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E化操盘手本文关键字 产品与方案 广告 E化操盘手 中国加入WTO是对国有企业素质和竞争力的最大挑战和考验。对于流通领域的商业企业，这种考验更为明显。外国大型商业企业将大量涌入，利用技术、资金优势建立自己的分销体系，大大冲击国有同类企业-------谁与争锋，迎接挑战？广州市医药公司高层敏锐的感觉到了这一点：用信息技术武装传统产业，建立高效的现代化信息管理系统、拥有竞争利器去迎接挑战。 用信息技术武装传统产业 广州市医药公司一向注重信息技术，早在1987年就开始运用了计算机系统进行管理，并随着企业十多年来的发展，信息管理系统也在不断地升级换代。他们自1998年开始与英克科技合作，逐步引进了KRM(Konwlege &Resource Management知识与资源管理)系统。 新的系统为广州市医药公司加强供应链管理，获取第三利润提供了可靠保证。并使得企业在内部协调、信息共享、科学管理以及业务流程的各个环节实现了高度的自动化、电子化，企业管理和商务运作水平又上新台阶，为下一步开展电子商务、迎接WTO挑战奠定了扎实的基础。 广州市医药公司，香港上市企业，国内最大的医药商业企业之一。成立于1951年，是中国医药商业协会副会长单位，下设8个专业批发部，及健民医药连锁店。共有员工1300余人，主要经营国产、进口化学药制剂、生化药品制剂、血液制品、中成药、化学药原料、医疗器械、化学试剂、玻璃仪器及保健用品，品种规格达2万多个，客户达7000多家，供应商2000多家，2000年销售额30.7亿元。 信息之路三步走 广州市医药公司是最早应用计算机参与企业管理的医药商业企业之一。早在80年代中后期，广州市医药公司就以敏锐的前瞻性把信息技术应用到自己的管理上，并随着自身的不断发展逐步改进、开发新的系统，以应变来自各方面的竞争。 从1987年医疗器械批发部率先引进计算机管理以来，计算机的开发应用前后经历了三个阶段，第一个阶段用了十年的时间，完成了由手工操作向计算机操作的转变过程，这个阶段公司拥有了一个局域网和一个远程网，实现了会计电算化，并与一些学院老师合作开发了简单的进销存系统。 实施KRM前，广州市医药公司计算机管理的应用主要在公司本部、新特药批发部、医疗器械批发部、化试玻仪批发部等四个属下企业，公司其他部分像健民连锁店等单位基本上未真正完善地使用，同时各基层单位的经营管理系统处于完全分离状态，各自为战，编码不统一，无法实现将来的业务协作和集团管理汇总，缺乏全局总体系统规划设计。在系统实施中未能统一规划、考虑到岗位职能范围、授权、部门职能的调整，动态处理企业内各部门间的数据联系及业务、财务、库房、行政管理、决策一体化。系统设计面向单一需求。对需求的分析没有上升到一定的模型高度，系统前瞻性不足，对于企业的变革不能通过“软件重组”来适应，往往通过打“补钉”方式进行程序修改，使得系统日益难于维护且加大系统的风险性。 因此在第二个阶段，广州市医药公司便开始与英克科技合作，逐步引进KRM系统，共用了三年的时间完成了部门管理向流程管理的转变过程，此阶段计算机的应用范围得以扩大，涉及到进销存及人事等各个方面，开始实行了流程化管理；2000年，以KRM系统的全面应用为标志，开始进入第三阶段，即人的管理向系统管理的转变，利用系统实现对知识和资源的配置，加强各系统的整合，初步完成传统企业的e化。 目前，全公司均实现了计算机管理，应用范围涉及到业务的每个部门及环节。全公司已拥有工作站400余台，七个局域网三个广域网，已培养出一批既懂得企业管理，又有计算机实施经验的技术人员，经过十四年的努力，基本上实现了企业管理信息化的目标。 信息之路越走越精彩 据统计，广州市医药公司1987年完成销售2．7亿元，到2000年完成销售30．7亿元，销售上升11倍；1987年拥有员工1333人，2000年员工1357人，人员增长1．8%，人均销售额上升11倍！这足以说明信息技术给广州市医药公司所带来的巨变。 通过实施KRM系统方案、广州医药400余个站点和英克KRM软件系统共同支撑起整个应用系统。1999年5月1日，系统切换当天，公司日营业额达900万，系统运行取得首发成功。1年后的5月3日，交易额达1700余万，“这样的规模，在以前是不可能想象的，系统根本无法支持。”医药公司的一位经理如是说。此系统使企业加强了宏观决策，改善了业务流程，实现了自动控制，在企业开票、结算、配货、检货、发货、运输等各个流程充分发挥着效能，得到公司内外相关人士的一致认可和好评。 1． 提升了三个能力 提升决策控制能力。通过信息共享与快速传递，使企业加强对各个环节部门的控制协调，为远程管理和控制打下了基础。 提升赢利能力。业务流程和机构职能进一步合理规范，岗位责任和工作考核得到强化，缩短决策周期和资金周转，提升赢利能力。 提升行业竟争力。实现整个公司各层次、各部门和各环节上的协同作战和资源共享，增强对信息的掌控能力和反应能力，提高行业竟争力。 2． 支持大规模的业务运行 广州市医药公司的发展方向是建立成庞大的以广州市为中心的配送和销售“航母”，公司的扩张速度极快，同时，为适应未来市场的变化，适应“知识经济”的发展，广州市医药公司发展电子商务必不可避免，而仅凭当初运行的系统、当初的数据结构与开发工具平台，很显然是不能支持大规模的业务与大系统的运转。通过实施KRM系统方案，400余个站点和全套英克软件共同支撑起全套的应用系统，全面支持并改善了公司业务流程，所有的业务流程都实行电脑全自动控制，在开票、结算、配货、检货、发货、运输等过程极大的提高了协调水平及处理业务自动化水平，尤其在销售流程中，效果更为明显，大大缩短了响应和服务周期，增强了公司对客户的服务能力。从系统切换运转至今一切良好，为企业进一步的发展打下了坚实的基础。同时，该系统也得到集团内外相关人士的一致认可和好评。 3． 对管理决策的支持 公司内部通过系统实现的信息共享与快速传递的特性加强了公司内各环节、各部门的协调，提高整体效率，为解决公司与属下各企业的信息共享以及远程管理和控制打下了基础。新系统还能帮助实现业务流程和机构职能设置的合理化和规范化，强化岗位责任和工作规范，实现科学化的管理激励机制。同时有助于业务经营的科学化和快速决策，通过分析经营状况制订合理的进货、库存计划和收付款计划，加速资金周转，优化品种结构，提高赢利能力。 合理的定价策略能够科学处理市场竟争与自我赢利的关系，帮助企业决策者建立起合理的指标体系、考核销售、利润及应收、应付款。实现销售资金回笼和利润实现的综合统一，更增强对客户的高效优质服务的能力，提高广州市医药公司在该行业的竟争力。 通过计算机网络管理信息系统的逐步构建，实现整个公司各层次、各部门和各环节在“以计算机网络为基础的信息网络”上协同工作，促进内部协调和资源利用，提高员工的现代化素质增强对外部信息的掌握能力和反应能力，提高本公司在该行业的竟争力。 4． 实现业务财务一体化 业务自动生成财务。全面解决了“什么数据是属于业务，什么数据是属于财务”这一核心问题。业务系统的＂传票＂成为联系财务系统的桥梁，完整地对应财务各个分录，为业务自动生成财务凭证奠定了坚实的基础。 实时管理监督。总部能实时动态地掌握各下属单位财务、业务状况，共享业务数据，加速内部物流资金的协调与运作。使财务变事后核算为事前控制，财务直接对业务的全程进行检测、控制。 提升单据处理。业务反应加快，以每分钟计可随时了解库存情况。 明晰帐务关系。应收、应付、预收、预付、采购、发出、库存帐清晰准确。 5． 有效执行企业经营管理规范 价格控制：公司实现全自动确定和执行相应价格。效率高，准确性好。 信誉控制：建立应收帐款的严格对应关系，建立客户档案及企业级的信誉额度，将费用管理和业绩考核具体到业务员级。 付款控制：业务与财务有效衔接，库存、销售等相关业务数据及时反映到财务，系统能自动执行原定的付款计划。 运输控制：通过“调度细单”，将运输调度与仓库的出入库务紧密联系，使运输调度成为物流管理关键环节，提高效率，降低强度，用有限资源创造最大价值。 采购控制：采购、仓库与业务系统实现统一，采购部门实时了解到货与库存情况，系统全自动产生库存管理模型，给出最优建议。 6． 经营指标显著提高 通过系统整合，经营结构、品种结构、库存结构、资金结构进一步优化，加快资金周转，降低经营成本，经济效益显著。 实施前后部分财务数据对照 成功的关键 企业最高领导决定了信息化系统实施成败，即“一把手原则”。系统实施的成功需要企业最高领导的支持、保障和积极参与。对于企业来讲，管理思想、体制的建设应该是自上而下的行为，不能寄希望于靠管理软件来改变管理的体制。 对于这一点，广州医药公司的高层领导者非常认同。早在80年代中后期，广州市医药公司就以敏锐的前瞻性把信息技术应用到自己的管理上，并随着自身的不断发展逐步改进、开发新的系统，以应变来自各方面的竞争。对于此次与英克科技合作、KRM的全面上线，广州市医药公司的领导同样给予了不遗余力的支持。 1． 计算机管理系统必须与企业的管理体系相匹配 计算机管理系统与企业的管理体系差异过大是计算机管理系统实施失败的原因之一。目前，我国较大多数的医药流通企业的管理体系基本上是经过几十年变化形成的，企业管理人员的管理思维普遍仪在手工操作的管理模式上，如果计算机系统与企业的管理体系的差距，将会增加技术人员与管理人员的矛盾，拖长系统实施培训期和磨合期的时间，最终降低计算机管理系统应用开发的成功率。 广州市医药公司很好地规避了这个问题。企业的经营管理规则在计算机上得到了恰如其分的体现： 一）价格：价格体系的确定和执行能得到实现 二）信誉控制：销售（应收款）得到控制 建立应收帐款的严格勾兑关系，建立客户档案及企业级的信誉额度，将费用的管理和业绩的考核明细到了业务员级，管理费用因此降低3—5个百分点。同时，财务以前的事后核算升到了事前控制阶段，财务能直接对业务的发展过程进行检测、控制。 三）送货服务规则：有限资源的创造最大效果 通过“调度细单”，将运输调度与仓库的出入库业务紧密地联系在一起，使得运输调度真正成为系统物流管理中的重要环节。 新系统将运输调度的工作提前到仓库出库管理的最开始，这样可以使仓库的出库业务在运输调度的监控下进行，可以及早开始调度，提前模拟生成路单，大大提高运输调度的工作效率，降低劳动强度。 四）合作伙伴（供应商）的付款管理 业务与财务实现了一体化，库存、销售等相关业务数据能及时反映到财务上，系统因而能自动执行原定的付款计划。 五）采购：库存管理模型，最优的建议 系统在这个环节上，重点突出了库存管理部门、仓库部门与进货部门以及与之相关的其他部门衔接与配合问题， 由于采购、仓库的系统与业务的系统实现了统一，采购部门可以实时了解仓库的到货与库存情况，通过系统全自动产生库存管理模型，并完成从采购到进货，到仓库，到库存管理等各个模块流程。 2． 自主开发与引进新系统在计算机应用开发中缺一不可 自主开发的优势：一是系统的维护和再开发不会受到任何限制；二是开发和维护费用低；缺点：一是技术人员掌握新技术的速度无法跟上计算机新技术的发展速度；二是人员的流动，会导致系统维护和二次开发的困难。引进的优势是可以充分发挥合作双方的优势，这里包括企业自身的管理经验和实施经验，对方的计算机技术和开发能力，以及引进外界企业的管理经验等。企业可利用引进新系统作为管理系统的建立、开发和实施，在管理系统的开发过程中学习和掌握该系统的结构、开发工具等。为日后自主开发做好技术准备，这里包括系统的日常维护和二次开发。 3． 技术人员必须与管理人员加强沟通，企业才有可能控制计算机管理系统 计算机管理管理系统是为企业的发展战略和目标服务的，而不是相反使企业成为系统的奴隶，该系统的应用才是有效的。也就是说，也只有管理人员们真正掌握计算机管理系统，才有可能使该系统的应用发挥出最佳的效果，因此，技术人员必须加强与企业管理人员的沟通，特别是一些关键环节必须都很清晰，不能有“以为”的情况发生。 广州市医药公司对企业IT主管的定义较之传统的概念有了很大的改变。IT主管们促进了软件与企业的融合，确保了系统的实施成功，同时通过咨询、培训与训练使他们从技术指导者变为管理指导者，并从信息化管理的角度对企业进行全局控制。因此，我们似乎也可以说，衡量一个企业的信息化程度也可以从衡量其IT主管的地位开始。 未来展望 广州市医药公司下一步计划将外部知识流引入企业，建立内外结合的KRM系统。将对客户作出的以下承诺：所有货品确保自生产日起两个月以内、送货时间2小时以内、店内超过7天未销售的商品自动换货、客户达到安全库存时自动送货等。 医药行业的电子商务与其他行业的电子商务不同，尤其是在中国这个特殊的市场环境中。 首先，国家对药品的管理十分严格，尤其是批号批次管理，库存、流通环境、生产环境等均有指标性的规范，例如GSP、GLP、GMP等认证。另外，医药品种繁多，数据复杂，这样，联网企业的数据库平台和软件系统接口不统一，则很难有实质性的相互交易，毕竟电子商务不是一个简简单单的BBS。在这，广州市医药公司通过采用英克PM系统解决了这个问题，系统中专门定义了一个新的概念：电子传票，以解决物流中心与财务结算之间的问题。 第二，中国的医药销售市场实质上是委托销售，消费者为被动消费。对于浩如烟海的网上交易，如何解决信用问题是最大困难。对此，英克集团和广州市医药公司的解决之道是：联网中零售是批发的客户，批发又是工业的客户，他们本身就是一环扣一环的委托代理关系，也就是说他们相互之间已建立了信用关系，两相结合，信用关系也就解决了，这对广州市医药公司以后发展电子商务其有重要推动作用和意义。 第三、中国医药流通环节太多，对于发展电子商务既是机遇所在也是挑战所在。广州市医药公司作为大型医药批发公司，采用支持Web电子商务的信息管理软件系统，构建大规模的顺畅的物流配送体系，将有助益建立较大的医药电子商务区域物流中心，消除一些流通环节，整合各种资源，推动中国电子商务的发展。 本文原载于SOHU 如果您希望与本文章的作者或其所在机构，进一步交流，请联系：畅享网 姜小姐 jill.jiang@amt.com.cn | 021-51096826-112 | 在线联系 |
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