良好的管理流程会增加全公司员工的满意度与生产力

By Ultimus

简介

就定义而言，人力资源活动会影响组织中的每位成员。人力资源流程涵盖层面广泛，从将新进员工纳入组织内、安排休假时间，最后到人员退休审查的管理，都随处可见。这些流程在运作的时候，在某些情形之下必须一视同仁，平等对待每位员工。此外，某些州政府及联邦法律也会影响每个人力资源的业务程序。考虑标准化程序与重要法规这双重因素，人力资源流程成为最常见标准化目标的现象，也就不足为奇了。

主要挑战

人力资源活动遍及整个企业。几乎每一道人力资源流程都牵涉到组织内最少一个其它部门的经理与员工的参与。即使是一个非常普通的流程都需要许多参与者的投入。例如，招聘新进员工并让他准备就绪开始工作，其中包括完成所有人力资源部门所要求的必要文件。但这只是一个开始而已。新员工需要一台计算机（采购设备并建构计算机）、设备完善的办公空间（设备管理），再加上能够使用的计算机网络与电子邮件账号。这些安排都必需在员工入职日与员工开始上班这期间准备就绪，否则到时将出现新员工无地方可工作，也没有工具及与其它人联络沟通的能力。这些问题都可以靠流程自动化来解决。

在有效管理组织的同时，又要能确保遵循法规，可能是一项令人怯步的工作。在最坏的情形之下，团体诉讼可能会毁掉您的企业。法规的其中一项要素是：确保每位员工都受到相同而公平的对待。程序标准化就是这个问题的解决之道。

所有的企业领导者都知道，平等对待员工的好处。除了与平等对待员工相关的模糊定义外，联邦政府与州政府已针对一些特定团体来立法，定义合理待遇的规范。1964 年民权法案 (Civil Rights) 第七条，美国残疾人法案(Americans with Disabilities Act) 、就职年龄歧视法案(Age Discrimination in Employment Act) 以及其它法律都相互合并且重迭，确保每位在美国的从业人员都可获得最好的待遇。

BPM 如何协助企业面对这些挑战

当组织运用标准的程序，并将规定套用在每位员工身上，公司面临人事方面诉讼的机会也会大幅减少，总体的员工满意度会因而上升。Ultimus 将人力资源程序当作自动化流程的一部份，将人力资源程序的标准化工作变得更容易了。Ultimus 的流程包括了有条件性的行动，确保公司的每一部门都会符合法律规定。 

藉由为人力资源活动提供指导及架构，流程自动化大幅降低在线管理人员及人力资源员工的压力。

由于人力资源部门中的员工“流程”本身并不是针对该部门所设的，因此人力资源流程中仅有部分步骤是在部门内执行的。因此，几乎所有人力资源流程才是真正的企业部署流程。Ultimus 自动化流程方案可以在两方面，改善部门之间的协调工作。

首先，不论人力资源业务是由人力资源部门、员工的部门管理阶层，或甚至由员工本身执行，都必须与流程内的其它参与者，按时间先后进行协调及作业。例如，在交运办公设备之前，办公空间必须先安排好。自动化的流程确保所有步骤能依照正确的顺序，确实执行。当然，每个规则都会有异常情形。藉由事先的规划，并将异常情况设为事件条件，Ultimus 让经理人员得以处理异常情形。若因完全无法预知而发生异常情形，Ultimus 允许流程拥有人，实时修改执行中流程的结构与数据。

其次，经理人员及流程参与者都必须能知道流程步骤是否已经完成，以及何时完成。因此，办公设备交运小组必须知道办公空间的安排是否有延迟的情形。Ultimus 让每一位流程参与者监控每项业务的现况，并且在有落后的时候，用电子邮件通知管理阶层。这些自动化可确保流程的每一步骤准时完成，否则将自动汇报管理层。

Ulitmus 在结构、沟通与透明度等三方面所提供之优点，确保部署在全企业的人力资源流程，可以让每一部门的员工轻松遵循法律的规定工作，同时改善生产力。

可自动而有效执行人力资源功能的企业流程

凡任何结合人工操作（透过桌面应用程序）和企业应用系统（CRM、ERP、SFA，或数据库整合）来执行工作的流程，都可以透过 BPM 软件包来加以自动化。Ultimus 是真正应用广泛的 BPM 平台，可将任何产业的垂直应用流程自动化。它已广泛使用在各个行业，以及其它需要流程管理解决方案的行业中。

完成部署的人力资源流程包括：     

实际部署范例：美国维吉尼亚州威廉王子郡政府 (Prince William)

美国维吉尼亚州的威廉王子郡政府 (Prince William) 在遍及 37 个机构当中，约有 3,600 名的员工，为总共 321,000 名的民众提供服务。当郡的人口数成长时，他们为了有效率满足有关人事业务表格 (PAF) 的处理、归档与索取的需求，备感困扰。PAF 是为每项人力资源业务流程所建立的。当工作量增加时，错误也随之增加，错误率接近 20%。

威廉王子郡需要一种系统，可以让他们更有效处理 PAF、减少错误、限制纸张用量，以及建立中心数据库。

在 1999 年的全新 IT 计划中，PAF 流程被认定为可用科技来改善的流程之一。在 2000 年的春天，该计划小组选择了 Ultimus BPM Suite 作为自动化 PAF 流程的解决方案。

第一个自动化流程在 6 个月之内完成部署，为了让本方案的使用更有效益，总共有 450 名郡政府的职员接受 30 分钟的正式培训课程。之后，另有 13 项流程亦完成部署。

总结

针对人力资源业务而设计的企业流程会影响组织中的每名成员。当然，每位新进职员、被评等或晋升的职员，都会参与人力资源流程的进行。但由于许多部门都要支持所属员工在全组织内的活动，因此，人力资源流程是随处可见的。当使用 Ultimus 产品来自动化这些流程之后，效率低下的情形不再出现、错误减少、生产力增加，进而增加公司的利润。