OA家常

及俊川

笔者从事办公自动化和管理信息系统建设的实践已近20年，对该领域开发和应用推广工作的复杂性有深刻的体会。总体上，不管叫办公自动化、电子政务还是管理信息系统，它的建设是一项复杂的系统工程，不但涉及网络及信息技术、数据库技术等技术领域，而且更多的是涉及管理科学、管理体制和管理观念等复杂的因素，还涉及一些制度方面和人为的因素。管理信息系统的建设往往需要一个漫长的过程。在这个漫长的建设过程中，有许多关键的问题需要解决。

决策者动心、动脑、动手

办公自动化系统的重要作用之一是辅助决策，因此决策者自然成为系统的主要服务对象。决策者对系统的依赖程度和支持力度，是系统建设和应用成功的关键。实践中我们感到，决策者对系统建设工作的支持，停留在口头上和纸面上是远不能解决问题的。主要领导的直接参与是系统建设和应用的必要条件。随着全球信息化时代的到来，在决策层设置信息主管的做法，有助于使信息化的领导责任更加明确。有专家把管理信息系统称之为“一把手”工程不无道理。

碰撞的火花、应用的灯

作为办公自动化系统的底层业务系统，必须注重与管理业务本身的有机融合，不应该变成“两张皮”。应用系统的推广必将冲击传统的管理体系和工作模式，必然会产生阻力，要使管理人员摆脱传统的管理模式和习惯需要一个过程，在这个过程中一方面要强调变革，另一方面要使应用系统更加贴近管理，为用户提供便捷、实用的功能，特别要体现信息系统在实现资源共享方面的优势。

两头抓

由于目前管理工作在很多方面缺乏统一的规范，致使应用系统很难完全适应管理环境。要使得办公自动化系统具有生命力，需要强调“抓两头”的做法：一头是在信息系统需求分析时要深入细致地研究管理的要求，充分考虑管理信息系统对现有管理模式的适应性；另一头是用户要不断规范自身的管理，研究制定适合信息化要求的管理规范或标准，两者是相辅相成的。

得与失的学问

办公自动化系统的建设需要一定强度的投入，而对于投入的回报需要一个较长的周期，这其中包括：系统的磨合过程、与管理工作的融合过程、运行管理体系的形成过程、信息资源的积累过程，要使决策者和用户对此有一个清醒的认识，否则系统的建设往往会因此而夭折。

健身强体恒为重

由于前面所述的原因，在办公自动化系统推广应用时，辅以必要的行政措施，是有效实施信息化工作的一个途径。
此外，办公自动化系统的建设在技术层面需要不断的采用新技术、新思路，提高系统的先进性，与通信技术、计算机技术、信息处理技术、管理科学等领域的发展保持同步；在管理业务层面，需要围绕管理工作的基本规律和不同时期的中心工作，不断强化和调整系统的服务功能；在人们的认知层面需要通过艰苦的工作，转变人们传统的工作习惯，系统的实用性能必须不同加强；在日常管理层面，既需要有一系列的保障体系和措施，又不可能脱离开现有的管理工作体系，需要不断的磨合，使系统的建设和传统管理体系有机融合。办公自动化系统的建设和应用是一项长期的、循序渐进的工作任务，需要持之以恒的努力工作。

本文原载于中国计算机用户