施乐公司将知识共享推向前沿

施乐公司将知识共享推向前沿

何 桦                                     

    施乐公司中国有限公司副总裁何桦的这篇文章实际上是其在一次博览会上的演讲稿，文章虽然不是专门介绍施乐公司的知识共享，但是，从中我们却可以得到许多施乐公司在知识共享方面的经验。

    知识经济时代，公司的兴衰更多地取决于技术创新能力，这种能力的基础是公司对知识的掌握程度。换句话讲，就是公司员工对知识的掌握程度。
   

    因此，提高员工的知识水平已经成为商业上的迫切要求。要达到这个目的，知识共享是至关重要的。知识共享涉及重要信息资产的识别、捕捉、存储、提取和交流。

    但是，在传统工作环境中人们对知识共享有一种自然抵制。在这种环境中，为确保自身地位而保守的做法是司空见惯的。
因此，必须创造一种新的环境，从而培养对知识的不断创造、收集、使用和再使用，并且让员工能够使用、共享、再使用本企业内部的知识，从而创造新的商业价值。

    只有当中国善于利用知识的时候，这个国家才能在下个世纪提高在国际社会中的竞争力，取得领先的经济地位。

    你们一定听说过被称为“知识管理”的运动。有些人认为这不过是昙花一现的时髦口号。我们的看法却大不相同。数十年来，我们一直投身于探索知识的工作，而且近三年来，我们始终在研究知识管理运动。
其实，我们相信在迈向21世纪的进程中，知识管理尤其是知识共享，将成为商业的迫切要求。
   

    但是，在施乐公司，我们不喜欢“知识管理”这个词。毕竟，没有人能说得清楚应该如何管理知识。人们能做到的以及施乐正在做的是创造一种环境，在这种环境中人们能够使用、共享、再使用本企业内部的知识用来创造新的商业价值。
在日新月异、竞争异常激烈的国际市场，最近有五大潮流汇合起来，共同将知识共享推到前沿。

    首先，知识的内容，例如软件产品，正在不断增加。

    其次，随着技术的更新，产品进入市场时间的缩短，以及整个工业调整产品结构速度的加快，知识可用性的生命周期也在缩短。

    第三，互联网使世界联系更加密切，为大量的信息提供了载体和连接的手段。

    第四，激烈的竞争迫使企业精心选择其产品以及必需的知识资产以便在商业上取得成功，因此知识性工作的生产效率得到大大改善。
最后，与过去的几十年相比，企业将更加关注利润的增长。由于在整个的生产与工作中加强了质量管理，调整了工作程序，许多公司步入了新的增长期。
    

    当然，一个企业的增长主要应归功于技术创新以及对知识创新的渴求。尤其是计算机行业的公司，正利用知识共享的体系在业务迅速增长阶段帮助自己向客户提供服务和支持。

    上述趋势有些已经在中国出现。迅猛增长的互联网用户便能证明这一点。根据统计，1997年中国互联网用户仅为60万，到2000年，则预计将达1000万，到2005年将达3700万。
   

    因此，在知识经济时代，知识共享至关重要。知识共享涉及重要信息资产的识别、捕捉、存储、提取和交流，重要的是要使相关用户更容易提取文件中的知识。

     在施乐公司，我们说“知识管理”，意味着创造一种环境，培养对知识的不断创造、收集、使用和再使用，以创造新的商业价值，为了帮助客户创造这种环境，我们把工作重点放在开发促进知识共享的工具、服务和文化上。
    对于最近的知识运动，我们进行了研究和投资，在9个行业的40个不同的知识性项目里，我们进行了详细的案例分析。
   

    我们建立了有史以来最大的由100多名人士组成的知识经理组织，他们的工作是在企业内部指导知识的广泛传播，以支持企业的商业决策。我们每年与其它公司共同赞助两个主要的全球性知识大会。我们利用从上述活动中学到的知识开发新的工具和运作方式，尤其是文件服务方面的新工具和新运作方式。
    我们在美国进行的调查表明：
  ●超过46％的公司知识是以书面或数码形式存在于各种文件中的
  ●对于知识工作者而言，高达97％的工作时间用于文件支持的各种活动
  ●文件占企业信息技术预算的50％
   

    因此，我们可以看到知识共享过程中文件管理的重要性。
我们已经在全球，包括中国的研究和解决方案中心投资了数十亿美元，研究有关通过纸张和数码文件共享知识的课题。我们不仅关注复印、打印、扫描和传真的技术，也关注人们为完成工作而采取的工作程序。
我们发现通过文件共享知识需要数码和网络解决方案。这些技术有助于改善工作效率。它们能把所有人或事都联接起来。

    在中国，我认真聆听人们的谈话，从中品味其中的智慧。我听说过一句名言“知识就是力量”。管理知识的能力的确就是力量——是成长的力量、发展的力量、面对21世纪挑战的力量。

    如前所述，我们的研究表明，共享知识的主要障碍在于互不兼容的计算机系统以及纸张文件和电子文件相互转换的问题。但我们的研究还发现了另一个、也许是更为严重的影响工作中知识共享的因素，即在传统工作环境中人们对共享的一种自然抵制。在这种环境中，虽然知识就是力量，但是保守知识又是司空见惯的。我们发现要真正地改进知识共享需要营造一种有利于共享的环境。

    在新世纪到来以前，包括中国在内的越来越多的国家逐渐认识到了发展知识经济的重要性。由于中国拥有全球最多的人口和相对有限的自然资源，知识经济对于中国在数码和网络时代的发展具有关键意义，而这一时代恰恰构成了21世纪的特征。

    我们知道中国的许多教育家、政府官员、企业家、学者和新闻界人士都关注着知识经济在中国的发展。他们认识到只有当中国善于利用知识的时候，这个国家才能在下一世纪提高在国际社会中的竞争力，取得领先的经济地位。

    在施乐公司内部，我们已开始使用若干知识共享软件改善工作程序。同时，我们已将这些软件推向市场，作为解决方案推荐给客户。

    例如，我们推出一种称为DocuShare的软件产品。这种软件使用简便、适用于内部网络连接的工作环境，它的应用大大改进了施乐在全球数百个分支机构的知识共享状况。通过这套软件，员工可以及时进行知识交流，发布自己的信息、获取同事的信息或者寻求同事的帮助。