论MicrosoftProject98中文版对促进我国项目管理现代化的重要作用

论MicrosoftProject98中文版
对促进我国项目管理现代化的重要作用
吴乃柏

摘要：在论述项目管理基本概念及传统方法和最新发展的基础上，详细介绍了MicrosoftProject98新型而强大的功能，并指出该软件虽然适用于不同行业，但具体应用时需要考虑各行业的不同特点，分别定制。

关键词：项目管理 项目 微软

早在8年年代末，微软公司开发的、用于DOS环境的ProjectV4.0就曾位踞美国8大优秀项目管理软件之首。1990年，Microsoft公司借助其推出Windows3.0操作环境的优势，首家开发出运行于Windows环境的项目管理软件，即Microsoft Project Vl.0 for Windows。该软件的推出，开创了项目管理软件发展的新纪元，它具有比DOS版软件图表美观、自定义图表格式、操作方便、多窗口等方面的明显忧势，加之1990年下半年Windows3.0风靡美国和欧洲，使该软件迅速占领了美国等西方国家项目管理软件的市场，使得其他优秀项目管理软件公司，如排名八大优秀项目管理软件第二的Computer Associates公司（Super Project）、排名第三的Symanatec公司（TimeLine）等纷纷仿效，随其之后开发、推出运行于Windows环境下的项目管理软件。

Microsoft公司为保持优势，于1992年2月又推出Proiect 3.0 for Windows，它功能更强大、操作更方便、图表更美观，还支持动态数据交换（Dynamic Data Exchange）和对象连接与嵌人（Object Linking & Embedding），强大的成本统计和多资源优化，以及更多更方便的自定义格式图表等等。

1994年4月，Microsoft公司在其1992年2月推出的具有项目管理软件发展里程碑意义的Project3.0的基础上，又推出了Project4.0。除了保留Project3.0的全部功能外，还有下列重要改进：

用Project4.0作计划时，操作变得更为简单，只需输入任务、工期，并把人力资源添加到任务上，即可得到直观、易懂的各种图形和报表，如带逻辑关系的日历时标横道计划图和工作安排日历等等。此外，用户还可用Project4.0本身所带的作图功能在横道计划图上任意画上各种图形或标上义字，也可以将其他软件生成的图表并人Project4.0的其他图表中。和Microsoft公司的其他软件一样，Project4.0采用了智能协助功能。

Project4.0还允许用户通过其计算机网络本身的E-Mail（电子邮件）系统异地传递数据和报表，大大方便了信息的共享和通讯。

但是Microsoft Project始终没有汉化的中文版本。经微软（中国）公司总裁杜家滨先生的多番努力争取，美国微软公司付出相当人力、财力，对这一应用软件根据97年10月的最新版本进行了汉化，推出了Microsoft Project98中文版（以下简称M_P98）。这是Microsoft Project的第五个版本。97年12月11日，微软公司董事长兼首席执行官比尔?盖茨先生亲自参加了在北京举行的Project98中文版发布会，并在讲话中使用这一新版本以华润大厦工程施工计划为例进行了示范演示，盛况空前。这充分表明微软对我国计算机辅助项目管理工作的特别关注，同时显示微软对取得我国广大项目管理软件用户接受和认可Project98充满信心。

1．项目管理的知识体系
为了便于介绍M_P98的强大功能以及它对我国项目管理现代化的促进作用，并对M_P98的价值作出客观、全面的评价，本文拟结合项目管理的基本概念进行论述。

1．1项目管理的基本概念
项目管理是一门应用学科。经过30多年来各国科技工作者的研究和实践，项目管理已经具有一套较完整的理论体系和方法体系，形成了项目管理知识体系（Project Management Body Knowledge，即PMBOK），并用于指导项目管理活动，使大量大型、中型和小型项目获得成功。

项目是指在一定约束条件下（限定资源、限定时间、限定质量），具有特定目标的一次性任务。项目一般具有以下特征：
－－项目的单件性;
－－项目具有生命周期;
－－项目具有一定的约束条件。

因此项目可以是各行各业的工作任务，可以是一项建筑工程、机械设备制造、科研课题；也可以是编辑一本期刊、周刊或是拍摄一部电视剧、电影；甚至写一篇论文。这些都是一个项目，都有一定的时间、质量要求，也都是一次性任务。

项目管理是有计划有步骤地进行的，对各种类型项目或者一次性任务进行高效率的计划、组织、指导和控制。只有在适当的条件下应用项目管理才是有效的。采用项目管理的条件包括：
－－任务是一次性的；
－－组织很复杂，有许多小单位、部门需要进行协调时；
－－项目中有几种不同的工艺和技术时；
－－在人员组成情况特殊时；
－－当项目远离公司本部时；
－－当时间紧迫时；
－－当上级或项目委托单位要求公司采用项目管理时。

当出现上述情况之一时，指派一个项目负责人（或经理）进行项目管理将有利于任务的顺利完成。项目管理不仅仅是一个名词，它是一个完整的制度，完善的管理模式。不仅是授予某人一个项目负责人（或经理）的头衔，而是管理的本身，即要求给予项目负责人（或经理）相应的责任和权力。

项目管理的基本特征及作用是：
－－它关系到某一特定项目的完成；
－－配备有一名领导人和一支队伍；
－－集中权力、加强交流，以加强有效控制工作正常进行；
－－有明确的目标，并按目标及时地在预算计划范围内按既定的质量要求完成任务；
－－工作方法机动灵活，随时调整计划，力争项目按期完成；
－－授予为完成项目所必须的权力和资源条件。

1．2项目管理的传统方法和发展
1．2．1网络计划技术
（1）横道图
早在第一次世界大战期间，美国FranKford兵工厂顾问H.L.Gantt发表了反映工作任务与时间关系的甘特（Gantt）进度图表。目前国内外仍广泛应用的“横道图”就是这种方法。这种表达方式简单明了，容易掌握，便于检查和计算资源需求状况，因而很快应用于工程进度计划中，并一直沿用至今。为了纪念这一表达方法的发明人，这种图形在国际上被命名为“甘特图”。Project98中保留了这一传统表达方式。

（2）关键线路法（CPM）
50年代中期美国杜邦（Dupont）公司与蓝德（SperryRand）公司致力于项目管理规划技术的研究，开发了一种关键线路法，或称CPM的项目规划系统。CPM是一个数学模型，它根据单个仟务的工期和依赖关系计算整个项目的工期，并标识哪些任务是关键任务。这一方法于1957年首先用于一个价值一千多万美元的化工厂建设工程中，取得了良好的效果。这种模型是当今项目管理软件（包括微软项目管理软件）使用的根本方法。

（3）项目评审技术（PERT）
PERT是计划评审的英义缩写，或称计划协调技术，是一种双代号非肯定型网络分析方法，因采用概率统计计算期望的工期，又是一种概率型网络计划方法。1958年PERT由美国海军部武器局的特别计划室提出，首先应用于制定美国海军北极星导弹研制计划，使北极星导弹的研制工作在时间（提前两年）和成本控制方面取得显著效果。因此，美国三军和航空航天局在各自管辖的计划工作中全面推广了这项技术，1962年美国国防部规定：凡承包有关工程的单位都需要采用这种有效方法来安排计划。60年代有42万人参加的、耗资400亿美元的“阿波罗”载人登月计划，也是利用这种方法进行计划、组织与管理的。当今提起PERT图（有时称为网络图）就是指这种表示任务关系图形的方法。

CPM和PERT这两种方法都是用非常直观的图形来表示项目各工作先后逻辑关系的方法。这种方法的计算机软件最基本的功能是根据给定的工作先后逻辑关系作出时间最短的进度计划。但比较起来，CPM更为简单、适用，因为各工作的持续时间仅考虑一种固定值；而PERT则稍复杂些，各工作的持续时间要考虑三个值（即正常值、乐观值、悲观值），故PERT更适用于不确定性高的项目。

由于上述两种方法是建立在网络模型的基础上，并且主要用于计划的编制和控制，因此国外又称它们为网络计划技术。CPM和PERT这两种方法一出现就显示了其独到的优越性和科学性，立即引起世界各国的重视，并被广泛采用。在推广和应用过程中，不同国家根据本国实际进行了扩展和改进。

（4）统筹法
我国华罗庚教授对上述名目繁多，但内容大同小异的网络计划技术概括称为统筹法。这种方法的基本原理是首先应用网络形式来表达一项计划中各个工作（任务、活动、过程、工序）的先后顺序和相互关系；其次通过计算找出计划中的关键工作和关键线路；接着通过不断改善网络计划，选择最优方案并付诸实践；然后在计划执行过程中进行有效的控制与监督，保证最合理的使用人力、物力和财力，多快好省地完成任务。在Project98视图中将网络图称为统筹图，这虽然仅仅是一个名词的选用，却表明微软公司对华罗庚教授在网络计划技术领域贡献的认可，同时反映微软公司对我国习惯的尊重。

自1963年华罗庚教授将网络计划技术介绍到我国以来，我国推广该技术已达30多年，但并未在我国项日管理工作中得到切实有效的应用。有些单位虽然应用了，但在很大程度上流于形式，没有起到真正的控制作用。其原因除了我国的计划经济体制有缺陷，没有规范化的设备和材料市场，不能保证设备和材料如期供应，以及管理人员素质较低等因素外，没有应用计算机是一个最重要的原因。这是一个值得十分重视的经验教训。特别是在人类社会已进入信息时代的今天，如果仍然不能转变观念，迅速增强使用计算机辅助项目管理的意识，那么我国在项目管理现代化方面将仍然不能与西方先进国家同步。

1．2．2控制理论（项目管理的哲学思想）
项目在进行过程中，“变化是绝对的，不变是相对的”，“平衡是暂时的，不平衡是永恒的”。因此，进行项目管理：第一，要应用系统管理的思想，对问题作全面的分析和了解，统筹兼顾。第二，项目管理中要应用控制论的思想，采取动态控制的方法。

所谓“控制”，是指在实现行为对象目标的过程中，行为主体按预定的计划实施，在实施的过程中会遇到许多干扰，行为主体通过检查，收集到实施状态的信息，将它与原计划（标准）作比较，发现偏差，采取措施纠正这些偏差，从而保证计划正常实施，达到预定目标的全部活动过程。在项目管理中，控制的对象是项目，控制行为的主体是项目管理部，控制对象的目标构成目标体系。当项目开始进展时，项目的各个指标就出现了运动的轨迹，也就是项目计划进入执行的动态。项目进展按计划进行时，两者相吻合；当项目进展与计划不一致时，便产生了偏差。分析偏差的原因，采取相应的措施，调整原来的计划，使两者在新的起点上重合，尽量发挥项目组织管理的作用，使实际工作按计划进行。但是在新的干扰因素作用下，又会产生新的偏差。项目的控制就是采用这种动态循环的控制方法。

控制的周期应视项目复杂程度及控制的详细程度要求而定，一般为一周、一旬、一个月或者一个季度。

项目的动态控制主要是用文字、图形和报表等来表示和传递信息的，因此，可以说，项目管理的最表面成果就是在项目管理的过程中产生了一系列书面材料或报告（Paper Work），但其实在的成果就是在这些书面材料的指导下项目按预定的工期、成本。质量等目标进行实施。理解这一点对进一步理解项目管理的实质很有意义。

项目管理的动态控制过程可以用导弹的发射过程来形象地说明。导弹发射时是按照预定设计的角度和方向、沿着预先计算好的轨道（计划）向着目的地（目标）进发的，但是在前进过程中由于受未估计到的因素如云层厚度变化的影响（干扰）导弹偏离了预定的方向和角度（偏差），这时导弹的自动导航系统（控制主体）就会自动启动，纠正导弹的前进方向（纠偏），使导弹向着目的地继续进发（项目进展），下一次再发生偏差时，自动导航系统再次启动并纠正方向（新一轮控制过程）。自动导航系统就是这样不断地启动并纠偏（动态控制）从而使导弹准确地击中目标（实现控制目标）。

项目管理控制。一般具有以下特点：
－－项目管理是一项较复杂的管理活动，涉及较多的控制参与者，控制活动的协调十分重要；
－－控制目标的多元化；
－－由于项目进度计划控制在项目管理中处于相对核心的地位，所以一般多是以进度控制为龙头，带动质量控制和成本控制，实现项目管理的全面控制。

1．2．3现代信息技术
一般说项目的控制主体不可能是一个人。对于较大项目，特别是复杂的大规模项目，参与的人员更多。另外愈来愈多的人们认识到，将项目管理从个人计划转向集体计划会带来更多的效益。因此项目管理往往是多个部门和许多人协同合作的过程，为了达到目标，获得成功，项目负责人必须能够与项目规划和实施的相关人员，进行有效的分工协作。不论他们是项目组的成员，还是对项目进展状况负有责任、十分关注的上级主管人员，都需要和项目负责人交流信息。合作成功与否在很大程度上取决于对项目的预测、监控和项目信息的及时准确的传递。所以，在信息时代项目管理要充分利用现代信息技术，增进项目交流，保证全面及时的信息传递，实现
信息共享。这是现代化项目管理又一个重要方面。

2．项目管理软件的第二次飞跃
M_P98对其前几个版本作了许多重要改进。M_P98虽然仍以CPM作为计算的基础，但其默认图形改进了CPM的方法。另外以新增“统筹图分析”引人了PERT对工期持续时间不确定性的考虑。与Project4.0相比，新版本增添28项新功能，改进了28项原有功能。

微软的拿手功夫之一是界面美观漂亮、易学易用。M_P98保持了这一传统。为了吸引更多的用户，微软公司将M_P98作为Office的家族成员为M_P98展现在用户面前的是用户相当熟悉的Office97引人注目的初始屏幕特征。对于一个已具有强大功能的软件来说，其最重要的新增功能，首先应是易用方便的不断改进，这样才是所谓“最新最好软件技术”的体现。M_P98作到了这一点。

M_P98是以“完善的项目管理解决方案”作为设计总目标。具体说：
－－设计目标一：支持用户加强控制项目计划；
－－设计目标二：增进项目交流，保证全面及时的信息传递；
－－设计目标三：使M_P98变成Office97的自然扩展；
－－设计目标四：为自定义的计划解决方案提供强大的工具。

微软公司对用户的测试调查表明，M_P98是继92年2月其推出具有里程碑意义的项目管理软件以后的第二次飞跃。这使微软公司在项目管理软件方面迈出了新的一步，必然赢得更多的用户。据最新统计数字表明，M_P98在全球的用户已由原来的200多万增长到接近270万。同时微软的调查表明，有70％的新用户原来从未使用过项目管理软件。

3．功能强大，名副其实
近几年，国内有一定数量的用户应用Project4.0进行项目管理，因此对M_P98在某些功能方面的改进和增强存在疑问。为此，现就用户关心的几个主要问题作一些讨论。

3．1统筹囹使用单代号网络图问题
网络计划技术根据绘图符号的不同，有单代号和双代号网络图之分。

双代号网络图逻辑关系比较清楚，必要时可以箭线长短来反映时间多少，形成时标网络，这样能够较好地适合长期使用横道图人员的传统习惯。但双代号网络图需要引人虚工作这一概念，若虚工序增设较多，有时虚工序数甚至超过实箭线的数目，且节点数目也相应增多，则使图形变得异常复杂和庞大。绘制很麻烦，时间参数计算工作量也相应增加，这样往往容易出错，修改起来也很不方便。由于双代号网络图存在着上述缺点，所以人们设想了第二种计划网络图－单代号网络图。

与双代号相比，单代号网络图虽然也是由许多节点和箭线组成，但其基本符号含义和双代号却不完全相同。单代号节点表示工序。而箭线仅表示各工序之间的逻辑关系，因此较之双代号网络图逻辑关系更为简单、准确，并且不需增设虚工序，具有绘图简便、便于检查、修改等优点。这些优点特别适合于网络计划技术的初学者，更适合于应用计算机（不像双代号那样要先手画网络草图，然后再输入数据）。这些正是单代号网络图在国外被广泛应用的重要原因。所以根据国外已从早期使用双代号改为使用单代号这一技术进步和发展，M_P98选用国际通用的单代号统筹图（当然，单代号网络图在紧后工序较多时，存在箭线交叉较多的缺点）。

但国内管理人员习惯使用双代号网络图，这种情况是由于历史原因造成的。即当初我国网络计划技术推广者片面认为双代号网络图用箭线表示工作，与横道图较类似，更容易被理解、接受和推广，限于当时计算机的应用和项目管理软件的不成熟，因此没考虑双代号网络图不宜应用计算机的缺点。加上在当时一段历史时期内，国内不能与国外进行技术交流的历史原因，在国外已经从双代号改用单代号的情况下，国内仍沿用国际上已不再通用的双代号。对于这个问题，作者认为习惯是可以改变的，规范是可以修订的。但学习、采用先进的方法是首要的。特别是在我国改革开放之后，世界银行贷款项目不仅委托清华大学土木系对项目经理进行专门培训，而且指定使用Project软件进行项目管理。一些外资、合资项目也同样要求使用Project进行项目管理。另外，目前我国承包国际工程日益增多，国内工程承包的管理模式必须与国际接轨。因此M_P98只有单代号统筹图绝不能说是它的功能不全。

3．2“硬约束和软约束”功能
Microsoft Project的用户提出：4.0版本在模拟、计算和跟踪管理实际项目中有常见的拖期等方面的功能不足，例如，其“assoonaspossible（尽早开始）”和“finishnotlaterthan（完成不迟于）”约束是互不兼容的，使得在计算工作时间时发生冲突。对于这一问题，Project98增加了“硬约束和软约束”的新功能。允许项目管理者利用“工具选项”对话框的“日程”选项卡中的一个新选项决定对违约任务的重新安排方式。关闭“任务总是忠于约束日期”可建立
软约束以使任务在超出他们的约束日期时可以重新安排，这个设置会影响从开始日期排定日程的项目中的MSO，MFO，FNLT，和SNLT约束条件，也会影响按完成日期排定日程的项目中的MSO，MFP，FNET和SNEIT约束条件。

3。3“任务拆分”功能
MicrosofProject的用户提出：不允许工作间断，即如果一项工作间断了，用户必须再添加一项工序表示原工作未完成的部分。同时，如果一种资源由于在某段时间内被一项正在进行的工作超额使用而使工作间断，则资源均衡时会将整项工作安排在该间断发生的时间之后进行。对于这一问题，M_P98增加了“任务拆分”的新功能，模拟现实世界中任务的中断。用户现在只需单击几下他们的鼠标就可以将任务拆分。首先用户单击工具栏中的“任务拆分”按钮，然后拖动鼠标指针将任务分成更小的部分。项目管理者可以根据自己的意愿建立任意数量、任意时间间隔的任务拆分。

3．4“投入比导向日程排定方法”功能
Microsoft Project的用户提出：4.0版本的资源均衡有时会造成工期延长太多，这可能是由于它遵循了比较固定的移动工作的顺序，而不是找出使工期延长最短的重新构造的移动顺序。对于这一问题，M_P98增加了“投入比导向日程排定方法”的新功能。当用户为一个任务分配人员或撤走人员时，M_P98会延长或缩短任务的工期以适应这些改变－－但它不会改变任务的总工时。并作为M_P98进行资源分配的默认方法。

3．5任务处理数量的扩展
Microsoft Project的用户提出：4.0版本对多项目管理功能只能同时处理80个子项目，并共享资源库，但是不能将子项目分解为具有外部逻辑关系的单独文件。对于这一问题，M_P98对限制作了大幅度的放宽。为了能够处理任何组织的项目计划需求，M_P98进行了扩展，4.0版对一个项目中的任务数以及一个合并项目中的项目文件数目都有限制，但在M_P98中这些限制已被大幅度放宽。用户现在可以为他们最大和最复杂的项目建立详细的项目计划，他们不会在M_P98中碰到束缚手脚的限制了。具体说：任务项目从9,999个扩展为仅仅受限于硬件；资源数目从9,999个扩展为仅仅受限于硬件；为一个任务指定的资源数目从100个扩展为每个任务没有限制……

3．6特有的数据库文件格式
Microsoft Project的用户提出：4.0版本的ODBC连接功能还要求Microsoft Access作为用户的MPP数据和SQL（结构化查询语言）存储器之间的媒介。对于这一问题，M_P98不仅新增了特有的数据库文件格式，而且对通过ODBC完整的保存项目作了改进。现在，用户可以直接将他们的计划存储到其他符合ODBC的数据库中，包括SQLServer和Oracle7.3。

3。7功能强大
在Project4.0用户中，有人认为其功能并不强大，它的竞争力也值得怀疑，根据有两点：一是因为存在上述2～6五个方面的问题；二是虽然国内广大用户对微软Excel、Word和PowerPoint等产品给予功能强大的评价。但微软Project却是例外。它所取得的最大市场占有率应当归功于Windows的首家推出及其家族代表Office，而不是Project本身。对于这种看法，作者认为，在微软已对4.0版本中存在的上述五个问题作了有效的增改后，可能这家用户会改变原有的看法。就新版本的功能来看，它的功能强大是名副其实的。

4．各行业应用Project98的解决方案
M_P98在功能上的扩展，使它的应用范围从过去仅限于特定行业的管理专家及相关的规划人员，扩大为银行、财政、医疗、保险、政府机关、建筑、航天、电子、机械制造、通信、文体等各行各业的新用户都可以应用，具有在各个领域应用的通用性。这表明Project98全面集中了各行各业项目管理功能需求的共性。但是，事物总是一分为二的，强调了共性必然难以考虑某些行业项目管理的个性和综合性。这就使得某些行业在应用Project98时需要定制。例如：建筑业施工项目管理，由于土建工程个性特强，每个工程都不可能完全一样，影响它的因素很 多，可统计性差，不可预见和不确知的信息较多。因此施工项目管理许多方面都是凭经验解决的。另外土建工程的综合性也很强，一个建筑物的设计，不仅涉及力学分析，而且要综合考虑周围的环境、交通、气候、人文、地理条件等多方回的因素。但是土建工程上述的两个特点以及施工项目管理需要的数据收集、储存和表达经验都是计算机不擅长的。国内有些大型施工单位虽已使用Project4.0（英文版），但仅限于用来编制进度计划，作为投标文件应用。原因是在施工成本和施工质量管理等方面，我国有着不同于国外的一些特殊管理体系和方法（如根据各省、市建筑工程施工预算定额计算工程费用；按照各种施工验收规范进行质量检查和评定）。对此，微软（中国）公司与其授权方案供应商－－北京欣欣华建软件技术有限公司密切合作，共同完成了满足建筑业施工项目管理迫切需要的、功能全面的、与Project98集成的施工项目管理系统增值开发，满足了施工项目实现现代化管理的迫切需要，使其成为施工企业实现缩短工期、降低成本、确保质量创优质工程、提高管理水平和经济效益的有力工具，受到美国微软公司Project产品开发部经理JeffAamodt先生和Project市场部SelenaWilson女士赞赏，并得到施工企业的好评。

Project98之所以能够在个性很强的建筑业都得到而用，是因为Project98提供了定制适应各自
不同项目管理环境所需要的开发工具VBA，可以让您在熟悉的环境中完成更富有成效地工作。此外，北京欣欣华建软件技术有限公司还完成了在Internet/Intranet网络环境下应用Project98的设计项目管理系统增值开发，并正进行其它行业应用Project98的定制工作。

5．结束语
由于Project98所具有的强大功能，具有的权威性、易用性、经济性（价格是PrimaveraSuretrak公司同类产品P35.1汉化版的1/8），因此Project98中文版对我国项目管理现代化的促进作用是显而易见的。

本文原载于《工业工程与管理》