行政办公

开思/OA R5软件功能
－行政办公

用户可通过此模块完成行政事务，其中包括收文管理、发文管理、档案管理和会议管理。以下是此四个主要模块的简介。（请参看“行政办公”结构图）

1收文管理

收文管理主要对外来公文进行登记和处理，包括权限设置。在登记收文过程中提供了四种方式（文件引入、标准字段电子公文调入、扫描和直接输入），并将登记后的收文送领导批示或阅读（批示的流程完全可以根据需要自己定义），处理结束后将文件进行归档。管理人员可以对收文处理全过程进行监督、催办、重定位，也可以随时打印文件流程跟踪表及其所有领导的批示意见。

1.1流程定义

◇ 新增流程：可以对用户各种收文流程进行新增，只有管理员才有此操作权限。（包括流程名称、此流程的管理员即能够修改此流程的人员以及简要说明）。

◇ 新增步骤：每个收文的流程都有若干个步骤组成，您可以随意定义步骤数（如3个步骤，4个步骤）；对于步骤名称也可以根据需要定义（如秘书审批）；同时对用户角色定义（如秘书）；然后涉及用户为单个或多个；再选择人员。一切都可以根据您的需要进行定义，使用更加灵活。

1.2.收文登记

◇ 新建：登记员对已签收的文件进行登记，登记内容包括公文标题、文件分类、公文字号、紧急程度、公文种类、主题词（能够自动校验）、秘密等级、公文页数等，以及文件其他项、正文内容等。其中系统还会自动生成一些登记项，如文件流水号、登记员、登记日期、当前处理状态等。
◇ 拟办：当登记员无法确定此收文的流程，他可以提交某一用户进行拟办（如某办公室主任），让他来选择收文的流程，使用起来更加灵活。
◇ 进入流程：确定收文流程后，您就可以进入选择的流程，也就是按照您选择的流程开始进行流转,系统会帮助您自动找到第一个步骤，不再需要您每次人工地去选择人员。
◇ 文档格式：公文原文可以通过网络接收或调入不同格式（如MS Word、Lotus WordPro、MS PowerPoint等）的已存在的计算机文件内容，也直接接收扫描文件。
◇ 意见一览：在文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此文件的处理过程中的所有领导的意见。
◇ 编辑：如果您有足够的权限，可以对登记中的收文进行修改、更正（如修改一些登记项，文件内容等）。
◇ 删除：如果您有权限，您可以将一些登记中收文删除。
◇ 打印：如果觉得有需要，您可以随时打印收文标题及其内容。
◇ 电子公文调入：如果收的文是标准字段的电子公文，您就可以直接调入。系统将实现来文自动登记。

1.3.收文办理

◇ 上一步：当您接受到别人提交给你的待批阅的收件，您可以返回上一步骤即将文件退回。
◇ 下一步：当您完成批阅后，您可以将文件送到下一人员进行处理。如果您是最后的批阅人员，此批阅流程就会自动结束。
◇ 个人意见：填写您的个人意见。可以手写笔输入，调用常用意见，或者是键盘输入。
◇ 显示文件：在填写个人意见是，还可以查看文件的所有信息（包括文件的基本项、文件的其它项、文件内容等）。
◇ 流程跟踪：对收文的整个流程进行跟踪，它会记录每一位操作人员和批阅过此文件的人员及其此人员批阅通过的时间等信息。也可以查看到文件整个流转过程，文件的去向（如文件在谁处等等）。
◇ 查看流程：可以查看此待处理收文文件的整个流程的过程。
◇ 查看意见：在收文文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此收文文件的处理过程中的所有领导的意见。
◇ 催办：设定收文的催办时限，当办文超过催办时限时，系统会自动进行催办（催办时间间隔也可以进行设置，如1天催办一次）。
◇ 重定位：管理人员可以对在流转中的收文文件进行重新定位，可以不让流程因为出现某故障而无法正常运行。

1.4文件归档

◇ 编辑：收文归档员收到流程结束的公文，他首先必须先打开这个待归档的收文文件。
◇ 传阅：如果您有足够的权限，可以随时将收文发送至各部门的人员进行内部传阅工作。
◇ 意见汇总：将整个流程中，所有领导意见进行汇总工作，意见将与文件一同归入档案数据库中，以备查看。
◇ 发往其它部门：可以将此收文发送至其它部门。（如本次收文文件是办公室，当整个流程结束后，您可以将此收文文件发送给其他任意部门收文数据库中）
◇ 归档：当归档员打开公文后，他就可以将文件送交本部门的档案数据库中，也就是完成了归档的操作。

1.5查询

◇ 查询：可以按任意登记项组合方式对文件进行模糊条件查询，也可以打印文件各种信息。 
◇ 打印登记表：您可以将一段时间内的收文打印成列表形式，内容包括收文号、来文单位、来文标题、经办人等。

2发文管理

发文管理主要处理来文转发和内部制发的公文。在发文管理中进行正式的拟稿工作，然后将文件提交，此文件将根据所选的发文流程进行流转，流程结束后可以直接进入登记和归档处理。流程结束后，也可以返回到呈送人，呈送人再将文件给核签人员进行处理，最后此发文文件也可以进行登记和归档。在整个过程中，您可以随时查看、打印流程跟踪表，支持模糊查询和全文索引。

2.1流程定义

◇ 新增流程
可以对用户各种发文流程进行新增，只有管理员才有此操作权限。（包括流程名称、此流程的管理员即能够修改此流程的人员以及简要说明）。

◇ 新增步骤
每个发文流程都有若干个步骤组成，您可以随意定义步骤数（如3个步骤，4个步骤）；对于步骤名称也可以根据需要定义（如领导签发）；同时对用户角色定义（如总经理）；然后涉及用户为单个或多个；再选择人员。一切都可以根据您的需要进行定义，使用更加灵活。

2.2发文拟稿

◇ 新建：   可以用不同的形式起草发文。系统已经将拟稿人和起草时间自动登记入内，还有文件基本项、正文、附件等可以登记，您还可以进行语音输入。
◇ 核签：您可以直接将该发文送核签安排人，让他去处理文件。也可以先选择流程，待流程结束后送核签安排人。
◇ 进入流程：确定发文流程后，您就可以进入定义的流程，也就是按照您选择的流程开始进行流转,系统会帮助您自动找到第一个步骤，不再需要您每次人工地去选择人员。
◇ 文档类型：公文原文可以通过网络接收或调入不同格式（如MS Word、Lotus WordPro、MS PowerPoint等）的已存在的计算机文件内容，也直接接收扫描文件。
◇ 常用格式：发文拟稿时，您可以调用经常用的公文格式（如文件稿纸）。
◇ 意见一览：在发文文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此发文文件的处理过程中的所有领导的意见。
◇ 编辑：如果您有足够的权限，可以对拟稿中的发文进行修改、更正（包括文件流程信息、文件基本信息、文件内容等）。
◇ 删除：如果您有权限，您可以删除一些拟稿中发文文件。（一般情况下，只能删除自己的文件）
◇ 打印：如果觉得有需要，您可以随时打印发文标题及其内容。

2.3发文处理

◇ 上一步：当您接受到别人提交给您的待核稿、批阅的发文文件，您可以返回上一步骤即将文件退回。
◇ 下一步：当您完成核稿、批阅，您可以将文件送到下一人员进行处理。如果您是最后的批阅人员，此批阅流程就会自动结束。
◇ 个人意见：填写您的个人意见。可以手写笔输入，调用常用意见，或者是键盘输入。
◇ 显示文件：在填写个人意见是，还可以查看发文文件的所有信息。
◇ 流程跟踪：对收文的整个流程进行跟踪，它会记录每一位操作人员和批阅过此发文的人员及其批阅通过的时间等信息。也可以查看到文件的去向，如文件在谁处等等。
◇ 查看流程：可以查看此待处理发文文件的整个流程的过程，包括涉及人员。
◇ 查看意见：在发问文件处理过程中，只要具有权限，您就可以查看此文件的处理过程中的所有领导的意见。
◇ 催办：设定发文的催办时限，当办文超过催办时限时，系统会自动进行催办（催办时间间隔也可以进行设置，如1天催办一次）。
◇ 重定位：管理人员可以对在流转中的发文文件进行重新定位，可以不让流程因为出现某故障而无法正常运行。

2.4发文登记

◇ 编辑：打开要进行登记的发文文件后，就可以进行登记工作。包括对文件号的登记、文件其它登记项的登记等等。
◇ 传阅：如果您有足够的操作权限，可以随时将发文发送至各部门的人员进行内部传阅工作。
◇ 意见汇总：将整个发文过程中，所有的领导意见进行最后的汇总工作，意见将连同整个发文文件一起归入档案数据库中。
◇ 形成电子公文：登记完成的公文可以形成标准字段电子公文。标准字段包括发文字号、公文标题、成文机关、成文日期、主送机关、抄送机关、签发人、主题词、紧急程度、秘密登记、公文种类、公文页数、印发机关、印发日期、附件数、正文、附件、附件说明和附注。
◇ 完成登记：最后，将所有登记完成的发文标记完成，系统会自动将文件送至发文归档员处。

2.5文件归档

◇ 编辑：归档员先将需要归档文件打开。
◇ 发往其它部门： 可以将当前发文发送至其它办理部门。
◇ 返回登记：发文归档员，可以将文件退回发文登记员处。
◇ 归档：当归档员打开发文后，它就可以将文件送本部门的档案数据库中，也就是完成了归档的操作。

2.6查询

◇ 查询：可以按任意登记项组合方式对发文文件进行模糊条件查询，也可以通过全文索引进行查询，还可以打印文件内容和其它信息。
◇ 打印表格：可以将一段时间内的发文以列表的形式打印。

3档案管理

对本部门或其它部门发送的文件进行接收，也可以进行独立归档，然后将文件进行组卷（将文件组入某一案卷中）、移卷（将某案卷中的文件移动至其它案卷）、移出（将某案卷中的文件移出案卷）。对于档案可以进行封卷，拆卷。对封卷的案卷或未封卷的案卷都可以进行借阅管理，对已封卷的案卷还可以著录标引，这样可提供方便的档案目录和档案内容检索查询及借阅管理功能。您可以在此进行档案的借阅、归还。

◇ 待组卷文件：可以将未组卷的文件，如收文文件、发文文件、会议纪要和独立归档的文件等放入任何案卷中。
◇ 未封卷案卷：在案卷封卷前，您可以对案卷中的文件进行移动（包括从案卷中移出或归入其它案卷）。未封卷案卷也可以象封卷案卷一样，生成案卷目录，供大家进行借阅。
◇ 已封卷案卷：对于已经封卷的案卷，当然可以进行借阅。还可以进著录标引，著录标引后，更加方便查询、借阅。
◇ 案卷管理：提供档案管理员一个查询、管理方便的场所。您还可以打印案卷目录、卷内文件目录。

4会议管理

实现会议计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开会议可对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议记要。同时还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。

◇ 会议室管理
每个会议室每天或每小时的利用情况都在系统中登记。预约会议时先要在会议室安排计划表上寻找所有对应的空闲会议室。还可修改原有的安排计划，对别人提交的会议室申请进行调度。会议室登记包括会议室名称、所属部门、负责人、联系电话、电话设备情况、人数容量、有无服务员等；会议室安排内容包括日期、时间段、使用部门、会议名称、联系人等。

◇ 会议计划
会议计划内容包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等内容。登记会议准备基本项目后（包括会议名称、召开部门、日期、会期、参会范围等），接着准备会议文件和议题。检索空闲会议室，对冲突的会议室进行会议室的申请工作，然后可查询个人空闲时间确定召开日期时间，进行预发通知，根据大家的回执，确定会议时间，最后即可发放会议通知（电子发放和通知单发放两种方式），至此完成会议计划的各项工作。

◇ 会议记录
在会议召开过程中或结束后，记录会议召开的各方面的细节情况，如基本情况、出席情况、议题讨论情况、会议发言等，并整理形成会议纪要。可以对会议纪要进行归档。

◇ 会议查询
会议查询提供某一会议情况的全面查询，也可以对公司的会议计划表进行查询（如本周有些什么会议等等）。