104高速公路项目管理信息系统介绍

104高速公路项目管理信息系统介绍

河北省京沪高速公路（104河北段）最近建立了以P3、Exp为项目管理软件为核心的‘建设期计算机网络管理信息系统’。以下以该项目为例，说明一下工程建设期计算机网络化管理的实施方式及作用，谨供您参考，不妥之处，请指正。
该项目的网络通讯方式及项目管理软件配备情况对大型工程（战线长、标段多的工程或大型工程公司）具有鉴借意义。网络通讯方式采用邮件服务器方式，即在业主单位建立计算机局域网，并设邮件服务器（Exchange Server）作为整条线网络通讯的中心，业主在邮件服务器中给总监办、驻地监理、承包商设邮件地址。因此，业主、总监办、驻地监理和承包商之间可通过电子邮件来辅助管理。项目管理软件方面，全线12个承包商全部配Exp 和 P3单机版各一套， 9个驻地监理全部配EXP单机版一套，总监办配P3, EXP单机版各一套，业主配P3, EXP 3用户网络版各一套。
由于我们的项目管理软件P3、Exp具有直接利用电子邮件进行信息传输、核对、更新数据库和汇总的功能，因此，上述计算机网络管理系统可以实现各家的合同日常事务通过Exp管理。例如合同/订货单的登记管理；各支付费用的统计、汇总、演变；往来函件登记管理；会议纪要登记管理；进度款申请网络上报及核查统计等等。今后，凡是要发出的文件（包括进度款申请、变更申请）都可由‘始作蛹者’在Exp中登记后，通过Exchange Server发给收件方，对方接受后可直接读取到自己的Exp数据库中，无须再输入。譬如，进度款申请由承包商建立到自己的Exp后，通过Exchange Server发给驻地监理，驻地监理接收的同时可审查，并决定是否让此信息登记到自己的Exp数据库中，驻地监理审查无误并登记此申请进自己的Exp后，可再将此申请发给总监办，总监办审查并登记后可再发给业主，一切都在网上实现，并可自动核对、审查、登记、累计，还可形成任何格式的报表。（104现用的格式就将直接由Exp生成）。此一方法虽然还不能取消纸张报表，但其核对、审查、汇总功能大大地减轻了总监办和业主的工作难度，也杜绝了可能的陷阱所造成的损失。整个进度款支付工作可在网上先核对、审查、汇总，一切无误后再形成纸张的报表，因此，纸张报表只是为签字、盖章和存档的目的而产生。
值得说明的是，Exp在登记某一事件的同时，可将涉及的文件‘挂到’事件记录上。例如承包商发一个函给监理，承包商用Word起草了此文件后，在Exp中登记一个发文记录后，可将此发文记录连同Word文件通过Exchange Server发给监理，监理在网上收到此邮件后，可先预览并决定是否让其自动进入自己的Exp中。这种挂接的文件不仅仅局限于Word, 可以是一切计算机文件，如Excel表、CAD图纸、数码照片等等。如果对方没有生成计算机文件，您又想能在Exp中查看往来记录的同时，直接调看具体的文件内容，那么可将文件内容、图纸、照片通过扫描 进Exp。
还须说明的是，由于建立了邮件服务器Exchange Server, 不但‘缩短’了大型工程参建单位之间的距离，而且业主、总监办工作人员的办事效率将不再受时间、空间的限制。例如出差在外，只要随身带便携机，就可上自己单位的邮件服务器处理邮件（等于处理日常事务）。
计算机网络、邮件服务器和Exp的结合使用，您会发现，它彻底地改变了传统的项目管理方式。一切行为轨迹都可在Exp找到，
Exp还可催办，提醒您‘什么事情到期了’，等等。

进度管理方面，承包商通过P3制作本标段的施工网络计划，再通过Exchange Server逐级传递此进度计划，在驻地、总监、业主都审查同意此进度计划之后，将此进度计划作为实施的执行目标。总监办的P3软件可将各承包商发来的、经过批准的网络进度计划汇总到P3，从而生成整条线的目标计划。
实际完成与进度计划之间的控制，采用每月跟踪、对比、分析的方式。每月1-3日，承包商将上月完成情况输入到自己的P3软件中，并在P3中发邮件，将完成情况经由Exchange Server 上报给驻地、总监办、业主。总监办、业主接到带有完成情况的邮件后，让其自动进入P3软件，以便计算、分析比较、汇总、制报。如果发现某标的完成情况与目标计划有较大的出入，则分析原因，向承包商提出警示，并抄送有关方面；如果发现某标的完成情况与目标计划严重背离，则向承包商提出警示，并要求在两周内提交修改的下一步进度计划，直至这种计划客观上可行并满足合同要求。

上海普华应用软件有限公司