信息系统开发中系统分析阶段的信息收集精要

信息系统开发中系统分析阶段的信息收集精要

陈书勤

详细了解和深刻认识拟上马管理信息系统的企业之现状、发展方向、存在的问题和各级管理人员的信息需求是系统建设的重要基础。收集到真实、准确和适用的相关信息，是系统开发的第一阶段——系统分析阶段工作的重要内容。信息收集也是完成系统分析各项任务的基础。管理信息系统建设每个企业都各不相同，没有哪个系统可以完全按预定的规格和暨往的经验“克隆”出来。在系统建设中，建设者首先必须收集信息，了解情况，明确问题和目标，视具体情况决定工作方针。虽然，企业通常都有各种文件、档案等书面材料以记载其各项活动的内容与管理状况。但正式的书面材料难以生动、具体反映企业当前的和潜在的问题，且不少文件内容早已过时。显然做好信息收集工作是系统建设的首要任务。

1、进行系统分析所需用信息的种类

系统分析工作需要收集的信息可分为4类，即：有关企业的信息、有关人的信息、有关工作的信息和有关环境的信息。

（1）有关企业的信息，主要包括：

①企业的任务、目标与发展战略。包括对企业的任务、宗旨的总陈述，企业在未来几年内（如5～10年）的发展战略目标，为实现整体和长远目标的发展重点与主要措施。这些内容反映了整个企业的产业导向与工作基调，为系统开发工作目标与内容的确定提供依据。

②企业的结构。反映了企业内部的管理机制、职能分配和各管理部门、层次之间的关系。管理信息系统是为实现企业的目标服务的。了解企业结构问题的重点在于企业目标与结构的关系。如果现有企业结构在支持企业的整体目标方面存在反动力，就必须收集有关信息以明确问题所在。一般可查阅企业的组织结构图。如果现有组织结构图过粗或与实际不符之处，就必须进行修改或重建。

③职能部门的目标与宗旨。职能部门是整个企业组织的子系统。如各班组、科室、处、部以及其他固定的和临时的下属组织都有自己的目标和宗旨。必须了解各下属组织的目标是怎样符合或者不符合整个组织的目标的。必须弄清系统中各类信息的内容与流向。

④规章制度与攻策。指企业进行业务活动的规则与指导方针，是为实现企业的整体目标服务的。管理信息系统应该贯彻执行这些规章制度与政策，就必须了解其内容与企业整体目标的关系和实际工作中的执行情况，认识这些规定对组织的当前工作和未来发展的影响。明文规定的和实际执行的规章制度与政策有时会有差别，必须收集有关差异性的信息。

（2）有关人的信息，主要包括：

①权利与责任。管理信息系统的建设与运行，必须与各级管理者的权利与责任相匹配，才能支持管理决策活动。系统建设与运用的成功与否，取决于管理者的支持程度。因此，必须弄清来自何方的支持是整个系统和各有关部分成功的关键。

②岗位任务。在调查现有系统的工作程序和方法时，应该了解组织的业务工作进行过程中，每个人实际在做什么。要收集各项工作内容的文件。但文件上的规定和实际情况常有差别。因此要了解各种岗位的实际工作情况。

③人际关系。反映企业员工在工作中处于何种关系，如何相互协调与配合。可验证或纠正组织结构图或其他文件中规定的关系。但再我国这种传统的人情社会里往往私情重于制度，实际的信息传递的途径和组织结构图上描述的会不同。系统分析人员要了解实情，发现哪些联系是合理的、有利于实现组织目标的，哪些是不合理的、容易引起混乱和失误的。要促进有利于工作和组织发展的人际交流。通过了解人际关系发现可能阻碍组织工作的变革和新系统建设的关键人物。只要使关键人物理解和认可新系统的价值，就会影响其他人物。

④信息需求。系统分析人员要了解每个人、每个岗位实际上需要哪些信息以及目前实际上能得到哪些信息，正确评价每一个人、每一个工作岗位的信息需求，比较需要的和收到的两者的差别，为下一步系统数据流图的建立与分析提供依据。

（3）有关工作的信息，包括：

①任务和工作流程。从原系统业务处理的全过程（而非每个点）了解数据资料在系统中传递与变换的步骤和各步的任务，这些信息集中描述了数据形式与内容。应特别注意上述过程与步骤中数据的结构和内容的变化。

②进行工作的方法与程序。描述各个工作岗位做些什么，由谁做，用何种设备、遵循什么规则、作业怎样安排。上述信息集中描述了行为和程序。

③工作安排和工作量。在给定时间内完成多少工作，这一信息对于建立信息系统是至关重要的。还要了解工作的高峰期和低谷期。

④绩效评价原则。指用于计划进度和工作量，包括质量、可靠性、准确性及其他信息处理工作评测的标准指标。指标要求和实际业绩表现这两方面的信息均需采集并要进行比较，以发现工作质量与其他方面的问题。在现有系统中要设置某些检测点或控制点，了解系统表现并按特定准则进行评价。

（4）有关工作环境的信息：主要包括工作地的设施布局方面的信息和文件、表格、传输数据和人员在工作地的设置和流动情况以及可用公共设施、专用仪设备等资源。

以上是系统分析所需信息种类的一般情形，并不是每种情况下都要收集上述所有类型的信息，哪些信息是应重点收集的，要根据系统开发的目标和现有系统的实际情况而定。

2、信息来源和收集策略

（1）信息来源：主要有现有文件、管理人员和信息系统用户、外部信息源等3个来源。

①现有文件。包括企业结构图/规章制度与政策/工作方法与程序等有关手册、岗位说明、表格与报告、文件处理流程与工作流程图、系统流程图、数据字典表、计算机程序文档、计算机操作手册等。

②管理人员和信息系统用户。这是获得现有系统生动而有效的信息、了解用户信息需求和现有系统问题的主要对象。

③外部信息源。从本企业以外的有关单位和活动中反映的本企业的信息可能比较客观、中立，这些信息可来自其他公司、设备和软件供应商及外部媒体、展会、学会等。

（2）收集策略：主要包括全面调查策略、关键因素策略和点面结合策略等3种策略。

①全面调查策略。适用于大的开发项目。当系统建设问题涉及面广、问题清晰度低时，宜从全面调查入手，以发现问题，明确主攻方向。

②重点突破策略。适用于对系统的了解有一定的基础系统分析人员，可集中于主要问题的有关方面。抓住影响发展的几个主要因素作重点调查。
在主要问题明确或主攻方向明确的情况下采用这种策略。

③点面结合策略，面粗点细。这种策略要注意，粗的部分反映面上的一般情况，只能供进一步研究问题时参考，不能作为解决问题的依据。如果发现问题，则需做重点深入调查。

（3）收集信息的方法：常用面谈、调查表、查阅文献和实地观察实践等4种方法。

①面谈：即与用户面对面交谈来获取有关信息。是和各类人员交流思想及听取对系统建设意见的好方法。也是获取高层管理者的意见及建立相互信任的最好形式。关于对原系统存在问题的信息往往无据可查或未察觉到。通过面谈是获得这方面信息的最好手段，特别是在了解潜在的问题时这种方法最有效。面谈适于定性信息的收集，而不太适于定量信息的收集。面谈的缺点是由于用户的不同素质和工作性质，许多用户不愿意当面抒发己见或没时间和条件多次面谈，结果所获信息精确度较差，此时可采取开调查会的方式，约定一个用户大多数人都空闲的时间，大家的回答与讨论可互为补充。面谈方式分两种：

★自由式交谈：一般采取自由提问和回答的方式。对有关问题征求意见，了解一般情况，自由式交谈可以得到一般的信息和印象，以进一步发现问题。

★结构化交谈：结构化交谈即事先准备谈话提纲，交谈双方都做一定的准备，交谈基本按提纲进行。结构化交谈可以对给定问题具有较可靠的回答，问题可以分层次。

②问卷式调查表

问卷式调查表即把需要调查的内容制成表格交给用户填写。这种方法的优点是：可以得到对提出的问题的较为准确细致的回答，用户可以有较宽裕的考虑时间和回答时间。缺点是由于目前用户对计算机的认识有限，用户与开发者之间的共同语言还很少，会造成用户不会填或不愿意填的情形。因此使用此法时，调查表要设计的简洁、易懂、易答。还要注意用户的特点和调查的策略，如向用户阐明调查的目的及与用户的关系，可采取匿名或自愿署名等。调查表一般分为自由式与选择式：

★自由式：即表中只列问题不作答案限制与提示。用户可对问题自由回答。这种方式一般适用于定性的问题，用户为中层管理干部。

★选择式：即表中对每一问题给出几种可能的答案，用户只要在给定的答案中选择即可。这种方式一般适用于需定性回答的问题，以及那些过程简单、规程清楚的业务。用户为具体工作人员或基层干部。

③查阅文献报告：即检索阅读有关文献资料，这种方法适用于调查人员的事前准备和事后补充完善工作。

④实地观察与实践：是为弄清某种较复杂业务活动的现状而采取的方法。信息收集人员直接观察或参加现行系统的业务实践，这是缩短用户与开发人员距离，取得共同语言的最好方法。其收集结果也比较准确、可靠。但缺点是耗时长。而且许多业务因商业秘密等原因不可能让信息收集人员亲自观察与动手。

在系统信息收集工作中，具体采取何种方法需视实际情况而定。