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企业管理软件实施中的隐含成本本文关键字 理论探讨 广告 企业管理软件实施中的隐含成本 by AMT 许瑞庭编译
然而，实施ERP是一个惊人的工程，投资之大足以令最镇静的CFO感到有点慌。在ERP开始产生效益之前，除了软件成本预算外，财务经理还应该考虑咨询、返工、集成测试以及一长串其他费用。低估对员工进行新工作流程的培训费用？没有考虑数据库集成需要？需要额外的软件去复制旧的报告格式？不象实施其他信息系统，在做预算和做计划时的疏忽可能使实施ERP的成本急剧上升，甚至不可控制。 毫无疑问，制定预算时，不同的公司有不同的困难。实施过ERP(也称企业资源管理软件，ERM)的公司都有相同的经验，经常会低估或漏掉某些成本。根据这个行业的经验人士观点，以下五个方面是最可能导致预算超支的。 一、培训 实施过ERP的人一致认为，培训费用是最难控制的预算项目。一般来说，这些人不会完全忽视培训费用，但往往会低估培训费用。Elf Atochem北美公司的副总裁、CIO，也是积极赞同引进SAP R/3系统的Robert M.Rubin提出了一条估计ERP培训费用的不变规则：“即使你坚持我的规则，花在SAP系统上的培训费用和时间仍将远超过你的预期。” 培训费用之所以高是因为除了学习软件界面，几乎每个员工都必须学一套全新的流程。以一位，在Monsanto工厂装卸码头负责接收运来的原材料的职员为例，Cissell说，“在SAP系统中，那位职员现在变成了会计员。”因为这位职员是将新存货直接锁进了一个活的系统，一丁点错误都将立即对帐簿产生影响。一旦每位接受员工都有权进入系统，工厂的数据复核员不能象以前那样简单地成批地查看数据；如果需要的话，现在他们必须要能够查明每一笔数据录入的来源去证明其正确性。各级员工必须承担不同的责任。Cissell说，“ERP的技术实施不是很多，软件安装虽然工作量很大，但它不是很难。然而，它强迫你在管理上要做许多改变。”这种管理改变所需的费用包含在培训费用预算内。 当必须要压缩开支时，人们往往是最先压缩培训费用，这是一个最大的错误。康涅狄格州Gartner Group公司的商业应用软件研究部主管Chris Jones说，一次成功的培训，其费用至少应占到整个项目预算的10%，最好占15%。那些在培训费用上太克扣的公司以后将为此付出更高的成本。 尽管不能也不应该避免培训费用，但仍有方法控制其成本。威斯康星州Curwood Group是一家为快餐、干酪、蜜饯及其他易包装的产品生产包装纸的公司，该公司通过“培训培训员”（train the trainer）的方式，使当地的职员负责为公司14个生产网点的员工培训ERP软件。每一网点的培训员负责评估各自的培训需求，并通过与职工一同实际操作的方式进行指导。通过安全管理他们做双倍的工作，并有权使用ERP软件，按照Curwood公司MIS主管Carlos Monssen看法，这对Marshall软件来说是一个相对容易的任务。 二、集成和测试 担任Monsanto公司的SAP实施的IT主管Gary Banks说，“SAP系统比较复杂，它们运行良好，但与它接口很难。”测试ERP与公司其他软件之间的连接，这种连接必须建在多个案例的基础上，在作成本预算时，测试连接费用常常被公司遗漏。Monsanto公司有针对后勤、税收、生产计划、条形码等方面的专用附加软件。Banks说，那些软件与ERP的连接工作消耗的时间和费用均超出开始的预算。 一般情况下，不要去想修改ERP产品的核心代码，除非用户的意见是：为了与某个关键业务流程相匹配而修改软件，将会产生非常大的具体的经济利益，否则程序修改一旦开始，集成、测试和维护系统的成本开支将非常巨大。 从面向过程的观点看，测试ERP集成的工作是必要的。经验人士建议，测试时，不要用虚拟的数据输入系统，然后让数据穿过一个个程序；最好是运行一次真正的采购定单，从定单录入、运输直至收到货款这样一个完整的“定单—现金”流穿过系统，这个过程最好让以后将要做这些工作的员工一起参与。 三、数据转换 从原系统向ERP系统转换公司的信息，包括顾客和供应商记录、产品设计数据等等，要花费大量资金。其实原系统中大多数数据都存在着这样那样的问题，但要公司接受这个事实就象要家长承认他儿子不是他所在小团队中最优秀的一样的困难。大多数公司一直要到他们必须把数据转换到ERP软件包要求的新的客户服务器时，才承认他们的数据确实缺陷不少。结果那些公司很可能低估了数据转换成本。但即使是干净的数据也必须接受检查使之与ERP实施过程时所要求的流程修正相匹配。 例如，Elf Atochem公司的Rubin说，“ 将原系统的数据转换到SAP系统，我们做了很多工作。”该公司抓住此次ERP数据转换之机，不仅根除了数据录入不一致的现象（比如，名为EI du Pont de Nemours的客户可能被录为Du Pont，DuPont等等，这样造成同一客户被误认为几个客户），而且利用这一机会增加了新的数据字段，从而使系统运行更加有效。现在Elf Atochem的工人可以告诉客户他们的货物何时运达，而不仅仅是产品何时运输。在这次数据转换过程中，Elf Atochem公司增加了一条“ 路线决定记录 ”，它可以给出每个客户“点到点”的交货时间。 Elf Atochem公司的跨功能项目实施小组亲自填满了客户数据中的空白。尽管该公司没有披露花费了多少费用，但Rubin说这项工作花费了大量的时间和人力，显然也花费了大量的资金。另一个方法是从出售数据转换程序的公司如宾西法尼亚州Conversion Sciences 购买程序，Conversion Sciences公司曾经帮助纽约的Montefiore医药中心转换数据，当时该中心有10000个雇员的数据要转换到ERP系统中。Conversion Sciences公司拥有一种名为Proteus的R/3的数据转换工具，这种工具据说可以将转换成本平均减少75％；其它公司象德克萨斯州的Evolutinary Technologies International 公司也提供类似的服务。 四、数据分析 康涅狄格州Meta Group 公司交货策略应用部副总裁Barry Wilderman说，“ 那种认为在ERP软件中你能做任何你想做的分析的想法是一种误解。在分析时，你常常需要把ERP系统产生的数据与其他系统产生的数据相结合。有繁重分析需求的用户在作ERP预算时应考虑建立数据仓库的成本，而且应知道使它平稳运作还将花费大量工作。Wilderman说用户其实处于困难境地中：在一个大公司中，由于数据仓库巨大，每天更新数据仓库中所有的ERP数据是一项很困难的工作，同时ERP系统不善于辨别每天哪些信息需改变，这使选择数据仓库更新很困难。一个解决方案是用户自己编程，但这笔费用也很昂贵。结果是明智的人在确定预算之前将控制所有的数据分析需求。 五、谨慎聘用你的顾问 众所周知，ERP咨询也是一项非常大的开支。象培训费用一样，咨询费用也很难控制。为了避免SAP的高额咨询费而选择知名度不高的ERP软件并不是明智之举。Curwood公司选择了一家名为Ramco的软件开发商的ERP系统Marshall，Monssen说Ramco公司的产品比SAP简单，实施时只需较少有敬业精神的员工，但是Curwood公司同时必须掉换其主机，而且它需要专门的客户机服务器技术，这花费的咨询费用与引进一个更复杂的ERP系统一样紧迫而昂贵。 当用户没有在合同中注明解雇条款时，咨询费可能超支。为了避免产生这样的后果，Wilderman建议，在培训内部职员时，公司应明确规定其咨询公司应达到的目标。并在咨询合同中包括咨询成果的检验条款。比如，规定多少公司职员用户数应能通过项目管理领导水平测试。 尽管上述五项成本是令ERP预算负责人最头痛的事，但公司在实施ERP过程中的隐含成本并不止这些。为了避免遇到未预期的费用而茫然不知所措，经验人士建议组织跨功能小组去识别实施中的成本。小组成员应包括咨询顾问、高级经理和每天与ERP系统接触的终端用户，因为低层员工会提供高级经理可能忽略的详细信息。Rubin 说，Elf Atochem公司的小组包括一线员工、IT员工、ERP产商及。Elf Atochem公司首席财务主管(CFO)Coxs参加了其中一个小组，并派了其它财务人员参加了另外的小组，以帮助列明与财务过程改变相关的成本清单。这四个小组有系统地盘问各自的假设和计算，以确信在预算过程中没有忽略任何项目。在1994年年中Elf Atochem公司开始实施SAP项目时，用了这种方法，最后确定的预算数要比咨询顾问开始建议的数字少。现在Elf Atochem公司80%的工作都在R/3系统上完成，Rubin说公司达到了其成本和时间目标。 听取经验人士的建议以及从不同公司实际运作中吸取教训将会帮助哪些准备上马ERP的公司避免预算严重超支，使软件的花费物有所值。因为即使许多公司为了节约资金不准备购买ERP系统，但实际发生的成本与预算一致是令每一个人都会感到高兴的事。 刊于《IT经理世界》99'12期 如果您希望与本文章的作者或其所在机构，进一步交流，请联系：畅享网 姜小姐 jill.jiang@amt.com.cn | 021-51096826-112 | 在线联系 |
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