上海国际油漆有限公司信息化建设侧记

通过对MFG/PRO的全面实施及实际的应用，上海国际油漆有限公司感觉到它确实对企业现代化管理，强化企业的员工素质，改善企业的生产环境，提高企业的生产效率和增强企业的竞争能力，起到了很大的推动作用。下面是该公司对ERP实施的一些经验体会及在实际应用中的一些看法。

　　背景

　　上海国际油漆有限公司是世界著名的阿克松?诺贝尔集团所属在上海的子公司。1993年开始实施现代化企业管理软件项目，选用QAD公司的MFG/PRO系统。经过多年的运作，取得了一定的经验。阿克松?诺贝尔作为世界著名的跨国集团，在世界各地有许多分公司，并在中国有许多投资公司，根据国际惯例和规范，现代化的企业必须有先进的管理工具支持。

　　数据环境的建立及维护

　　在ERP系统中，基础数据的建立是项目实施过程中最基本、最关键的步骤，其中：

　　物料主文件（Itemmaster）是公司所管理物品的所有属性的集合。通过对物料主文件的设置，就能按照物料的属性，包括一般属性，库存属性，计划属性，财务属性进行分类。如果物料的属性设置合理，将非常有利于项目其它部分的实施，以及未来系统运转过程中各种报表的取得；反之将会发现由于物料属性的不合理，自己设下陷阱，未来的工作将会到处碰壁，严重的会导致各个模块之间无法集成，而导致半途而废。所以必须让相关用户了解物料主文件中每个字段的确切含义，并制定物料主文件维护的相关章程。例如，由谁负责维护其中的相应部分，应得到何种授权，该如何维护，我们应定义明确的规则，并明确责任，以确保数据的正确性及合理性。

　　物料清单（BOM）表达了各种物料之间层次及数量关系，它描述了公司产品的基本结构，表达了物料之间需求及被需求，组成及被组成，以及最终产品与原料之间的精确数量关系，所以这种清单的设置是联系种种物料的纽带。它的正确与否，直接影响公司产品成本的核算，未来产品需求计划的运行，以及产品的制造过程、质量的保证等等，是系统中的核心数据。

　　工艺路线（Routing）及工作中心（WorkCenter）决定了如何将物料清单中的下层物料经过一定的工艺过程及设备加工变成上层物料，它是公司生产过程及生产能力的具体表达。利用工艺路线及工作中心的设置明确地表明生产某一产品需要多少生产人员，什么样的生产设备，多少的生产时间，各种直接成本及间接成本，生产过程的各种工艺要求，对生产环境的要求，如何避免生产过程中可能带来的伤害等。利用这些生产能力的设置，还能规划公司的生产能力计划，使公司的各种资源得到充分高效的使用，提高生产能力及产品质量，进一步提高公司的竞争力。

　　库存数据（InventoryRecord）包括静止及动态两部分，静态部分是指当销售，采购和生产模块正式运行时库存的期初数，生产中，需尽可能得到系统上线时刻最精确的库存数，包括通过盘点，部分库存账的核查等。它是保证系统可靠性的最关键因素。如库存量是一个不可靠的参数，系统的其他数据的可信度都值得怀疑。库存数据的动态部分是指各种模块正式上线后，由系统自动维护的实时数据。在线库存量，同样也必须采用各种措施保证系统库存量的正确性。

　　提前期（LeadTime）包括采购、生产和检测提前期等，提前期主要服务于各种计划数据的运算，是MRP运算的重要参数，提前期数据的正确性会影响到采购，生产计划，库存目标控制等，也是系统的重要参数。

　　基础数据中另一重要参数是工厂日历的设置，工厂日历也是MRP运算的基础，通过工厂日历的明确，系统能帮助我们安排采购，生产，销售等各种企业经营活动的合理时间，以期在最合理的时间等待最合适的原料，并在最合理的时间安排生产，得到的结果又能最满足客户的需求，同时又能合理安排公司的作息制度，使企业能始终高效运转。

　　四大定单

　　ERP系统主要是围绕客户、生产、采购和分销这四大定单的生命周期进行不断循环的，并协调它们之间的供求关系，定单的生命周期一般表达为初始、已确认、准备下达、已下达及已完成。这种定单的周而复始也正体现了公司主要日常业务的整个过程，通过ERP系统的协调能使定单在适时的时刻开始或下达，并能在最需要时刻得以完成，从而使公司的业务平稳协调地进行，并使客户得到最好的服务。

　　四大订单是人机交互的主要对象，也是ERP垃圾的主要发源地，每一个用户必须具有责任心使进入ERP的内容是按系统要求且符合实际情况的真实数据。

　　库存控制

　　库存控制的对象：安全库存、预期储备、批量库存、在途库存和囤积库存。造成库存储备的原因一般都是由于上述的原因造成的，安全库存一般是为了保证关键原材料，或适销对路的成品能在意外因素下仍能保证供货的一种库存管理的手段，但安全库存会增加库存量，所以我们在设置安全库存的参数时一定要根据实际情况，分析以往的历史数据，给出合理的安全库存量，这样既可尽量克服意外情况造成的生产或销售得困难，又会减少资金的积压。

　　预期储备一般是由于原料价格的变化，或成品销售的可见成长而特意人为增加库存，这与决策者的判断有关。

　　批量库存与生产设备有关，是指为了避免单位生产损耗过大或由于生产量过小而导致生产成本过高而必须批量生产的产品，此种产品的适量库存储备对公司是有利的，因为批量生产的结果使成本降低，相应销售的单位利润却增加了。

　　囤积库存是由于两种原因造成的。一种是由于外部市场的变化或销售预测的错误，而使库存储备不合理地增加，这种储备对公司来讲是资金的积压和库存报废的潜在风险。ERP的目的就是尽量应用各种信息及对历史资料的分析达到降低此种囤积库存。另外一种囤积库存是完全出于投机的目的而人为增加的库存，ERP也不鼓励此中非常投机的库存行为。

　　公司制定了库存管理的目标：

　　1.库存余额的正确性必须达到95％以上。库存数据是触发所有其他交易的源头。其正确性是对系统所有其他数据可靠性的保证。

　　2.合理的库存周转次数。库存周转次数指的是：全年售出货物成本/全年平均库存价值，库存周转次数越高，说明库存管理越有效。

　　3.降低库存成本，减少库存资金占有的同时，保证物料按计划流动，保证生产过程的物料需求，保证生产的正常进行，从而使产品满足客户及市场的需求。

　　4.在不需要物料时，要避免或减少过早地保留库存。反之，真正需要时，又必需有足够的库存满足要求。

　　公司制定了库存管理的原则：一丝不苟的工作态度；受限访问的库房；良好的事务处理系统（进库，出库，计划内，计划外，移库）；周期盘点cyclecount。

　　仓库的所有操作必须依照公司并提供相应的出入库单据才能进行。

　　在具体运行时，MFG/PRO系统有一套完善的自我保障体系，周期盘点就是其中一个典型的例子，只要用户能完全按照系统中周期盘点的法则去管理库存，系统就能保证用户的库存一直在受控之中。使你能及时发现问题，采取纠正措施，久而久之你会发现每天花费很少的精力去进行周期盘点，但库存管理越来越完善，库存数越来越精确，所以在实施的所有MFG/PRO项目中，实施人员特别强调系统正式上线后每天必须由财务部存货会计牵头进行周期盘点，发现问题马上解决。虽然刚开始会给相关人员增强工作量，但只要认真执行周期盘点，在短时间内大家都感觉非常值得，因为花在周期盘点上的精力越来越少，但因为由此解决了过程中发现的其他问题，系统运行更加顺利平稳，从而会大大节省花费在其他方面的时间，系统的可信度也越来越高。

　　成本管理

　　MFG/PRO的成本体系包括：标准成本（StandardCost）；现行成本（CurrentCost）；模拟成本（SmulatedCost）；实际成本（ActualCost）四大部分组成。其中标准成本是MFG/PRO推荐的财务核算体系，在所有AKZONOBEL实施的MFG/PRO的企业中，我们都采用了标准成本体系，运行的结果也比较满意。

MFG/PRO的成本计算

　　计算数据：采购成本，产品结构，工时定额，各种费率

　　以上数据都是我们在基础数据中的设定的部分，所以MFG/PRO是一个完全集成的系统，每一部分操作都互相关联，在实施某一部分时，一定要考虑其他部分的相关性，否则头痛医头，脚痛医脚，系统就会失控。

　　成本的计算方法

　　MFG/PRO采用材料与工艺分别逐层卷集的方法进行成本的计算，所有不在本层的成本，系统领先基础数据中的产品结构，工时定额，各种费率，产出率等自动运算而得。所有在ERP系统中成本核算已经变成一件非常省事容易的事情。只要基础数据准确，系统就能保证成本核算准确无误。成本差异分析：直接材料成本差异；直接人工成本差异；间接费差异。在标准成本系统中，差异分析是非常重要的财务手段，也是实施标准成本体系的财务控制目标。在MFG/PRO中差异会通过各种业务交易逐步加以析出，例如采购交易，应付账交易，工单关闭等。MFG/PRO通过这些交易过程中的差异析出，使财务部及时得到各种差异数据及趋势，从而控制公司的成本变化。

　　财务管理

　　MFG/PRO的财务模块与其他所有的模块完全集成，所有的子模块自动产生财务交易，并以同样的形态暂存于未过账文件中，经过一定的财务审核后，可以进行过账产生财务报表。同时MFG/PRO是一个支持多币中的ERP系统。根据系统中设定的币种及汇率MFG/PRO能自动计算所有的未实行汇兑损益和已实现的汇兑损益。通过系统中提供的总账报表编写器，我们也能很容易地设计各种财务报表，满足管理的需要。在我们所有已运行MFG/PRO的企业中都已成功地集成了财务模块，由于财务交易及财务报表的自动化，大大降低了财务人员工薄记上的工作量，这样财务人员可从繁重的薄记中解放出来，而将精力集中在财务控制及财务管理上，从而提高企业的管理水平。

　　销售模块的实施

　　销售模块主要包括三个内容：销售，成品库存管理，应收帐款管理。

　　市场及销售是企业一切行为的基础，也是ERP管理的源头，所以ERP项目的实施一般从销售模块开始。按照系统的要求，在实施前必须做好十分周密的安排。销售模块主要涉及三个部门-销售，财务，成品管理(外地库)。所以必须让上述三部门的主管预先得到销售模块的流程的培训，使他们知道如何在实施中提供必要的帮助及在准备工作中提供哪些相应的数据。然后必须制定非常周密的实施计划，并明确计划中每一条款的时间点，使项目中相关人员预知未来的工作安排，而相应调整他们自己的工作表。从而保证项目的实施不会因与公司中其他重要事务的冲突而中断。这也是项目实施的非常关键一步。以下是销售模块实施计划表的一个例子：

　　从以上项目计划表，我们列出了实施中涉及的主要事件及先后次序，对项目中的每一条确定了具体的负责人，预计的用时(包括开始的时间及结束的时间)，及处于何种状态。从而使项目的实施始终处于受控的状态.

　　销售模块的培训包括流程的培训，及非常详细的MFG/PRO操作的培训。在培训中必须强调ERP是一个集成的系统，必须让用户知道操作中的每一个动作对其他模块的影响，例如客户主文件中的信用额度及信用条款，对销售定单及应收帐款的帐龄分析起着关键的控制作用，如设置不当，会导致未来销售操作及应收帐款控制的麻烦。如果用户能充分理解系统中每一个不同字段的作用及影响，在系统正式上线运行后，他们就不会盲目操作，也就能充分保证系统运行的质量。

　　在实施中，还必须设计科学的表格让用户准备准确充分的原始数据，例如客户的详细资料，产品的相关参数，价格表，产品的成本数据等。如果表格的设计合理，就会收到事半功倍的效果.反之，如到正式运行时发现相关数据不够充分，势必造成运行的混乱及用户的抱怨，责任应有项目经理承担。

　　在正式开始运行前还必须有充分的时间与用户及领导层讨论实施中遇见的问题，ERP软件本身都是商业软件，由于它的商业性也就决定了它的笼统性。每家不同的企业都有它的特殊性，所以我们在实施中必须充分考虑企业本身的实际情况对系统进行剪裁，以使系统正式运行时能最贴近公司的实际情况。要达到这种效果，实施中不断的讨论及改进就少不掉了。

　　MFG/PRO的所产生的效益

　　公司自从采用了MFG/PRO系统以来，已经取得了很大的经济和社会效益，其中主要表现在：改善资金应用状况；库存降低IC；库存损耗减少Cyclecount；加快资金周转ARControl。

　　改善财务计划能力Budget；降低采购成本，提高采购效率；加强产销结合，提高市场竞争力；加强部门配合；提高管理水平；利润的增长和成为高层管理的工具等方面。

　　实施中的两点体会

　　在实施过程中，我们体会最深的两点是，既不能操之过急，也不能把时间拖得太久。项目的开始必须有很好的规划，同时在先期培训中必须向所有的操作者显示系统整体规划，并作详细解释。必须让每个操作者明白实施ERP并不是简单地买一两台电脑，找一两个电脑人员，花一两天时间就能完成的。ERP集成了公司的所有资源需加以合理的平衡，使企业的运转保持在一个理想得状态。

　　要达到这样的目的，必须动员公司所有的人力，分析现有的经营状况，准备精确的原始数据，系统的培训过程，项目管理人员与项目参与人员的沟通等等。所以必须让公司管理层及项目参与人员了解系统的复杂性，及为了完成项目所必须付出的努力，这样就可以避免项目实施过程中由于需要额外的辛劳而引起的牢骚及消极的工作态度。

　　同样，我们不能因为项目的复杂而无限制地拉长项目完成的时间，实施ERP项目是为了提高企业的管理水平，增强企业的竞争力，如果公司管理层在投入了大量的人力，物力后经过相当长的时间从系统中没有得到任何有用的帮助，管理层就会开始怀疑对此项目的投资是否合理，是否有必要继续支持项目的进一步实施。一旦项目失去了公司管理层的支持，也就难逃不成功的厄运了。

　　经过几年ERP软件的实施经验及在企业尤其是在制造业中的实际应用，公司的管理人员深感一个性能良好的ERP软件是目前企业资源管理的理想工具，利用它可以应付瞬息万变的市场运作，它也可以使企业的各种经营行为更贴近客户的真正需求，并让企业在最大程度的条件下满足客户需求的同时，配置公司内部的各种资源，以使资源的利用率达到最高，损耗率降到最低。

　　企业中的“三流”

　　1．物流：原材料，包装物（supplier），原材料库，生产车间，WIP，成品库和客户。

　　2．资金流（物流过程的资金表现）：传统方式－（算账-记账-结账-报账，周而复始，循环往返）资金流滞后于物流。MRPⅡ方式－交易Transaction自动生成，入账，过账由计算机完成，保证资金流和物流的同步。

　　3．信息流：物流及资金流的状态体现，是企业的神经中枢，起着驱动和控制作用。

两大核心要素

　　即使是选择了成熟的商业ERP软件，其实施成功的关键因素也并不在软件或电脑技术人员的工作，而在于参加项目实施的所有人员，在于他们对现代化企业管理理念的认识和努力。ERP技术已超越了电脑技术本身，它的实施过程涉及到人的管理观念的转变以及传统的手工管理制度的转变。

　　项目的前期教育及过程培训是非常重要的。这是ERP实施的第一核心要素。上海国际油漆有限公司在每个企业实施前期，认真组织有关人员教育和培训，使所有的人员及用户都认识到他们即将采用一套新的方法来管理企业的业务，而不仅仅是用电脑简单地代替现有的手工记帐。在项目的实施过程中，认真把住每个工位的关口，使得每个操作者，都明白自己所承担的责任。

　　ERP第二核心的要素是数据的正确性，其中包括实施时的各种控制参数，原始数据以及运行过程中的实时输入的数据。所以每个ERP相关的操作者都必须受到这样的教育，每个部门的各个环节都会影响其他部门数据的正确性。同时操作者的每一个动作又受到其他人员随时随地的监督，因此他必须具备足够的积极性和责任心，否则他将在新的游戏规则下被淘汰。

　　公司紧紧抓住人与数据两大核心要素，再结合QAD的MFG/PRO系统使项目得以顺利实施并在实施后得到平衡运行。