商务智能软件市场增长了22%，达57亿美元，亚太区为12亿美元，并据其预测，从现在到2005年，全球商务智能软件市场将以27%年平均增长率发展，届时将达118亿美元，亚太区将以23%的年平均增长率增长，到2006年将达33亿美元，中国市场约为7亿美元。

也许有人会觉得BI只是ERP的一个补丁，用以修正系统实施过程中的不足，是不是业界对BI的期望过高了？其实，正如前文中所提及的，导致ERP未能满足企业需求的根本原因是软件本身能力的限制。ERP是面向操作的软件，而BI是面向决策的软件，两者在功能上有着显著的区别，BI需要建立在ERP系统已收集原始数据的基础上，弥补ERP在分析、决策功能上的不足，但绝不是简单的ERP附属模块。BI的应用范围包括战略计划，预算计划，财务分析, 成本管理和分析，销售支持，客户分析，市场研究和企业分析等。具体来讲，客户分析和市场研究可以应用统计工具确定各种类型客户的消费模式，从而采取相应的营销策略；财务分析，可以按各种自定义的周期、方式汇总各类报表，审查、预测趋势，设置复杂的成本分摊方法；战略计划，可以确定大规模投资项目的时间表，计算投资风险；企业分析，可以定义各种关键成功因子(Critical Success Factor，CSF)和关键性能指标（Key Performance Index，KPI），为企业的各种运营活动提供度量标准。

企业引入BI目的应当是解决ERP无法满足的管理决策需求，而不是修补ERP引入时的失误。但是如果BI引入时也犯了与引入ERP时同样的错误，那么恶性循环也在所难免。所以，如何成功地引入BI将会是谨慎的企业家们决策过程中考虑的重点。

如何为企业成功引入BI

德勤的商务智能专业咨询队伍曾经为中国不同类型的企业成功的引入了商务智能。结合德勤的方法论和以往的经验，我们将商务智能引入企业的工作分为六个阶段：

一、 需求定义

需求定义是整个项目的基础，也是影响项目成败与否的关键步骤之一。比如许多企业在进行ERP的投资决策时，对自身的需求和目标缺乏通盘考虑，并不清楚地知道自己原先基于手工操作的业务结合系统以后的流程、工作结果等应该是怎么样的，自己将来需要什么样的数据、报表，这都会大大降低系统实施的效果。需求定义还必须结合企业本身的特性，制造业，比如消费品行业，会比较重视成本利润分析；服务业，比如保险业、金融业，比较重视客户群的分析。这些企业本身的特性，决定了他们的不同需求，所以必须在需求定义阶段做好充分的调查和研究。

二、 现状分析

详细分析企业现有的资源状况，包括分析现有系统的能力和管理人员的能力两方面。比如说系统能够提供的技术数据和报表，可以支持的决策分析；管理人员的观念、技能、素质等。

三、 现状-需求差异分析

分析现状-需求间的差异，为下一步设计解决方案设定方案的范围。

四、 解决方案群设计

根据现状-需求差异分析的结果，从管理可行性和技术可行性两个角度综合考虑，设计可以满足企业需求的解决方案群。

五、 决策/系统选型

将候选系统和相应的解决方案群，递交给最高管理当局定案。国内许多企业在选择ERP系统的决策上多少带有盲目性，而其实系统选型是一项复杂的工作，需要一套科学、严谨的调查评估方法和工具，因此如何选择合适自己的BI软件，是BI引入过程中的另一个重要步骤。现在国内市场上已有许多世界知名品牌的BI厂商，不同品牌的BI软件具有不同的特点，适用于不同的业务类型、管理风格，有些软件擅长于商业模型和目标的自定义和灵活的假设分析，有些擅长于用户自定义操作，有些擅长于技术平台的连接和整合，还有些则具备强大的自动化警报系统，企业很难全面了解和评估各种BI软件的优势所在。所以适时地向顾问公司咨询不失为一条了解各种BI软件同企业自身适用程度的捷径。

六、 实施

同ERP的实施一样，BI的实施也具有相当的难度和风险，通常也需要具备丰富专业经验的顾问公司的协同。而选择专业顾问公司又恰恰是影响项目实施成功与否的关键因素。对企业来说选择顾问公司时需要考虑的包括，该公司对BI市场、产品的了解；该公司是否有一套科学的实施方法论和专业的工具，比如对不同BI软件的评分方法和工具；该公司的国际／国内行业知识和国际最佳实践经验等。

总结

面对当今世界新经济的发展以及我国加入WTO等带来的挑战和机遇，如何在新形势下生存和竞争成了企业的首要任务。新形势对企业的的管理要求提高了，更为重要的是决策质量、速度和复杂程度也随之上升，这使得管理者再不能单凭直觉和经验来作决策，先进技术和科学工具对提高管理和决策水平的作用越来越明显。我们认为，企业必须从自身状况出发，站在发展的战略高度来理解和对待最新的管理思想理念和信息技术，并在此基础上选择合适的技术和工具来提高企业的管理水平。BI正是这样一种建立在事务处理系统（如ERP等）上的先进分析工具。对于企业来说，如何成功地选择、引入BI既需要企业内部正确认识和理解BI，又需要借鉴外部咨询公司的国际最佳实践经验。我们相信，BI的推广将对推进我国企业信息化建设的进程，它将成为中国企业在未来竞争中不可缺少的工具，对提高我国企业的生存和竞争能力起到至关重要的作用。

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