耳聪目明做管家——用友账务系统在上海第一百货的应用

上海市第一百货商店（简称上海一百）主营百货零售，兼营批发、餐饮、旅馆、高科技、进出口贸易、生产加工等，拥有上海市第一百货商店、上海第一八佰伴有限公司新世纪商厦等分公司、子公司、控股企业20家。本案例将对其企业财务系统进行详细分析。

财务核算的业务需求

上海一百的核算体系是建立在多层次组织结构基础上的二级核算体系：商店财务部对本商店及各商场业务进行核算; 各商场财务部对本商场的业务进行核算。

上海一百采用售价法进行商品成本核算，库存商品按零售价入库，差异按零售价扣除不含税的实际成本入商品成本差异，商品销售时按售价结转销售成本，月末商场各商品柜通过商品差价计算表计算商品柜的差价率，并通过差价率计算出已销售商品差价，从而计算出商品柜的真实销售成本，月末根据商品销售收入、调整后的销售成本以及发生的各项费用、税金等，进行损益核算。

商店对商场的会计核算是以各楼层商场为单位进行的。

各商场的会计核算以整个商场为一个独立核算实体，商场财务部按商品部分别核算到各商品部下的具体商品柜。各商场每天将会计凭证进行汇总，编制凭证汇总表，上报商店财务部。商店财务部根据各商场的凭证汇总表填制会计凭证入账。

商店需要对各商场进行业绩考评，商场需要对商品部和商品柜进行业绩考核。

上海一百的精明管家

怎样利用简单、规范的核算系统来实现上海第一百货商店繁琐的财务核算？用友软件公司针对上海第一百货商店财务核算的特点和要求，以用友总账系统为基础，借助其功能强大的用友报表工具——UFO，为上海一百构建了一套完美的企业财务核算系统。

1．设置多套账，满足多个核算实体需要
商场虽然不具有法人资格，但它作为独立核算的经济实体而存在，因此，需要为商店和各商场分别设立一套账。准确地说，商店账不仅应包括商店本身的业务，还需要反映各商场的业务，即商店账是商场和商店的综合账。

2．通过基础设置，协同商店账和商场账
（1）借助科目设置，统一核算尺度
商店设置总科目，商场会计科目从商店科目中选取，并按核算需要在选取的科目下增加具体明细科目。

商店会计科目的设置需同时兼顾商店业务和商场会计核算的要求，将其设置成二大类：商店和商场，即每一具体会计科目下分设商店、商场两个二级子目。

商店财务根据具体业务核算情况，在商店子目下再设置相应的三级子细目，商场同样按具体核算要求在商场子目下设置相应的下级科目。

（2）商店凭证类别和部门目录设置
商店需接收各商场的科目汇总凭证，为了方便查询各商场的凭证，并利用凭证信息对各商场进行分析，商店凭证类别按商场楼层进行设计。

对于商店而言，各商场是利润中心。商店需要定期考核各利润中心的经营业绩，因此商店以商场为部门，进行部门核算，便于实时对比分析各商场经营业绩。

（3）商场凭证类别和部门目录设置
商场每天均需要汇总凭证，并将汇总后的凭证传递给商店。为了配合商店凭证类别的设置方式，商场凭证只设置一种类型，即按所处楼层设置类型。

因为商场实行独立核算，商场财务部按商品部核算到各商品部下的具体商品柜。所以商场以商品柜作为部门进行核算，在进行部门目录设置时将各商品部设置为部门。

3．商店、商场、商品部、商品柜的全面核算
在上海一百财务系统中，UFO与总账系统相融合，实现了商店、商场、商品部和商品柜四个层次的全面核算。 UFO二次开发的报表系统主要实现两个核算系统之间凭证的转化、商品进销差价分析以及商场、商品部和商品柜的业绩考评等核算和管理功能。

（1）日常凭证汇总上报
商场财务部每天需要对凭证按照科目进行汇总，编制汇总记账凭证，送交商店财务部；商店财务部将商场上报的汇总凭证和商店自身业务产生的记账凭证汇总到一起，共同完成当天业务信息到会计信息的转化工作。由于商店下设六个商场，商场下又分设商品部，商品部又要细分为商品柜，每天的销售业务都要根据各类商品进行归集，因此每天上报的凭证数量多达几百张。如果要依靠手工将这些凭证录入到商店账务系统，则不仅耗时耗力，而且出错率会很高。



用友公司综合考虑企业的实际情况和UFO的强大功能后，给出了采用UFO的二次开发功能，来实现商场凭证到商店凭证的转化方案，处理流程如上图：

（2）销售成本的调整与记账
上海一百采用销售价法来进行商品核算，因此，月末有时须进行销售成本的调整，将以售价为依据的销售成本调整为实际销售成本。由于商品种类繁多，而且商品流通速度快，如果采用手工处理的方式来进行成本调整，不仅需要耗费大量的人力物力，而且很可能由于进销差价计算、分配不准确等原因导致损益信息失真。

通过利用UFO进行二次开发，系统不仅可以自动计算销售成本调整额，而且还可以自动生成记账凭证。

系统对商品柜和商品部的差价进行计算和调整后，生成“落实差价凭证”，将其直接导入商店账务系统即可实现商店销售成本的调整。

管理评析

1．费用分配与分析
商店对资金进行集中式管理，各商场由商店统一进行采购，采购过程中的大量流通费用都要由商店来承担。为了分析各商场费用耗费情况，正确计算各商场损益，必须对这部分费用在各商场之间进行分摊。而商场出于考核商品部和商品柜业绩的需要，商场财务部还需将商店财务部分摊到商场的各项费用，在本商场各商品柜间按销售额、营业面积、营业员人数等条件进行分摊，生成费用分摊表。借助UFO二次开发功能，上海一百报表系统自动实现了费用的分摊，为正确计算损益奠定了基础。

2．销售毛利分析
对于商品流通企业而言，销售毛利分析非常重要。报表系统通过UFO的二次开发，提供了进销存分析表以及进销差价分析表。其中进销差价分析表如下所示：

商品部（或）商品柜 本月商品销售金额 进销差价率 …… 已销商品进销差价



商场管理者通过对销售毛利进行分析，了解商品的畅销程度，了解商品的盈利水平，可以以此为依据，科学地调整经营结构。

3．业绩考核
商店需要对商场的业绩进行考核，而商场需要对商品部和商品柜的业绩进行考核。

商场进行独立核算，可以直接在UFO中生成各商场的资产负债表和损益表，了解各商场的财务状况和经营成果。而商品部和商品柜则不然，仍然缺少综合反映其经营业绩的损益分析表。

UFO通过二次开发为商品部和商品柜损益的计算提供了便捷的途径，为商场业绩评价工作的开展提供了准确、及时的信息。

系统能自动计算各商品柜和商品部的损益情况，既可以进行定期（季、半年、年）分析，也可以进行不定期分析。通过不同类别商品损益的比较，考核不同部门、不同时期的损益情况。此外，还可以了解各类商品的获利能力，为经营结构的调整提供科学依据，并可以依此进行有关商品的季节性分析，为营销战略的制定提供科学依据。

结语

无论从财务核算的角度来看，还是从财务分析和管理的角度来看，用友软件所提供的报表系统UFO都具有强大的功能。各企业的业务特点和管理需求各有不同，想要依靠固定化的软件功能来完全实现企业管理现代化，不太现实，而UFO却能给企业管理者们提供一个易学易用的核算和分析工具。